上海外国语大学贤达经济人文学院毕业如何调档案呢(上外贤达调档指南)

在深入探讨调档流程之前，必须首先理解毕业生档案究竟是什么，它包含哪些内容，以及为何它的妥善管理如此重要。毕业生档案是学生个人人事档案的起点，它是在高中档案基础上，增加了大学期间形成的各类重要文件。

毕业生档案通常包含以下几大类材料：

• 高中阶段材料：如高中毕业生登记表、学业水平考试成绩、高考报名登记表、高考志愿表、高考体检表等。
• 大学入学材料：如大学入学登记表、入学体检报告等。
• 学业材料：包含大学期间各学年的学习成绩单、毕业设计（论文）成绩评定表、毕业实习鉴定表等，是学习能力和专业水平的最直接证明。
• 党团组织材料：如入团志愿书、入党申请书、思想汇报、入党志愿书、转正申请书、外调材料等（如有）。这部分材料对于进入机关、事业单位和国企的毕业生尤为重要。
• 奖惩材料：在校期间获得的重要奖项、荣誉称号记录，以及处分决定等相关文件。
• 毕业鉴定材料：高校毕业生登记表，这是对大学生活的全面总结和鉴定。
• 报到证副本（派遣证）：在国家取消报到证制度前，这是毕业生前往就业单位报到的凭证，其副本会存入档案。即使制度变更，相关就业证明或信息也可能归档。
• 其他必要材料：如学历学位认证材料、在校期间的学籍变动记录等。

档案的重要性体现在其唯一性、真实性、权威性和秘密性。它是个人历史和经历的官方背书。在以下关键场景中，档案的作用不可或缺：

• 就业入职：特别是国有企事业单位、政府机关、军队等在录用人员时，必须调阅档案进行政治审查和背景核查。
• 落户申请：在北京、上海等实行户籍管控的城市申请落户时，档案的齐全与规范是审核的硬性指标之一。
• 职称评定与晋升：专业技术职称的评定、职务晋升都需要依据档案中的学历、工作经历和考核记录。
• 公务员及事业单位招考：笔试面试通过后，政审环节的核心就是审查个人档案。
• 工龄计算与退休办理：档案中记录的参加工作时间是计算工龄、确定退休待遇的根本依据。

因此，对于上海外国语大学贤达经济人文学院的毕业生来说，妥善处理档案调转，就是对自己未来的职业生涯和重要人生节点负责。

档案调转的成功，很大程度上取决于毕业前的充分准备和正确决策。毕业生需要在离校前，根据自身的毕业去向，明确档案的接收单位，这是整个流程的基石。

1.确定档案接收单位（档案保管地）

毕业生的档案去向主要取决于其就业状况和户籍情况，通常有以下几种选择：

• 情况一：已签订就业协议，且单位具有人事档案管理权限。 这类单位通常包括国家机关、事业单位、国有企业以及部分大型优质民营企业（其本身或委托的人才机构有档案保管权）。毕业生应主动与单位人事部门确认，获取准确的档案接收单位名称、地址、邮编和联系人电话。档案将直接发往该单位。
• 情况二：已签订就业协议，但单位不具备人事档案管理权限。 这是大多数入职私营企业、外资企业、中小型公司的毕业生会遇到的情况。此时，档案通常需要委托单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如人才服务中心、人才市场）进行管理。毕业生需向单位了解其合作的人才机构信息，或自行联系户籍地/工作地的人才中心办理档案托管手续，获取调档函。
• 情况三：国内升学（考取研究生或第二学位）。 档案将调往即将入读的高校。毕业生需要向录取院校的研究生院或招生办公室索要调档函，并提供给贤达学院。
• 情况四：出国（境）深造或工作。 档案通常建议转回户籍所在地的公共就业和人才服务机构。这是最稳妥的选择，便于日后回国办理学历认证、就业等事宜。
• 情况五：暂未就业、自由职业或自主创业。 强烈建议将档案转回户籍所在地的公共就业和人才服务机构。这样可以确保档案的安全和连续性，避免成为“弃档”或“死档”。
• 情况六：参加国家地方项目（如“三支一扶”、“西部计划”等）。 档案去向一般按项目规定执行，可能暂存学校一段时间（有期限），或转往项目组织单位指定的人才机构。

2.主动与学校沟通，了解具体流程与时限

上海外国语大学贤达经济人文学院的学生处或档案室是负责毕业生档案转递的具体部门。毕业生应密切关注学校官网、学生工作系统、班级辅导员发布的通知，参加学校组织的毕业指导讲座。务必搞清楚以下关键信息：

• 学校统一的档案转递工作启动和截止时间。
• 需要提交哪些材料（如就业协议书复印件、调档函、档案转递地址确认表等）。
• 通过什么渠道提交这些材料（线上系统、辅导员收集、直接交至学生处等）。
• 学校档案室的咨询电话和办公地址，以便遇到问题时及时联系。

3.确保个人信息准确无误

在向学校提交档案转递信息时，务必反复核对档案接收单位的全称、地址、邮政编码、联系人及联系电话。任何一个字的错误都可能导致档案寄送失败、退回或遗失，带来极大的麻烦。

在明确去向并做好准备工作后，毕业生需要按照学校规定的步骤，一步步完成调档手续。

第一步：获取并提交调档凭证

• 对于就业和人才机构托管： 从档案接收单位（具有档案管理权的单位或其指定的人才中心）获取正式的调档函。调档函是具备法律效力的文书，是学校转递档案的直接依据。
• 对于升学： 从录取院校获取调档函。
• 对于转回原籍： 通常不需要毕业生自行提供调档函。学校会根据毕业生就业指导中心的派遣方案或默认规则，将未提供明确去向的毕业生档案统一转递至其户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构。但毕业生最好主动向户籍地人才中心咨询确认接收政策，并将确认后的信息准确报给学校。

将调档函（或根据学校要求填写的档案转递地址确认表）在规定时间内提交给贤达学院的学生处或档案室。

第二步：配合学校完成信息核对与审核

学校在收到毕业生的调档申请后，会进行信息审核，并整理、封装档案。毕业生可能会被要求核对个人信息清单，确认无误后签字。务必认真对待此环节，确保档案材料齐全、信息准确。

第三步：关注档案转递状态

学校不会将档案交给学生本人，而是通过机要通信或邮政EMS标准快递等国家规定的安全渠道进行公对公转递。机要通信相对较慢但安全性最高，通常用于重要人事档案；EMS较为常用。档案寄出后，学校通常会提供一个档案转递的单号或查询方式。毕业生应主动查询档案是否安全到达接收单位。

第四步：确认档案到达并办理托管手续

在档案寄出一段时间后（通常为1-4周，视距离和邮寄方式而定），毕业生应主动联系档案接收单位，确认档案是否已收到并审核无误。如果档案到达人才中心，可能还需要毕业生本人或委托他人前往办理托管手续，签订托管协议，并获取相关的档案保管证明。这一步是确保档案已被成功接收并激活管理的关键，切不可忽视。

在档案调转过程中，毕业生可能会遇到一些特殊情况和问题，需要冷静应对，寻求正确的解决方案。

1.延迟毕业或结业

如果学生因故未能按时毕业而转为结业或延期毕业，其档案通常会暂存在学校，待完成学业达到毕业条件后，再凭毕业证书等材料办理档案转递。具体政策需咨询贤达学院学生处。

2.就业单位或去向变更

在档案已寄出但尚未到达原单位时，如果毕业生变更了工作单位，需要立即采取行动：联系原档案接收单位，请求其收到档案后暂不接收或协助退回；立即联系贤达学院学生处，说明情况，看是否能拦截档案或办理改派；获取新单位的调档函，重新办理调档手续。这个过程非常复杂且时间紧迫，因此建议毕业生在确定最终去向后再办理调档。

3.档案滞留或“弃档”

部分毕业生对档案重要性认识不足，离校时未办理任何手续，导致档案滞留学校。学校通常只为毕业生保管档案一段时间（一般为两年），逾期后会按规定将档案转回生源地人才机构，但在此期间档案可能处于“休眠”状态。毕业生应尽快联系学校，查明档案状态，并按规定办理转递，否则可能影响工龄计算和后续发展。

4.档案遗失或信息错误

虽然概率极低，但若发现档案寄失或材料有误，应立即向学校档案室反映。档案遗失需要启动补办程序，过程极为繁琐，需要回到高中、大学等各个阶段的相关部门补办关键材料证明。
因此，前期仔细核对信息、后期及时跟踪查询至关重要。

5.成为“死档”后的激活

如果档案因个人保管时间过长、拆封或丢失等原因成为“死档”，需要联系户籍所在地或拟接收档案的人才交流中心，咨询激活政策和流程。通常需要提交情况说明、身份证明、毕业证书等材料，并由人才中心审核档案材料的真实性和完整性后方可重新托管。

档案调转并非一劳永逸。毕业生步入社会后，档案管理将伴随整个职业生涯。

1.动态更新意识

档案不是一成不变的。在工作后，产生的劳动合同、离职证明、年度考核表、职称评定材料、奖惩记录等新的重要材料，都需要及时归档。毕业生应了解材料归档的渠道，通常是通过工作单位的人事部门或档案托管的人才中心进行添加。

2.跟踪流动轨迹

每次工作变动、城市迁移，都可能涉及档案的再次转递。务必在离职前明确档案的下一站，并办理好转档手续，确保档案流转的连续性，避免断档。

3.利用信息化手段

现在许多省市的公共就业和人才服务机构都开通了线上查询系统。毕业生可以注册账号，在线查询档案所在地、状态等基本信息。养成定期查询的习惯，做到心中有数。

上海外国语大学贤达经济人文学院的毕业生档案调转工作，是学校育人服务的最后一环，也是学生迈向社会的第一道行政手续。它要求毕业生展现出应有的责任感和规划能力。通过提前了解政策、明确自身去向、严格遵守流程、保持主动沟通，每一位毕业生都能顺利完成这项重要任务，为自己的未来奠定一个规范、有序的人事基础。切记，档案是记录个人成长足迹的官方史书，善待档案，就是善待自己的历史和未来。