襄阳职业技术学院毕业如何调档案呢(襄阳职院毕业调档)

高校毕业生档案，作为记录个人学历、政治面貌、学业成绩、奖惩情况等重要信息的原始凭证，其重要性不言而喻。对于襄阳职业技术学院的毕业生来说，顺利完成档案的调转，是告别校园、开启新篇章的收官之笔，也是对未来职业生涯负责的表现。本文将围绕毕业调档案的全过程，分步骤、分情境进行深入细致的阐述，旨在为毕业生提供一份清晰、实用的操作指南。

在具体操作调档流程之前，每一位毕业生都必须深刻理解档案的内涵与价值。它并非一叠可有可无的纸张，而是由国家法律法规保障的、具有唯一性和权威性的个人历史记录。

• 档案的核心构成： 毕业生档案通常包含但不限于以下材料：高中阶段的学籍材料、高考报名登记表、体检表；大学期间的入学登记表、学习成绩单、学年鉴定表、奖惩记录、入党入团材料、毕业论文成绩评定表、毕业生登记表、就业通知书（报到证副本）等。这些材料共同构成了一个完整的学生时代履历。
• 档案的根本重要性： 其重要性贯穿个人职业生涯乃至人生多个关键节点。
  • 就业入职： 特别是进入国有企业、事业单位、政府机关等具备人事档案管理权的单位，档案是办理正式录用手续、核定工龄、确定薪资待遇、岗位聘任的必备材料。
  • 职业发展： 未来的职称评定、职务晋升、岗位调动等，都需要查阅档案作为依据。
  • 政治审查： 报考公务员、参军、入党等涉及政治审查的环节，档案是核心审查对象。
  • 公共服务： 办理户口迁移（尤其是大城市落户）、办理退休、享受社会保险待遇等，往往需要档案证明个人的经历和工龄。
  • 继续深造： 考取研究生或专升本被录取后，录取院校会要求将档案调入，以进行新生资格复查和在校管理。

因此，妥善处理档案问题，就是对自己未来的投资和负责。任何疏忽都可能导致“死档”（档案失去效力）或档案遗失，补办起来异常困难，且会严重影响个人发展。

襄阳职业技术学院毕业生档案的调取工作，遵循以下基本原则和前提条件：

• 原则一：档随人走，对公转递。 这是档案管理中最核心的原则。档案的流向必须与毕业生最终的、经确认的就业或升学去向一致。
  于此同时呢，档案的转递必须通过机要通信或专人送取的方式进行，严禁个人自带档案（除有特殊规定且密封完好外）。这是确保档案安全、保密、真实性的重要措施。
• 原则二：依据明确，信息准确。 学校档案管理部门启动档案转递程序，必须依据具有法律效力的文件，如用人单位的调档函、研究生录取院校的调档函或录取通知书、与用人单位签订的并经过学校鉴证的有效就业协议书（通常作为开具报到证的依据，报到证是档案转递的重要凭证之一）等。毕业生提供的档案接收单位名称、地址、联系人、电话等信息必须绝对准确无误。
• 前提条件：毕业手续齐全。 毕业生必须按规定办妥所有离校手续，如结清学费、归还图书、办理退宿等，取得毕业资格。学校相关部门（如学生工作处、教务处、财务处、图书馆等）会在离校系统或离校手续单上予以确认。

调档流程是一个环环相扣的系统工程，毕业生需要按照时间顺序和逻辑关系逐步完成。

• 第一步：确认毕业去向与获取调档依据（离校前关键准备）

  这是整个调档流程的起点，也是最关键的一步。毕业生需根据自身情况，明确档案需要寄往何处，并获取相应的证明文件。

  • 情况A：已签订就业协议，且单位有档案管理权。 如果就业单位是国企、事业单位、机关等，这些单位通常有自己的党组织或人事部门管理档案。毕业生需要向单位确认其准确的档案接收名称、地址和联系方式，并请求单位出具正式的、加盖公章的调档函。
  • 情况B：已签订就业协议，但单位无档案管理权。 大部分民营企业、外资企业等不具备档案管理权限。此时，毕业生的档案通常需要委托单位所在地或户籍地的人才交流服务中心进行管理。毕业生需与单位人力资源部门沟通，确定档案托管的人才中心，并了解该人才中心接收档案的要求（有时可能需要单位出具委托存档证明），或者由毕业生本人联系户籍地人才中心办理接收手续，获取调档函。
  • 情况C：考取研究生或专升本。 被录取后，录取院校的研究生院或招生办公室会统一向考生寄送录取通知书和调档函。调档函上会明确写明档案接收单位的详细信息和转档截止日期。
  • 情况D：暂未就业、自主创业、灵活就业。 这是最常见的情况之一。按照国家的规定，毕业生的档案在离校时如无明确去向，学校通常会将其转回毕业生户籍所在地的县级以上政府人社部门所属的公共就业和人才服务机构（通常称为“人才市场”或“人才交流中心”）。毕业生需要主动联系户籍地的人才中心，确认其是否接收以及接收流程。
• 第二步：向学校提交调档信息与材料（集中办理期）

  在毕业季，学校（通常由就业指导中心或学生工作处牵头）会组织毕业生集中填报档案转递信息。毕业生务必密切关注班级通知、学校官网或就业信息网发布的公告。

  • 信息填报： 毕业生需要按照学校要求，在规定的时间内（通常是通过线上就业系统或填写纸质表格），准确无误地填写档案接收单位的全称、详细地址、邮政编码、联系部门、联系人及联系电话。任何一个字的错误都可能导致档案投递失败。
  • 材料提交： 将获取到的调档函、就业协议书等证明文件的扫描件或复印件，按要求提交给学校指定部门。对于档案转回原籍的毕业生，可能需要确认原籍人才中心的准确信息，并签署相关确认书。
  • 核对确认： 学校汇总信息后，可能会进行公示或要求毕业生本人再次核对。这是纠错的最后机会，务必认真对待。
• 第三步：学校审核整理与统一寄发档案（离校后阶段）

  毕业生离校后，学校档案管理部门会进入紧张的档案整理与寄发阶段。

  • 档案整理： 档案室老师会为每一位毕业生整理、封装档案材料，确保材料齐全、规范。
  • 档案寄发： 学校会通过机要通信或邮政EMS标准快递等国家指定的安全渠道，批量寄出毕业生档案。这个过程需要一定时间，通常在7月至8月集中进行。
  • 查询跟踪： 学校在寄出档案后，会形成寄发记录。毕业生可以在一段时间后（如寄出后1-2个月），通过学校提供的查询途径（如就业网查询系统）或直接联系档案室，查询档案寄出情况和机要号/快递单号，以便跟踪和确认接收情况。
• 第四步：确认档案到达与办理存档手续（毕业生后续责任）

  这是调档流程的终点，但更是毕业生个人档案管理的新起点。

  • 主动确认： 档案寄出后，毕业生切不可置之不理。应主动联系档案接收单位（如单位人事处、人才中心），询问档案是否已安全到达。切勿等到需要用档案时才发现问题。
  • 办理存档： 对于托管在人才中心的档案，毕业生可能需要携带身份证、毕业证等材料，前往人才中心办理正式的委托存档手续，签订协议，并获取存档证明。这一步至关重要，它标志着你的档案已被国家认可的机构正式接收和管理。
  • 保管凭证： 妥善保管好报到证（如有）、存档证明等所有相关凭证，这些是日后查询、使用、转移档案的重要依据。

针对不同的毕业去向，调档过程中有一些需要特别关注的细节。

• 入职有档案管理权单位的毕业生： 务必提前与单位人事部门充分沟通，明确他们对于调档函开具时间、档案转递时限的具体要求。有些单位可能要求档案到位后才能办理正式入职。
• 入职无档案管理权单位的毕业生： 重点在于选择并联系好档案托管机构。优先考虑单位所在地的人才中心，若该地人才中心有落户等政策限制，则转回户籍地人才中心是更稳妥的选择。要了解清楚人才中心的存档条件、费用（目前大多免费）和流程。
• 升学的毕业生： 收到录取院校的调档函后，需第一时间提交给学校，并留意调档函上的截止日期，确保学校能在截止前寄出。
  于此同时呢，要关注录取院校关于档案接收的后续通知。
• 档案转回原籍的毕业生： 这是默认选项，但并非万事大吉。必须亲自或委托家人核实户籍地人才中心的具体名称和地址（精确到科室），因为市、县级的接收单位可能不同。档案寄回后，务必联系确认，并适时办理存档手续，避免档案成为“无人认领”的状态。
• 计划出国（境）深造的毕业生： 档案同样需要妥善安置。通常建议将档案转回户籍地人才中心。出国前办理好存档手续，将来学成回国进行学历认证、就业时，档案能提供连续的履历证明。
• 延期毕业或结业的毕业生： 档案会暂时保留在学校，待取得毕业资格后，再按上述流程办理调档。需要主动与学校学籍部门和档案室保持联系。

在调档过程中，毕业生常会遇到一些问题，提前了解并规避风险至关重要。

• 问题一：错过学校集中办理时间怎么办？

  如果因故未能在毕业离校前提交调档信息，不应慌张。应主动联系学校就业指导中心或档案室，说明情况，咨询后续补办流程。通常需要毕业生自行获取调档函后，再与学校档案室预约办理单独转档手续，但这可能会耗时更长。

• 问题二：档案寄丢了或接收单位找不到怎么办？

  这是最令人担忧的情况。应立即通过学校查询机要号或快递单号，追踪档案下落。若确认丢失，应尽快向学校报告，由学校出面与邮递机构交涉，并启动补办程序。补办档案极其繁琐，需要回原毕业院校、高中等逐一补办相关材料，因此前期信息的准确性是最大的保障。

• 问题三：档案在自己手上存放了怎么办？

  严禁个人长时间保管档案。如果因特殊原因档案到了个人手中，切勿拆封！应尽快联系档案接收单位（如人才中心），咨询是否同意接收自带档案，并按要求在短时间内送达办理存档。很多机构拒收个人自持的档案，这会使得档案变成“死档”。如果被拒收，需要联系学校档案室，看是否能重新审核密封后以公对公方式转出。

• 问题四：毕业后更换了工作，需要调档怎么办？

  这属于工作后的流动人员档案转递。需要由新的档案接收单位（新单位或新单位所在地人才中心）出具调档函，毕业生本人持调档函、身份证等材料，到当前档案存放机构办理调出手续，由两个机构之间完成转递。切记，这不再是学校的责任。

• 风险规避总策略：
  • 主动沟通： 与学校、接收单位保持顺畅沟通，信息透明。
  • 仔细核对： 对所有填写的信息、提交的材料反复核对，杜绝低级错误。
  • 及时办理： 紧跟学校时间节点，不拖延。
  • 追踪确认： 档案寄出后，主动追踪、确认接收，形成闭环管理。
  • 保管凭证： 所有相关文件、证明妥善保管，以备查用。

总而言之，襄阳职业技术学院毕业生调档事宜是一项严肃、规范且需要毕业生高度参与的工作。它考验的是毕业生的责任心、细致度和规划能力。只要充分理解其重要性，遵循“档随人走、对公转递”的原则，按照学校指引一步步操作，并在每个环节都做到主动确认、信息准确，就一定能够平稳顺利地完成档案的调转，为未来的发展扫清障碍，奠定坚实的基础。档案是伴随一生的无声伙伴，值得每一位毕业生用心对待。