天津中医药大学毕业生档案调转全面指南

高校毕业生档案是其在校期间形成的个人历史记录，具有原始性、真实性、保密性和服务性的特点。它不仅是用人单位选拔、聘用人才的重要参考依据，也是个人办理相关社会事务的凭证。天津中医药大学（以下简称“天中”）的毕业生，在完成学业、即将开启人生新篇章之际，必须妥善处理个人档案的转递事宜。
下面呢将详细阐述天中毕业生调转档案的完整流程、注意事项及常见问题。

一、 理解档案的重要性与基本内容

在具体操作调档之前，充分认识档案的价值至关重要。毕业生档案通常包含以下主要材料：

• 高中阶段材料：如高中毕业生登记表、学业水平考试成绩、高考报名登记表、高考志愿表、高考体检表等。
• 大学阶段材料：如高等学校毕业生登记表、学生成绩单、学年鉴定表、军训鉴定表、入党/入团志愿书及相关材料、奖惩记录、学位授予证明、就业通知书（报到证）副联（曾用）等。
• 其他重要材料：体检表、社会实践证明、学位论文答辩决议书等。

这些材料共同构成了一个完整的个人成长记录体系。档案的转递遵循“档随人走”的原则，确保个人历史记录的连续性和完整性。

二、 明确档案去向（接收单位）

确定档案的最终接收地是调档流程的第一步，也是核心环节。毕业生需根据自身的毕业去向做出选择：

1.已落实就业单位

• 单位具备人事档案管理权限：如果就业单位是国家机关、国有企事业单位、大型公有制企业等，其本身或上级主管部门通常具有人事档案管理权。毕业生需向单位人事部门确认接收档案的具体名称、地址、邮编、联系人及电话，并获取调档函（如需）。
• 单位不具备人事档案管理权限：大多数民营企业、外资企业、合资企业等不具备独立管理人事档案的资质。毕业生的档案通常需要委托单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如人才交流中心、人才市场）进行管理。毕业生需询问单位人事部门通常合作的档案托管机构，或自行联系相关机构办理托管手续并获取接收证明。

2.考取国内高校研究生（或第二学士学位）

档案应转至录取院校的研究生院（处）或相关部门。毕业生需凭录取院校出具的调档函（或录取通知书）办理调档手续，确保在开学前档案能顺利到达新学校。

3.出国（境）留学或工作

档案通常转回户籍所在地的公共就业和人才服务机构。毕业生需提前联系户籍地人才中心，了解接收政策和所需材料。部分留学服务中心也提供档案托管服务，可根据自身情况选择。

4.暂未就业、自主创业、自由职业等

档案一般转回户籍所在地或生源地的公共就业和人才服务机构。这是确保档案得到安全、规范管理的最常见选择。毕业生应主动联系户籍地人才中心办理相关手续。

5.参加国家地方项目（如“西部计划”、“三支一扶”等）

档案去向需根据项目具体要求而定，可能暂时保留在学校，也可能转至项目组织单位或户籍地人才机构。务必遵循项目通知和学校安排。

三、 天中调档具体流程与操作步骤

在明确档案去向后，毕业生需按照学校规定的流程进行操作。一般而言，天中的档案调转工作集中在毕业季进行，主要依托线上系统完成。

1.关注官方通知

密切关注天津中医药大学学生处、就业指导中心或学院发布的关于毕业生档案转递工作的正式通知。通知会详细说明工作安排、时间节点、系统操作指南等重要信息。

2.登录相关系统填报信息

通常，学校会开通毕业生就业信息管理系统或专门的档案转递信息填报模块。毕业生需使用学号等信息登录系统。

• 核对个人信息：仔细核对姓名、学号、身份证号等基础信息是否准确。
• 填报档案转递信息：这是最关键的一步。需准确填写档案接收单位的全称、详细地址、邮政编码、接收部门、联系人及联系电话。任何信息的错误都可能导致档案投递失败。务必与接收单位反复确认信息的准确性。
• 选择转递方式：档案通常通过机要通信或EMS学生档案专用通道进行转递。这两种方式安全可靠，有据可查。毕业生需了解并选择学校提供的转递方式。

3.提交相关证明材料

根据档案去向的不同，可能需要在线提交或现场提交相应的证明材料：

• 就业证明（如劳动合同、接收函）复印件。
• 研究生调档函或录取通知书复印件。
• 回户籍地的，可能需要提供户口本首页及本人页复印件。
• 人才中心出具的接收函或调档函（如需）。

具体所需材料以学校当年通知为准。

4.确认提交并等待审核

填报信息并上传证明材料后，在系统内确认提交。学校档案管理部门会对毕业生填报的信息和材料进行审核。审核通过后，档案转递信息即被锁定。

5.档案转出与查询

学校会在规定时间内集中整理、封装、寄送毕业生档案。档案寄出后，学校可能会通过系统或其他途径提供档案转递单号（如机要号或EMS单号）。毕业生应主动查询档案投递状态，并在一段时间后（通常为寄出后1-2个月）及时联系接收单位确认档案是否已安全到达。如有问题，应立即联系学校档案管理部门查询。

四、 重要注意事项与常见问题解答

1.时限要求

毕业生档案转递工作有严格的时间限制。务必在学校规定的截止日期前完成所有信息的填报和材料的提交。逾期未办理者，档案可能暂时滞留学校，后续调档将按往届生流程办理，可能更为复杂。

2.信息准确性

档案接收单位信息的准确性是生命线。一字之差，可能导致档案寄错地方，甚至丢失。填写后务必请接收单位核对确认。

3.档案严禁个人自带

根据国家规定，个人不得私自携带和保管本人或他人档案。档案必须通过机要通信或专用渠道进行转递，以维护其真实性和机密性。任何“自带档案”的行为都是违规的，接收单位有权拒收。

4.关于“报到证”的历史变化

过去，“报到证”是毕业生办理就业报到和档案转递的重要凭证。
随着就业市场的发展变化，国家已逐步取消高校毕业生就业报到证制度。目前，天中毕业生的档案转递主要依据毕业生与档案接收单位达成的意向（如就业协议、调档函、接收函等）以及毕业生在系统中填报的信息来执行。具体政策请以毕业年份学校的最新规定为准。

5.档案滞留学校的影响

若非特殊情况，毕业生离校后应尽快将档案转至合适的接收单位。档案长期滞留学校，会变成“死档”或“休眠档案”，学校仅负有保管责任，不再提供涉及档案的各类证明服务（如政审、考研等）。将来需要调档时，手续会相对繁琐。

6.档案丢失或查找不到怎么办？

首先应通过学校查询当年的档案转递记录和单号，顺着邮寄链条查找。若确认丢失，需向学校提出补办申请。补办档案是一项极其困难且耗时的工作，只能尽量补充主要材料的复印件并加盖公章证明。
因此，从一开始就确保档案安全转递至关重要。

7.毕业后变更档案去向

如果在档案已寄出或已填报信息后，毕业去向发生变化（如更换工作、考研成功等），需要更改档案去向，应立即联系学校学生档案管理部门咨询办理流程。通常需要提供新接收单位的调档函等证明，并可能涉及追回已寄出档案或重新寄送等操作，过程复杂，应尽量避免。

五、 不同阶段毕业生的特殊情况

1.应届毕业生

严格遵循上述集中办理流程，这是最便捷、最高效的时期。

2.往届毕业生（档案仍在校）

需主动联系天中学生档案管理部门，询问往届生调档所需材料（通常包括身份证复印件、调档函、情况说明等）和办理流程。可能需要本人或委托他人到校现场办理。

3.延期毕业或结业转毕业的学生

在取得毕业资格后，及时联系学院和学校档案管理部门，启动档案整理和转递程序。流程可能与应届生集中办理有所不同。

天津中医药大学毕业生的档案调转工作是一项系统性工程，需要毕业生、学校、接收单位三方的密切配合。毕业生作为档案的权益主体，必须承担起首要责任，主动了解政策，明确自身去向，精准提供信息，并及时跟进转递状态。唯有如此，才能确保这份记录着青春奋斗历程的珍贵文件得以安全、顺畅地抵达新的“港湾”，为未来的职业生涯和社会发展奠定坚实的基础。从校园到社会，妥善处理好档案事宜，是迈向成熟、负责任人生的第一步。