长沙师范学院毕业如何调档案呢(长沙师院档案转出)

毕业生档案是记录个人主要经历、政治面貌、品德作风、学习表现、工作实绩等内容的文件材料，是用人单位选拔、聘用人才的重要依据。它关系到个人的职称评定、公务员考录、考研、入党、退休办理等诸多重大事项。对长沙师范学院的学生而言，完成学业步入社会之际，妥善处理档案转递是毕业流程中至关重要的一环。许多毕业生对此流程感到陌生甚至忽视其重要性，往往导致后续使用时出现麻烦。本文将全面、详细地阐述长沙师范学院毕业生如何调转档案，旨在为各位毕业生提供一份清晰、实用的操作指南。

一、 理解档案调转的核心概念与重要性

在深入了解具体操作步骤之前，必须首先建立对档案及其调转工作的正确认知。

毕业生档案其核心内容包括：高中阶段的学籍材料、高考报名登记表及体检表、大学期间的入学登记表、学习成绩单、学年考评表、毕业论文评定表、毕业生登记表、奖惩记录、党团组织关系材料、就业通知书（即报到证副本）等。这些材料共同构成了个人的“第二身份证”，具有极高的权威性和唯一性。

档案调转是指根据国家人事档案管理的规定，将档案从一个具备档案管理权限的机构（如长沙师范学院）通过机要通信方式，安全、准确地转递到另一个具备档案管理权限的接收机构的过程。整个过程必须遵循“公对公”的原则，个人绝不能私自携带和拆阅档案。

其重要性体现在：

• 职业发展的基石：进入国有企事业单位、考取公务员或事业单位，档案是政审环节的必备材料。档案缺失或信息不符将直接导致录取失败。
• 个人权益的保障：档案是计算工龄、评定职称、办理社会保险（养老、医疗等）和退休手续的核心依据。工龄的起始时间通常以档案转至工作单位或人才机构之日起算。
• 继续深造的敲门砖：被研究生院校录取后，目标院校会要求调取档案进行资格审查，档案未按时到达会影响甚至取消入学资格。
• 身份与历史的凭证：涉及入党、出国、公证等情况时，常需要查阅档案中的原始记录作为证明。

二、 调转档案前的准备工作

“凡事预则立，不预则废”。在正式启动调档流程前，充分的准备能有效避免后续的混乱和延误。

1.明确档案接收单位（档案去向）

这是所有准备工作中最核心的一步。毕业生必须根据自己的毕业去向，提前联系并确定一个具备人事档案管理权限的机构作为接收方。通常有以下几种情况：

• 已签订就业协议：如果就业单位是机关、事业单位、国有企业或大型知名企业，通常具备档案保管资格。务必向单位的人力资源部门确认：①单位是否接收档案；②接收档案的准确名称、地址和邮编；③接收部门的全称和联系电话。
• 就业于私企、外企或自主创业：这类单位一般不具备档案保管资格。档案通常需要委托单位所在地或户籍所在地的市、区级公共就业和人才服务机构（如XX市人才服务中心、XX区人力资源和社会保障局）保管。毕业生需自行联系这些机构，办理人事代理手续，获取调档函。
• 升学（考研、专升本成功）：档案将转至录取院校的招生办公室或学生档案管理部门。需从录取院校获取准确的调档函。
• 未就业、自由职业或出国：原则上，档案应转回毕业生生源地（通常指高考报名时的户籍所在地）的毕业生就业主管部门，如XX市人力资源和社会保障局、XX市教育人才交流服务中心等。务必提前咨询生源地相关部门，了解接收政策和要求。

2.获取调档函

调档函是由档案接收单位开具的、用于调取档案的正式公文。它是学校档案管理部门启动转递程序的唯一凭据。除了“升学到高校”的情况由录取学校主动发放外，其他情况往往需要毕业生主动向接收单位申请获取。
例如，联系人才市场办理托管后，人才市场会出具调档函；部分国企也会为拟录用员工出具此函。

3.确认个人信息与联系方式

确保在学校就业系统或辅导员处登记的个人信息（尤其是姓名、身份证号、档案接收单位的详细名称和地址）绝对准确。
于此同时呢，保持手机畅通，以便学校或接收单位在遇到问题时能及时联系。

4.关注学校通知

长沙师范学院通常会在毕业学年通过学校官网、就业信息网、二级学院通知、辅导员班会等多种渠道，发布关于毕业生档案转递工作的详细安排和时间节点。毕业生必须密切关注，切勿错过重要信息。

三、 长沙师范学院调档的具体流程与步骤

在做好前期准备后，即可按照学校的统一安排办理调档手续。流程通常如下：

1.提交调档依据与信息登记

毕业生需要将获取的调档函（或就业协议书、录取通知书等能证明档案去向的有效文件）提交给所在二级学院的辅导员或负责就业工作的老师。
于此同时呢，在学校要求的系统（如就业管理系统）或纸质表格上，准确无误地填写档案接收单位的全称、地址、邮编、接收部门及联系电话。这项工作通常在毕业离校前集中办理。

2.学校审核与整理档案

各二级学院将收集到的毕业生档案去向信息汇总后，统一报送至学校就业指导中心或档案室（具体负责部门以学校当年通知为准）。学校的档案管理部门会据此审核信息，并为每一位毕业生整理、封装、登记档案材料。这个过程需要一定时间，通常在毕业典礼后的1-2个月内集中进行。

3.通过机要通道转递档案

学校的档案管理部门会通过国家指定的保密运输渠道——“机要通信”，将封装好的毕业生档案批量寄往各个接收单位。机要通信虽然安全可靠，但运输速度较普通快递慢，跨省转递可能需要几周甚至更长时间。

4.查询档案转递状态

档案寄出后，长沙师范学院通常会提供一个查询期。毕业生应留意学校通知，通过学校提供的查询方式（如官网查询系统、电话咨询等）获取档案的机要号或寄出时间，以便后续跟踪。

5.确认档案是否到位

这是最关键也是最容易被毕业生忽略的一步。在学校寄出档案一段时间后（通常建议1个月后），毕业生必须主动联系档案接收单位，核实档案是否已经安全、完整地到达。切勿想当然地认为“学校寄出了就没事了”。只有接收单位确认收到，整个调档流程才算真正结束。

四、 毕业后的档案调转（改派调档）

很多毕业生在离校后的一年内（甚至更久）可能会更换工作，或者在工作一段时间后决定考研、考公成功，这就涉及到需要变更档案去向，即“改派”。

1.什么是改派

改派是指毕业生在首次办理《就业报到证》和档案转递后，因单位变动等原因，需要重新变更就业去向、更换报到证和档案接收单位的过程。各省对改派期限有规定（通常为毕业两年内），逾期将不再办理改派手续。

2.改派调档流程

• 第一步：获取新的接收函。与新单位或新的人才市场签订协议，获取新的调档函。
• 第二步：办理新的报到证。持新单位的接收材料、原单位的解约函（如需）、原报到证等，到湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心（或根据湖南省最新政策指定的机构）申请办理新的《就业报到证》。
• 第三步：向学校申请调档。将新的《就业报到证》和调档函的复印件（或电子版）提交给长沙师范学院档案管理部门，申请重新办理档案转递。
• 第四步：学校转递与本人确认。学校审核通过后，会按新地址寄出档案。毕业生同样需要跟踪并确认新接收单位已收到档案。

五、 常见问题与注意事项

1.档案可以自己带走吗？

绝对不可以。个人私自携带档案是违反国家档案管理规定的行为，会导致档案变成“死档”，任何正规机构都将拒绝接收。档案必须通过机要通道公对公转递。

2.忘记办理调档了怎么办？

如果毕业时未及时确定档案去向，档案通常会在学校保留一段时间（具体保留期限需咨询学校，通常为两年）。毕业生应尽快确定接收单位，然后联系学校就业指导中心或档案室，补办调档手续。超过学校保管期限后，档案可能会被统一转回生源地，届时需联系生源地档案管理部门查询。

3.如何查询档案状态？

首先通过学校查询档案是否寄出及机要号。然后，凭机要号可以尝试通过机要通信官网或电话查询邮寄轨迹。最终，务必以接收单位的确认结果为准。

4.档案丢失了怎么办？

这种情况极为罕见，但万一发生，应立即联系学校档案管理部门。需要尽力补办关键材料，如到学校档案馆复印成绩单、毕业生登记表等，并加盖公章。补办过程繁琐复杂，因此前期做好跟踪确认至关重要。

5.党员档案如何转递？

党员档案（入党志愿书、思想汇报等）是人事档案的一部分。通常随人事档案一同寄往接收单位。但如果接收单位党组织有特殊要求（如需单独开具党组织关系介绍信并自带党员档案），则需按照党组织关系转接流程单独办理，并提前与学校党委组织部沟通清楚。

长沙师范学院的毕业生档案调转工作是一项严谨、规范的系统性工程。它要求毕业生扮演好信息沟通桥梁的角色，既要充分了解自身的毕业去向，又要精准对接学校的流程要求，更要主动跟进档案的最终落脚点。唯有给予足够的重视，投入必要的精力，严格按照“准备-提交-跟踪-确认”的步骤行事，才能确保这份记录着自己青春与奋斗历程的珍贵文件安全、顺畅地抵达目的地，为未来的职业生涯铺平道路，扫清障碍。切记，档案无小事，事事需留心。