南昌交通学院毕业如何调档案呢(毕业档案调动)

高校毕业生档案是其在校期间学习、生活及社会实践活动的历史记录，是用人单位选拔、聘用人才的重要参考，也是个人办理就业落户、职称评审、婚育证明、退休养老等事务的凭证依据。南昌交通学院的毕业生档案调转工作严格遵循国家关于高校毕业生档案管理的相关规定，旨在确保档案安全、准确、及时地转递至毕业生指定的接收单位。整个过程需要毕业生本人、学校档案管理部门以及档案接收机构三方的密切配合与协作。

毕业生首先需要从思想层面高度重视档案调转事宜，充分认识到档案并非可有可无的“身外之物”，而是伴随个人职业生涯的重要法律文件。许多毕业生在离校时忙于庆祝或奔赴新的工作岗位，往往忽略了档案的转递，等到日后需要用时才发觉困难重重，补救过程耗时费力。
因此，提前了解、主动跟进是成功调档的第一步。

档案调转并非无的放矢，必须有明确的接收单位。
因此，在办理调档手续之前，毕业生必须首先确定自己档案的最终去向。根据毕业生的不同去向，档案接收单位主要分为以下几类：

• 已就业且单位具备档案保管权限：如果你被国家机关、国有企事业单位、大型公有制企业等有人事权的单位录用，通常单位会直接接收并管理你的档案。你需要向单位人事部门确认其是否具备档案接收资格，并请其出具正式的调档函。
• 已就业但单位无档案保管权限：大多数民营企业、外资企业、合资企业等无人事档案管理权限。这种情况下，你的档案通常需要委托单位所在地或生源地的公共就业和人才服务机构（如人才市场、人才交流中心）进行管理。你需要联系此类机构办理档案托管手续，并由他们向你出具调档函。
• 升学：如果你考取了研究生或其他更高学历的院校，录取院校的招生办公室或研究生院会向你发出《录取通知书》以及相关的调档通知。这份通知即具有调档函的效力。
• 未就业、自由职业或出国：通常情况下，学校会建议并将档案转递至毕业生生源所在地的县级以上公共就业和人才服务机构（即“打回原籍”）。毕业生需要主动联系生源地的人才中心，确认其接收档案的具体名称和地址。
• 参军入伍：档案将转至相应的部队政治工作部门管理。

获取调档函是启动整个调档流程的核心关键。这份文件是档案接收单位同意接收你档案的正式书面证明，上面会清晰注明接收单位的全称、详细地址、邮编、联系人及联系电话。毕业生务必确保这份信息的绝对准确，任何错误都可能导致档案投递失败。

在拿到了准确的调档函之后，毕业生需要按照南昌交通学院规定的流程办理调档手续。虽然各二级学院的具体通知可能略有差异，但整体流程通常如下：

• 第一步：毕业去向登记与信息核对：学校就业指导部门或辅导员会组织毕业生进行毕业去向登记（通常在毕业学年的下学期）。毕业生需在全国高校毕业生就业管理系统（或学校自建系统）中如实填写档案转递单位名称、地址、邮编等信息。这是学校编制档案转递方案的基础，务必认真对待，反复核对。
• 第二步：提交调档函及相关材料：毕业生需要将获取的调档函原件（或录取调档通知）、身份证复印件等材料，在规定的时间内提交给所在学院的辅导员或负责档案管理的老师。部分学校可能允许提交清晰的电子扫描件，但务必以学院的具体通知为准。
• 第三步：学校审核与转递准备：学校档案管理部门（通常是学生工作处或档案馆下设科室）会集中审核所有毕业生的调档信息和调档函，确认无误后，将批量整理档案，填写转递通知单，并通过专门的渠道进行寄送。
• 第四步：档案转递与寄送：根据国家规定，高校毕业生档案必须通过机要通信或邮政EMS标准快递进行转递。严禁个人自行携带档案！学校会通过这两种方式之一将档案寄往调档函上指定的单位。机要通信是一种比普通邮政更为安全、保密性更高的文件传递方式，但邮寄速度相对较慢，且不支持个人查询实时物流。
• 第五步：支付费用：通常情况下，档案从学校转出的邮寄费用由学校承担。但部分档案接收机构（如某些人才市场）可能会收取档案托管费，此费用由毕业生自行与接收机构协商解决，与学校无关。

档案寄出并不意味着万事大吉，毕业生必须主动跟进，确认档案是否安全到位。

• 查询档案转递状态：档案寄出后，学校会提供一批档案转递的单号信息（机要号或EMS号）。毕业生应主动向辅导员或档案管理老师询问查询方式。通过机要通信转递的，可向学校查询机要号，然后拨打当地机要局的电话查询（机要查询周期较长，通常为寄出后1-2个月）。通过EMS转递的，可直接通过EMS官网用单号查询物流信息。
• 确认档案接收：在档案寄出后的一段时间（通常为1-4周，机要通道可能更久），毕业生必须主动联系档案接收单位的人事部门或档案室，核实他们是否已收到并审核无误你的档案。这是最终确认档案安全落地的唯一可靠方法。
• 领取《报到证》并报到：对于已就业的毕业生，学校还会发放《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》（简称《报到证》）。你需要持《报到证》在规定的期限内到档案接收单位或指定人事部门办理报到手续，完成档案关系的最终落地。

在调档过程中，可能会遇到一些常见问题：

• 问题一：暂缓就业与档案暂存：部分毕业生可能因就业单位未最终确定等原因申请暂缓就业。经学校批准后，档案可以在学校暂存一段时间（通常为两年）。在此期间，一旦确定档案去向，应尽快凭调档函到学校办理转出手续。两年期满后，若仍未办理，学校将按规定将档案转回生源地人才机构。
• 问题二：调档函信息错误或变更：如果提交调档函后，发现接收信息有误，或因更换工作等原因需要变更档案去向，必须立即联系学院辅导员和学校档案管理部门，说明情况，并尽快提交新的、正确的调档函，以免档案被误寄。
• 问题三：档案滞留或丢失：如果长时间查询不到档案下落，或接收单位表示未收到，应立即与学校档案管理部门联系，双方配合，根据转递单号循线查找。确认为丢失的，需要由责任单位出具证明，并尽快回校补办档案材料（如成绩单、录取花名册、毕业登记表等复印件并加盖公章），但这将是一个极其繁琐的过程。
• 问题四：成为“死档”：档案个人手持超过一定时间或私自拆封，就会变成无效的“死档”。一旦发生这种情况，任何正规单位都不会接收。毕业生千万不可好奇拆封档案袋。如果不慎成为死档，需联系生源地人才机构咨询如何激活，或寻求专业人事代理机构的帮助。

为确保档案调转过程万无一失，南昌交通学院的毕业生应注意以下几点：

• 主动沟通，责任在先：档案是你自己的事，必须承担起首要责任。主动联系就业单位/人才市场/学校，主动询问流程，主动核对信息，主动跟踪状态。
• 把握时间节点：密切关注班级群、学院网站发布的关于档案工作的各项通知，严格按照学校规定的时间节点完成信息登记、材料提交等各项工作，错过集中办理时间可能会耽误档案转递。
• 确保信息绝对准确：反复核对调档函上的单位名称、地址和邮编，哪怕一个字的错误都可能导致档案无法投递。提交给学校的任何信息都要确保与调档函完全一致。
• 保管好个人凭证：妥善保管好《报到证》、调档函副本、档案转递单号等所有相关凭证，这些都是日后查询和办理手续的重要依据。
• 长期关注档案动向：即使在毕业初期顺利转档，在今后工作中如果发生跨地区、跨单位的工作变动，都需要及时办理档案的转移手续，确保其始终“人档一致”，动态管理。

总而言之，南昌交通学院毕业生档案的调转是一项严肃、规范的工作，其主线清晰：确定接收单位→获取调档函→提交学校→学校转递→本人确认接收。整个过程要求毕业生秉持高度的责任心，做到细心、耐心和主动。只有顺利完成了档案的转递与落户，毕业生才能毫无后顾之忧地投入到新的学习或工作岗位中去，开启人生崭新的旅程。切记，档案事关重大，妥善处理是对自己未来的一份重要投资。