浙江药科职业大学毕业如何调档案呢(浙江药科职业大学档案调动)

档案是个人经历的真实记录。它通常包含了考生登记表、学习成绩单、在校期间的奖惩记录、入党入团材料、毕业生登记表、就业通知书（即报到证副联，虽现已简化但仍具参考意义）等。这些材料共同构成了一个学生在校期间全面表现的权威证明。

档案是组织人事管理的重要依据。毕业生进入国家机关、事业单位、国有企业等单位工作时，档案是办理入职、定岗定薪、计算工龄、评定职称、职务晋升的必要材料。即使在民营企业、外资企业工作，或者自主创业，档案存放于人才服务机构，也是办理社会保险（养老、医疗、失业等）、享受公共就业服务、出具相关证明的前提。

档案具有法律凭证效力。在办理退休、考研、考公务员、出国政审、遗产继承等重大事项时，档案中的相关记录是核查个人信息的核心依据。档案的缺失或断档（即档案未在具备人事档案管理权限的机构间正常流转），将给个人带来难以估量的麻烦和损失。

浙江药科职业大学的毕业生档案，在学生毕业前由学校学生工作处或专门的档案室统一管理。毕业时，学校会根据国家政策和毕业生的具体去向，启动档案转递程序。毕业生本人一般不能接触和保管自己的档案，必须通过机要通信或EMS档案专用通道进行公对公转递，以确保其安全性和机密性。

核心步骤一：确认档案接收单位（抬头）

这是整个流程中最关键的一步，直接决定了档案的最终流向。毕业生需结合实际情况，从以下几种主要类型中选择：

• 已落实就业单位且单位具备人事档案管理权限：通常指国家机关、事业单位、大型国有企业等。毕业生需向单位人事部门确认其能否接收并管理档案，并获取准确的单位名称、地址和邮编。学校将根据此信息邮寄档案。
• 已落实就业单位但单位不具备人事档案管理权限：多数民营企业、外资企业、中小型公司无人事权。此时，档案通常需要委托单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如人才市场、人才交流中心）管理。毕业生需向意向托管的人才机构咨询办理调档函事宜。
• 未就业、自主创业或灵活就业：档案一般转回户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构。这是最常见的默认去向，确保档案不会流失。
• 考取研究生或专升本：档案需转至录取院校的研究生院或学生档案管理部门。毕业生需向新学校获取调档函，并提交给母校。
• 出国（境）深造或工作：档案通常转回户籍所在地的人才服务机构存放。

核心步骤二：在学校就业系统中填报信息

浙江药科职业大学通常会通过就业指导中心或辅导员，组织毕业生在规定时间内登录学校的就业信息管理系统或进行书面登记。毕业生必须如实、准确地填写档案转递单位名称、详细地址、邮政编码、联系人及联系电话。任何信息的错漏都可能导致档案投递失败或遗失。

核心步骤三：关注离校手续办理通知

学校会在毕业前夕发布离校手续办理流程，其中包含档案转递的相关安排。毕业生需按要求完成所有离校环节，确保无欠费、无未归还图书等情况，以免影响档案的正常转出。

（一） 申请开具调档函

调档函是档案接收单位向档案现存单位发出的正式调取凭证，是启动档案调动程序的“钥匙”。

• 情形1：档案已由学校寄回原籍人才中心，现因工作变动需要调出。
  • 第一步：联系新单位或新单位所在地的人才服务中心，咨询接收档案所需材料（通常包括身份证、户口本、劳动合同等），申请开具调档函。
  • 第二步：新接收单位审核通过后，会向您户籍地的人才中心发出调档函。这份调档函可能直接寄给人才中心，也可能交给您本人转递。
• 情形2：毕业时档案暂留学校（一般有期限，如两年），现在需要调往某处。
  • 第一步：同上，先确定并联系好档案接收单位，获取调档函。
  • 第二步：将调档函原件（或清晰的电子版及打印件）、本人身份证复印件、毕业证复印件等材料，提交给浙江药科职业大学负责档案管理的部门（通常是学生工作处或档案室）。

请注意，调档函上必须明确写明调档单位名称（浙江药科职业大学）、调档人信息（毕业生姓名、身份证号）以及档案接收单位的详细名称、地址、联系方式和邮编。

（二） 学校审核与寄出档案

浙江药科职业大学档案管理部门在收到齐全、有效的调档材料后，会进行审核。审核无误后，将在一定工作日内（具体时限可咨询学校）办理档案转递手续。

• 转递方式：严格按照国家规定，通过机要通信或邮政EMS标准快递中的“学生档案专用通道”寄送。这两种方式都具有可追踪性，确保安全。
• 获取转递信息：档案寄出后，学校通常会提供一个机要号或EMS单号。毕业生应主动向学校询问并妥善记录此号码，以便后续查询。

（三） 跟进与确认档案到达

档案寄出不代表万事大吉，主动跟进至关重要。

• 查询物流信息：利用学校提供的单号，通过机要通信查询系统或邮政EMS官网跟踪档案物流状态。
• 联系接收单位确认：在档案预计到达时间后，主动打电话或亲自前往档案接收单位（如人才中心），核实档案是否已安全收到，并询问是否需要办理存档手续、签订托管协议等。这是确保档案成功“落户”的最后一步。

1.档案自带问题

严禁毕业生个人私自携带档案。学校直接将档案转递至接收单位是唯一合规途径。个人手持的档案将被大多数正规机构拒收，从而变成“死档”，激活手续非常复杂。

2.档案遗失或长时间未到

若查询发现档案长时间未到达（如超过正常邮寄周期一个月），应立即行动。首先联系学校档案部门，确认寄出时间和单号，核查邮寄过程。联系接收单位确认是否收到但未录入系统。如果确认遗失，需立即与学校协商，启动补办程序，补办过程极其繁琐，需到高中、大学等多个部门补开证明。

3.就业单位变更导致档案需二次调动

毕业后短期内更换工作非常普遍。如果第一份工作的单位已接收档案，换工作后新单位也需要档案，则需由新单位或新单位委托的人才中心向原档案存放地开具调档函，完成档案的二次调动。流程与上述类似。

4.暂缓就业与档案留校

部分毕业生可能申请了暂缓就业，将档案暂时保留在学校。需明确保留期限（通常为两年），并在此期限内及时办理转出手续。逾期未转，学校可能会按规定将档案寄回生源地，期间可能产生管理问题。

5.重要材料（如报到证）的变迁

根据国家最新政策，现已取消高校毕业生就业报到证。此前，报到证是档案转递的重要依据。现在，档案转递更多地依赖于毕业生与学校确认的就业去向信息和调档函。但以往签发的报到证及相关材料仍会存入档案，作为历史记录。

树立终身档案管理意识：将档案视为重要的个人资产，从毕业伊始就关注其流向，并在每次工作变动、居住地变更时，及时办理档案转移手续，避免断档。

保持沟通渠道畅通：在毕业离校时，务必记下学校就业指导中心和档案管理部门的有效联系电话。
于此同时呢，确保个人联系方式（手机、邮箱）更新及时，以便学校或档案接收单位在遇到问题时能联系到您。

核验信息务必精准：在向学校填报档案接收信息、申请调档函时，对所有单位名称、地址、邮编、电话等关键信息，必须反复核对，确保万无一失。一字之差，可能导致档案南辕北辙。

养成主动跟进习惯：不要被动等待。从提交调档申请后，就应主动询问学校办理进度；档案寄出后，立即获取单号并跟踪物流；档案到达预计时间后，主动致电接收单位确认。主动性是避免问题的最佳保障。

妥善保管相关凭证：调档函复印件、档案转递单号、与学校及接收单位的沟通记录（如邮件、通话记录）等，都应妥善保存一段时间，以备不时之需。