庆阳职业技术学院毕业如何调档案呢(毕业档案转递流程)

它是个人身份和学历认证的基石。在求职过程中，特别是进入国有企业、事业单位、政府机关等单位，档案是办理入职手续、核定工龄、确定薪资待遇的必备材料。它关系到诸多人生大事的办理。无论是参加公务员招录、事业单位招聘的政治审查，还是专业技术职务（职称）的申报与评定，或是参加研究生考试后的政审与录取，乃至办理计划生育证明、出国政审、退休手续等，都需要档案管理部门出具相关证明或提供档案审查。档案也是计算工龄、享受社会保险福利的重要依据。档案中记载的参加工作时间和连续工龄，直接影响到未来养老保险的缴纳年限认定和退休金的核算。

根据《中华人民共和国档案法》以及教育部、人力资源和社会保障部的相关规定，毕业生档案必须通过机要通信或专人送取的方式进行转递，严禁个人携带和私自拆阅。个人保管档案超过一定期限（通常为两年）且未在任何具有人事档案管理权限的机构办理托管，档案将失去其有效性，成为“死档”，激活手续繁琐且困难重重。
因此，从庆阳职业技术学院毕业之际，妥善处理档案调转事宜，是每一位毕业生对自己未来负责任的明智之举。

主要的档案去向选择包括：

• 转至就业单位： 适用于签约了具备人事档案管理权限的用人单位毕业生。这类单位通常包括：国家机关、国有企事业单位、各地人才市场（中心）等。你需要确认单位明确表示可以接收并管理档案，并能够出具正式的《调档函》。
• 转回生源地： 这是大多数未就业、灵活就业或就业单位不具档案管理权限的毕业生的首选。档案将由学校统一转递至毕业生生源所在地的县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构，通常是市/县人力资源和社会保障局或人才交流服务中心。这是确保档案不会丢失的最稳妥方式，日后就业或需用时再从生源地调出。
• 托管在学校： 国家规定，学校可为未就业毕业生免费保管档案两年（自毕业当年7月1日起算）。两年内找到接收单位后，可回校办理转递手续。两年期满后，学校将根据政策将其档案转回生源地，不再继续保管。选择此项需向学校提出申请。
• 转至升学院校： 考取专升本或研究生的毕业生，凭录取院校出具的《调档函》，将档案转至新的就读学校。
• 转至户籍地或就业地人才服务机构： 部分毕业生可能希望将档案存放在非生源地但未来计划长期发展城市的人才市场，这也需要该人才市场同意接收并出具调档函。

在毕业前，积极配合学校完成《全国普通高等学校毕业生就业协议书》（即“三方协议”）的签订或就业去向系统的填报，准确提供档案接收单位的名称、地址、联系人及电话，是确保档案准确寄送的第一步。

情况一：毕业时由学校统一转递

这是最常见的情况。学院学生处或档案室会根据毕业生最终确认的派遣方案，在毕业离校后的一段集中时间内（通常在7-8月），通过机要通道批量寄送档案。

• 毕业生任务： 确保在学校规定时间内，向辅导员或就业指导中心提供了准确无误的档案接收单位信息。
• 后续操作： 离校后约1-2个月，应主动联系档案接收单位（如生源地人社局），查询档案是否已安全到达。学校也会提供档案转递号供查询。

情况二：毕业后因工作需要单独调档

毕业后，档案已在学校或生源地存档，因找到新工作或变更工作单位需要调档。

• 第一步：获取调档函。 由新的、具备档案管理权限的接收单位（如新单位或新单位委托的人才市场）出具《调档函》。这是调档的“许可证”，函上需加盖单位公章，并写明调档原因、接收单位详细地址、联系方式及档案接收人。
• 第二步：准备个人材料。 通常包括：身份证原件及复印件、毕业证原件及复印件、与接收单位签订的劳动合同或录用证明（如需）、以及对方出具的《调档函》。
• 第三步：办理调档申请。 携带上述材料，前往当前档案的保管地办理手续。
  • 如果档案还在庆阳职业技术学院：联系学校学生工作处或档案室，填写《档案转递申请表》，提交调档函和个人证件，办理转出手续。
  • 如果档案已转回生源地：联系生源地的人力资源和社会保障局或人才服务中心，提交调档函和个人证件，申请档案转出。
• 第四步：关注转递过程并确认接收。 原档案保管机构审核通过后，会通过机要方式将档案寄往新单位。毕业生应记下档案转递单号，适时询问新单位是否收到档案，并索要《档案回执》以确保万无一失。

情况三：升学调档

流程与“情况二”类似。凭录取院校发出的《调档函》和本人证件，到当前档案所在地办理转出手续即可。

1.不知道档案在哪怎么办？

这是毕业生最常见的问题。查询档案踪迹应循着“毕业时间”和“最初转递方向”这条线。首先联系母校庆阳职业技术学院的学生工作处或档案室，查询当年档案的寄出地址和机要号。如果时间已久，学校可能已无记录，则应重点询问生源地人社局（师范类毕业生可先询问教育局）。也可尝试通过各地人才服务中心的官网、微信公众号或电话进行查询。

2.调档函如何获取？

调档函必须由具备人事档案管理权限的单位开具。入职时，应主动向用人单位的人事部门询问档案接收事宜及调档函的开具方法。如果单位不接收档案，通常会将档案委托存放在单位所在地或户籍地的人才市场，则由该人才市场出具调档函。

3.档案可以个人携带吗？

绝对不可以。任何情况下，个人都不能私自携带和拆阅档案。个人手持的档案，接收单位有权拒收，因为它无法保证档案材料的真实性和完整性。档案的转递必须通过机要通信、EMS档案专递或派专人取送这些公对公的保密渠道。

4.成为“死档”了如何激活？

如果档案不幸滞留个人手中或丢失，需要及时“激活”或补办。对于个人持有的档案，需尽快联系人才服务机构，咨询是否愿意接收并审核档案材料（过程可能很困难）。对于档案丢失，需回庆阳职业技术学院补办相关学籍材料，如录取花名册、成绩单、毕业证明等，加盖学校公章后，重新建档。流程复杂耗时，应尽量避免。

5.逾期未办理调档会怎样？

档案在学校保留两年后，会被自动打回生源地。之后若需从生源地调出，流程同上。只要档案在正规的档案管理机构，就不会失效，随时可以凭调档函办理调出手续，但可能需补缴一定的档案保管费（具体政策以当地规定为准）。

第一，树立档案意识，提前规划。 切勿等到用时方恨晚。在毕业季就应高度重视此事，主动参加学校组织的就业指导讲座，向辅导员或就业指导中心的老师咨询清楚档案、户口、派遣证（现为报到证）的相关政策和流程。

第二，确保信息准确，及时沟通。 提供给学校的档案接收地址、联系人、电话务必反复核对，一字不差。离校后，变更了联系方式也应及时告知学校相关部门，以免错过重要通知。

第三，主动追踪，确认到位。 档案寄出后，不要抱有“寄出就算了”的心态。机要传递虽安全但也有极低概率出现延误或异常。主动向接收单位查询档案是否安全到达，是自己的责任，也是对个人前途的负责。

第四，妥善保管相关凭证。 如报到证、调档函副本、档案转递通知单等，这些都是办理相关手续的重要依据，应妥善保存一段时间。

总而言之，档案调转是毕业生离开校园、迈向社会的最后一堂必修课，也是一项需要耐心和细心的行政手续。庆阳职业技术学院的毕业生们只要充分了解政策规定，明确自身需求，严格按照“公对公”的原则和流程操作，保持与学校及档案接收方的有效沟通，就一定能够顺利、稳妥地完成档案的转递工作，为未来的职业生涯扫清障碍，奠定坚实的基础。