中南林业科技大学涉外学院毕业如何调档案呢(涉外学院档案转递)

在深入探讨调档流程之前，首先必须明晰毕业生档案究竟是什么，它包含哪些核心材料，以及为何它如此重要。毕业生档案是学生个人人事档案的起点，它汇集了个人从高中阶段直至大学本科毕业期间的一系列关键记录。

毕业生档案通常包含以下主要材料：

• 高中阶段档案：如高中毕业生登记表、学业水平考试成绩、高考报名登记表、高考体检表、高中党团材料等。
• 大学阶段档案：
  • 入学材料：如入学登记表、大学录取通知书副本等。
  • 学习材料：各学年学业成绩单、毕业论文（设计）成绩评定表。
  • 鉴定材料：学年鉴定表、毕业生登记表、体检表。
  • 党团材料：入党/入团志愿书、申请书、思想汇报、转正申请、培养考察记录等（如有）。
  • 奖惩材料：校级及以上奖励证书存根或记录、处分决定文件（如有）。
  • 毕业材料：就业通知书副本（即报到证副本，现多实行电子报到证）。

这些材料共同构成了一个完整的个人成长与学习轨迹证明。其重要性体现在多个方面：

• 身份确认与学历核查：是证明个人教育背景真实性的权威依据，用于公务员、事业单位、国企等招录的政审环节。
• 职业发展的基石：进入具有档案管理权限的单位后，毕业生档案将转入单位人事档案，成为计算工龄、评定职称、职务晋升、福利待遇核定（如社保）的基础。
• 继续深造的必备：考取研究生后，档案必须调往录取院校，完成学籍接续。
• 历史凭证：是个人早期经历的原始记录，具有不可替代的历史价值。

因此，对待档案转递，必须持有高度的责任感和严谨的态度。

档案转递并非无的放矢，其核心依据是档案的最终“接收地”。毕业生必须在办理调档手续前，明确自己档案的合法、合规去向，并获取相应的调档凭证。

第一步：确定档案接收单位

档案接收单位的选择取决于毕业生的毕业去向：

• 已就业：
  • 若就业单位是国家机关、国有企事业单位、大型公有制企业等具有人事档案管理权限的机构，档案应转至该单位的人事部门。
  • 若就业单位是私营企业、外资企业、民营企业等无人事档案管理权限的机构，或者未就业、自由职业，档案通常应转回生源地的公共就业和人才服务机构（如市/区/县人才交流中心、人力资源服务中心等），或单位委托存档的所在地人才市场。
• 国内升学：档案应转至考取的研究生院校的招生办公室或学生档案管理部门。
• 出国（境）深造：一般建议将档案转回生源地的公共就业和人才服务机构。
• 暂未确定去向：根据国家规定，学校可为毕业生提供一定期限的档案暂存服务（通常为两年），但两年后必须转出，一般会转回生源地。建议毕业生主动将档案转至生源地人才机构，以便及时计算工龄和办理相关手续。

第二步：获取调档函

调档函是档案接收单位出具的、同意接收毕业生档案的正式书面证明文件，是学校档案管理部门启动转档程序的唯一合法指令。没有调档函，学校无法办理档案转递。

• 如何获取：
  • 就业单位（有档案管理权的）：由单位人事部门开具。
  • 人才市场/生源地人才中心：毕业生需携带身份证、毕业证、户口本等相关材料，前往或通过线上渠道申请办理接收手续，由该机构开具。
  • 研究生院校：由录取院校的研究生院或招生办公室随录取通知书一并寄送，或要求考生自行在系统下载打印。
• 调档函内容：必须清晰注明接收单位全称、详细地址、邮编、联系人、联系电话，以及被调档学生的姓名、身份证号、毕业院校等信息，并加盖接收单位公章。

毕业生在拿到调档函后，应仔细核对所有信息是否准确无误。

在明确了档案去向并取得调档函后，毕业生需要按照中南林业科技大学涉外学院的规定流程，正式提交档案转递申请。

第一步：关注官方通知与联系负责部门

每年毕业季，涉外学院的学生工作处、就业指导中心或负责档案管理的具体科室（以下简称“档案管理部门”）会通过学校官网、官方微信公众号、班级群等渠道发布关于毕业生档案转递工作的详细安排通知。毕业生务必密切关注这些官方信息，了解办理时间、地点、所需材料、办理方式（线上或线下）等具体要求。

第二步：准备并提交申请材料

通常需要准备的材料包括：

• 调档函原件（核心材料）。
• 本人身份证复印件。
• 毕业证复印件（或提供证书信息供核验）。
• 可能需要的其他表格，如《毕业生档案转递申请表》等（以学校通知为准）。

第三步：办理方式

• 线下办理：毕业生本人在规定时间内，携带上述材料前往学校指定的档案管理办公室办理。如需委托他人代办，需提供本人亲笔签名的委托书、本人身份证复印件、代办人身份证原件及复印件。
• 线上办理：部分学校可能开通了线上申请系统。毕业生需登录系统，按要求上传调档函扫描件/照片、身份证照片等电子材料，在线填写档案接收地址等信息。线上办理已成为趋势，更加便捷高效。

第四步：信息确认与缴费

在提交申请时，务必当场或在线仔细核对档案接收单位的名称、地址、联系人、电话等信息，确保与调档函完全一致，任何差错都可能导致档案寄错或退回。根据规定，档案转递通常通过机要通信或EMS学生档案专用通道进行，可能会产生一定的邮寄费用，毕业生需按学校要求支付。

第五步：等待档案转出与查询

学校档案管理部门在收到申请并审核无误后，会分批集中办理档案转递手续。由于毕业生数量大，处理需要时间，一般不会立即寄出。档案寄出后，学校通常会提供档案转递单号或通过一定渠道公布寄出信息。毕业生应主动查询，并在一段时间后（通常15-30天）联系档案接收单位确认是否已收到档案。

档案转递环节多，细节繁琐，以下几个关键点和常见问题需要毕业生特别留意：

1.档案滞留学校的风险

切勿以为离校后档案会自动处理好。若毕业生未在规定时间内办理转档手续，或提供的调档函信息有误导致档案被退回，档案可能会滞留学校。超过两年择业期后，学校有权将档案转回生源地，但在此过程中极易出现档案遗失或“死档”（即档案失去效力，未被任何单位接收和管理）的情况。一旦成为“死档”，激活手续非常麻烦。

2.调档函的有效期

调档函通常有有效期（如30天、60天），毕业生应在有效期内尽快提交给学校。过期调档函可能需要重新开具。

3.档案转递方式的安全性

根据国家规定，高校毕业生档案必须通过机要通信或邮政EMS标准快递中的“学生档案”专用通道转递。严禁个人自行携带档案！这两种方式都具有可追溯、安全性高的特点。个人携带档案是违规的，且极易造成档案拆封或丢失，一旦拆封，档案真实性受损，接收单位将不予接收。

4.报到证与档案的关系

以往，纸质《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》是档案转递的重要凭证。近年来，国家推行毕业去向登记制度，很多省份已取消纸质报到证，实行电子报到证。无论形式如何，其功能已整合到毕业去向信息中。学校会根据毕业生在就业系统登记的最终去向信息作为转档依据之一，但调档函仍是启动转档程序的关键文件。

5.如何查询档案状态？

• 首先联系学校档案管理部门，询问档案是否已寄出及获取邮寄单号。
• 然后通过邮政EMS官网或机要通道查询系统（如有）跟踪物流信息。
• 务必主动联系档案接收单位，确认档案已妥投并已被签收入库。

6.档案地址填错了或情况有变怎么办？

如果在档案寄出前发现错误，应立即联系学校申请修改。如果档案已寄出，应第一时间同时联系学校档案管理部门和错误的接收单位，说明情况，请求拦截或退回档案，待档案退回学校后，再重新办理正确的转递手续。过程会非常周折，因此前期核对信息至关重要。

7.毕业后党组织关系转接与档案的关系

党员毕业生的党组织关系转接和人事档案转递是两套并行但关联的系统。人事档案中的入党材料会随档案一同寄往接收单位。但组织关系转接需要通过党员信息系统线上办理或开具纸质介绍信，接收单位党组织接收的是你的“组织关系”，而非仅仅档案中的材料。两者需同步进行，且接收单位党组织名称必须准确。

情况一：延期毕业或结业

对于延期毕业或仅获得结业证的学生，其档案处理方式与正常毕业生不同。档案会暂时保留在学校，待完成学业达到毕业条件后，再按应届生流程办理转档。

情况二：档案已退回学校

若因地址不详、单位拒收等原因导致档案被退回学校，毕业生应主动与学校联系，查明原因，重新提供有效的调档函和准确地址，申请再次转递。

档案到位后的管理

档案到达接收单位后，并非一劳永逸。毕业生应：

• 确认档案已由接收单位正式接收。
• 如档案存放在人才服务机构，了解是否需要办理报到、签订托管协议等手续。
• 在今后的工作和生活中，如产生新的重要材料（如学历提升后的学籍档案、职称评定材料、劳动合同等），应及时咨询存档机构如何归档，确保个人档案的连续性和完整性。

中南林业科技大学涉外学院的毕业生档案转递工作是一项严肃、规范的系统工程。毕业生作为档案的权益主体，必须承担起首要责任，主动了解政策，提前规划，严格按照流程操作，细致核对信息，并及时跟踪确认。唯有如此，才能确保这份承载着青春奋斗印记的宝贵文件安全、顺畅地抵达其应有的归宿，为个人未来的长远发展奠定坚实的基础。从校园到社会，妥善处理好档案事宜，是毕业生走向成熟、负责任的第一步。