中国石油大学（华东）毕业如何调档案呢(毕业档案转递指南)

毕业生档案的核心价值主要体现在以下几个方面：

• 身份认定与历史凭证：档案是个人学习经历、家庭背景、社会关系的历史真实记录，是进行个人身份认定、工龄计算、待遇核定等的重要依据。
• 职业发展的基石：在进入国家机关、事业单位、国有企业等单位就业时，档案是办理录用、转正定级、职称评定的必备材料。即使是在部分民营企业，档案中的党员材料、学历证明等也是背景调查的关键依据。
• 社会服务的前提：办理落户手续（尤其是一线大城市）、参加公务员招录、事业单位招聘、研究生政审、办理退休手续等，都离不开完整、准确的档案。
• 流动性管理的纽带：档案随着个人的工作变动而流转，是实现人才合理流动和社会化管理的纽带。

中国石油大学（华东）毕业生档案通常包含以下主要内容：

• 高中阶段材料：如高中学籍表、毕业生登记表、高考报名登记表、高考志愿表等。
• 大学期间材料：入学登记表、毕业生登记表、学业成绩单、学年鉴定表、军训鉴定表。
• 党团组织材料：入团志愿书、入党申请书、入党志愿书、思想汇报、转正申请书等（适用于党团员）。
• 奖惩材料：在校期间获得的重要奖项记录或处分决定。
• 毕业派遣相关材料：全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证（历史上曾存在，其功能现多整合至电子报到证或系统记录中）或相关证明。
• 其他需要归档的材料。

理解档案的构成与价值，是毕业生积极主动、认真负责地办理档案转递手续的思想基础。

1.明确毕业去向与档案接收单位

这是整个调档流程的起点和决定性因素。毕业生必须首先明确自己的毕业去向，并根据不同去向确定档案应寄往何处。常见的去向及对应的档案接收单位如下：

• 已落实就业单位： 若就业单位具有人事档案管理权限（如国家机关、事业单位、国有企业、大型优质民营企业等），档案应转至就业单位。若就业单位不具备独立人事档案管理权限（如大多数中小型民营企业、外资企业），档案通常应转至单位委托存档的公共就业和人才服务机构（如单位所在地或户籍地的人才市场、人才服务中心）。
• 考取国内研究生（或第二学士学位）： 档案应转至录取院校的研究生院（或相应招生部门、档案馆）。
• 出国（境）深造或工作： 档案通常转至户籍所在地的公共就业和人才服务机构。
• 自主创业、自由职业或暂未就业： 档案一般转至户籍所在地的公共就业和人才服务机构。
• 参加国家地方基层项目（如“西部计划”、“三支一扶”等）： 按项目具体要求办理，通常档案可暂留学校或转至项目主管部门指定的人才机构。

2.主动与档案接收单位联系确认

在确定大致去向後，毕业生务必主动、提前联系档案接收单位，核实以下关键信息：

• 该单位是否同意接收档案。
• 准确的档案接收单位全称（不能有错别字）。
• 详细的档案接收地址（省、市、区、街道、门牌号）。
• 档案接收部门或联系人。
• 联系电话和邮政编码。
• 是否需要调档函，以及调档函的具体要求。

这一步至关重要，信息错误将直接导致档案寄送错误或退回，贻误时机。

3.关注学校通知并准备相关材料

中国石油大学（华东）的学生就业指导中心或档案馆会在毕业季通过学校官网、官方微信公众号、班级辅导员等多种渠道发布关于毕业生档案转递工作的具体安排和通知。毕业生需密切关注，并按要求准备和提交材料。通常需要在线填报或提交的材料包括：

• 准确的档案转递单位信息（依据上一步确认的信息）。
• 根据要求上传调档函、录用证明等材料的扫描件或照片。
• 核对个人基本信息（姓名、学号、身份证号等）是否准确无误。

（一） 已就业毕业生的档案转递流程

这是最常见也最复杂的情况，需根据单位性质细分。

• 情况A：就业单位具有人事档案管理权限。

  流程：
  1.毕业生从就业单位获取准确的档案接收信息，部分单位会出具正式的调档函。
  2.登录学校指定的毕业生就业管理系统或档案转递系统，准确填写单位全称、地址、部门、联系人、电话、邮编等信息。
  3.按要求上传调档函（如有）。
  4.提交信息，等待学校审核。
  5.学校审核通过后，将在集中派遣时段通过机要通信或EMS学生档案专用通道统一寄出档案。

• 情况B：就业单位无人事权，委托人才机构存档。

  流程：
  1.毕业生需先与就业单位确认档案托管事宜，通常单位会指定或协助联系某个人才机构。
  2.联系该人才机构，办理开户或存档手续，获取该人才机构的准确档案接收信息及调档函。
  3.在学校系统中填报该人才机构的信息，并上传调档函。
  4.后续流程同情况A。

• 情况C：就业单位不负责档案，档案转回户籍地。

  流程：
  1.联系户籍所在地的市、区（县）级公共就业和人才服务中心，确认其是否接收档案及所需信息。
  2.在学校系统中填报户籍地人才服务中心的准确信息。
  3.通常无需调档函，但务必确保信息准确。
  4.后续由学校统一寄送。

（二） 国内升学毕业生的档案转递流程

此流程相对简单直接。流程：
1.收到录取院校的调档函（通常随录取通知书一并寄送或由录取院校招生办直接寄至本科院校）。
2.仔细核对调档函上的信息（姓名、录取专业、档案寄往地址等）。
3.在学校规定时间内，登录系统填报录取院校的档案接收信息，并上传调档函扫描件。
4.学校审核后，会将档案直接寄往录取院校。注意：部分院校要求档案由学生自带，但绝大多数情况下要求公对公寄送，学生务必遵循录取院校和本科院校的双重规定。

（三） 出国（境）、待就业等毕业生的档案转递流程

流程：
1.毕业生主动联系户籍所在地的公共就业和人才服务机构，确认其接收档案的政策和具体要求。
2.获取准确的档案接收单位名称、地址、联系人、电话等信息。
3.在学校系统中填报上述信息。
4.学校审核后统一寄送。强烈建议将档案转至户籍地人才机构，这是最稳妥、最通用的做法，便于日后回国或就业时办理相关手续。

（四） 档案暂留学校（缓派）的申请流程

部分毕业生因正在办理落户手续、单位审批流程未完、备考公务员面试等原因，可能需要将档案暂时保留在学校。流程：
1.关注学校关于毕业生户档暂留（缓派）申请的通知。
2.在规定时间内，按照要求提交书面申请或在线申请，说明暂留理由和预计转出时间。
3.经学校审核批准后，档案可暂时保留一段时间（通常为两年，具体以当年政策为准）。
4.在暂留期内，一旦确定档案去向，需及时联系学校办理转出手续。暂留期间，学校不再负责出具与档案相关的任何证明。

在办理档案转递过程中，毕业生常会遇到一些问题，以下总结并提供应对建议：

1.如何获取和确认调档函？

调档函是由档案接收单位出具的、同意接收毕业生档案的正式书面通知。它通常包含毕业生基本信息、接收单位信息、调档要求等，并盖有接收单位的公章。毕业生应主动向档案接收单位索要。对于升学的学生，调档函由录取院校提供；对于已就业的学生，由有人事权的单位或委托的人才机构提供。务必核实调档函上的所有信息准确无误。

2.如何查询档案寄送状态和签收情况？

学校在集中寄出档案后，会提供档案转递的单号信息（如机要号或EMS单号）。毕业生应通过学校发布的渠道（如查询系统）获取该单号，然后通过机要通信查询系统或EMS官网跟踪档案物流信息。档案寄出后，应主动联系接收单位确认是否已收到并归档。如长时间未收到，应立即根据单号查询并联系学校档案管理部门协助核查。

3.档案可以个人携带或私自拆封吗？

绝对不可以。 根据国家规定，个人档案必须通过机要通信或邮政EMS标准快递等规定的渠道进行公对公转递，严禁个人自带档案。更严禁个人拆阅档案袋。一旦档案袋被私自拆开，将视为无效档案，接收单位有权拒收，需要退回学校重新审核密封，过程极其繁琐且可能对个人造成严重影响。

4.逾期未办理档案转递或档案遗失怎么办？

如果毕业生未在学校规定时间内提交档案转递信息，学校通常会按照默认处理方式，将档案转回毕业生户籍所在地的人才服务机构。但最好主动办理，避免信息错误。万一发生档案遗失，应立即向学校档案管理部门报告，并积极配合查找。必要时，需根据学校要求补办相关档案材料，这是一个非常耗时费力的过程，因此预防远胜于补救。

5.毕业后档案地址需要变更怎么办？

如果在档案已寄出或已填报信息后，档案接收地址发生变化，应分情况处理：若档案尚未寄出，立即联系学校就业中心或档案馆申请修改信息。若档案已寄出，应立即联系原填报的接收单位，说明情况，请求其收到档案后不予拆封，并按新地址退回或转寄（需办理相关手续），同时将新地址信息报备学校。情况复杂时，建议直接咨询学校档案管理部门寻求指导。

6.树立终身档案管理意识

档案管理并非一劳永逸。毕业生在未来的工作和生活中，如发生工作变动、学历晋升、职称评定、入党等，都需要及时将新材料归档。应知晓本人档案存放在何处，并与存档单位保持必要联系。当工作单位或所在地发生变化时，应及时办理档案转递手续，确保档案的连续性和完整性。