山东城市服务职业学院毕业如何调档案呢(毕业档案转递指南)

高校毕业生档案的转递工作是学生管理工作的收官环节，关系到每一位毕业生的切身利益和未来发展。山东城市服务职业学院的毕业生在办理档案调取时，必须遵循国家关于流动人员人事档案管理的相关规定以及学校的具体工作安排。
下面呢将分步骤、分情况详细阐述档案调取的完整流程、注意事项及常见问题处理。

在具体操作调档流程之前，毕业生首先需要深刻理解档案是什么以及它为何如此重要。毕业生档案通常包含以下几个核心部分：

• 高中阶段档案：如高中毕业生登记表、学业水平考试成绩、高考报名登记表、体检表等。
• 大学阶段档案：主要包括入学登记表、学习成绩单、学籍卡、毕业生登记表、实习鉴定表、奖惩材料、党团组织关系材料（入党/团申请书、思想汇报、转正申请书等）、学位授予证明等。
• 报到证副本（就业通知书）：这是计划经济时代遗留的重要凭证，在特定情况下（如进入国有企事业单位）仍会放入档案。

档案的重要性体现在其是个人经历的唯一权威证明：

• 就业敲门砖：公务员、事业单位、国有企业招聘时必须审查档案，确认学历、经历、政治面貌的真实性。
• 职业发展基石：职称评定、职务晋升、岗位调动都需要依据档案材料进行审核。
• 社会福利保障凭证：办理社会保险（养老、医疗、失业等）、计算工龄、退休审批等环节，档案是关键的参考依据。
• 人生大事记录：涉及入党、出国政审、公证等事项时，都需要调阅档案。

因此，毕业生必须高度重视档案的转递，确保其安全、准确、及时地到达指定的接收单位。

档案调取并非无的放矢，其首要前提是明确档案的接收单位。毕业生需要根据自身的毕业去向，确定档案应该寄往何处。通常有以下几种情况：

• 已落实就业单位，且单位具有人事档案管理权限：这种情况最为直接。这类单位通常包括国家机关、事业单位、国有大中型企业等。毕业生需要向单位人事部门确认其是否具备接收和保管档案的资质，并获取准确的档案接收单位名称、详细地址、邮编和联系人电话。
• 已落实就业单位，但单位不具备人事档案管理权限或需托管在指定机构：绝大多数民营企业、外资企业、中小企业不具备独立人事权。这种情况下，档案通常需要委托单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如市/区人才服务中心、人力资源市场）进行管理。毕业生需咨询单位人事或自行联系相关人才机构，办理档案托管手续，获取调档函或接收证明。
• 未就业、自由职业或自主创业：档案通常转回毕业生生源地的公共就业和人才服务机构或教育局（具体接收单位需根据生源地政策确认，可咨询当地人社局）。这是最常见的档案去向，确保档案不会丢失，待毕业生落实工作单位后，可再从生源地调出。
• 考取专升本或研究生继续深造：档案需要转至录取院校。毕业生需凭录取通知书向学校提供录取院校的调档函或录取通知书上注明的档案接收信息（包括院校名称、档案管理部门、地址、邮编等）。
• 出国（境）留学：档案一般可转至生源地人才服务机构，或教育部留学服务中心（需满足该中心的具体要求）。
• 参加“三支一扶”、“西部计划”等基层项目：档案通常由项目组织实施机构或项目服务地的人才服务机构负责管理，需根据项目具体要求办理。

确定去向是整个调档流程的基石，信息务必准确无误。

山东城市服务职业学院通常在学生毕业学年会启动毕业生就业及档案转递工作。毕业生需要密切关注学校（通常通过二级学院、辅导员或学校就业指导中心、档案室）发布的通知公告。

1. 信息核对与确认：学校会组织毕业生核对个人基本信息（姓名、身份证号、专业等）和档案转递信息。这是最关键的一步。毕业生必须认真核对学校提供的《毕业生档案转递信息确认表》或类似表格，确保填写的档案接收单位名称、地址、邮编绝对准确。任何错误都可能导致档案寄错、退回甚至丢失。确认后需本人签字。
2. 提交相关证明材料：根据不同的档案去向，毕业生可能需要向学校提交相应的证明材料复印件（如劳动合同、就业协议、调档函、录取通知书等），以供学校审核和备案。
3. 领取《报到证》：在部分情况下（特别是涉及体制内就业或需要落户时），学校会根据毕业去向为毕业生办理《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》。报到证的抬头单位通常与档案接收单位一致，其副本将放入学生档案中。毕业生需妥善保管好自己的报到证正本。
4. 关注档案转递时间：学校档案室不会在毕业生离校当天立即寄出所有档案。通常，档案的整理、封装和邮寄需要一个集中的时间段，一般在毕业生离校后的一至两个月内完成。学校会公布大致的档案寄出时间。

根据国家规定，高校毕业生档案必须通过机要通信或邮政EMS标准快递中的“大学生档案转递”专用通道进行转递，严禁个人自带档案。

• 机要通信：一种专门用于传递党政军机关及国有企事业单位重要文件的保密邮寄方式，安全系数最高，但速度相对较慢，且查询跟踪不如普通快递方便。通常用于寄往机关事业单位、国有企业等的档案。
• 邮政EMS“大学生档案”通道：这是目前最主流的档案转递方式。EMS会提供唯一的物流单号，毕业生可以通过单号在网上实时跟踪档案的物流状态。

山东城市服务职业学院在档案寄出后，通常会向毕业生提供查询档案寄送状态的途径，例如：

• 在学校官网的特定页面（如就业信息网、档案室网站）输入学号或身份证号查询EMS单号。
• 由二级学院或辅导员统一发布EMS单号信息。

毕业生在获知单号后，应主动通过中国邮政EMS官网跟踪物流信息，确认档案是否已安全送达接收单位。

查询到档案已被签收，并不代表万事大吉。毕业生仍需完成最后一步——向档案接收单位确认。

1. 主动联系确认：在档案显示签收后的一到两周内，毕业生应主动通过电话或现场前往的方式，联系档案接收单位（如人才服务中心的人力资源服务窗口），提供自己的姓名、毕业院校、身份证号等信息，查询档案是否已入库，并确认档案材料是否齐全。这一步至关重要，可以及时发现并处理问题。
2. 办理档案托管手续：对于将档案存放在人才服务中心的毕业生，可能需要现场或网上签订人事代理协议，缴纳一定的档案管理费（目前许多地区已免费），并领取《存档证明》或了解网上查询档案状态的方法。
3. 妥善保管相关凭证：将《报到证》、存档证明、调档函复印件等重要文件妥善保管，以备日后需要时使用。

在档案调取过程中，可能会遇到一些特殊情况：

• 档案滞留学校（超过两年择业期）：根据规定，学校仅为毕业生提供两年的档案保管服务（择业期）。超过两年仍未办理转出手续的，学校原则上会将档案转回生源地人才机构，但具体操作各校有差异。毕业生应尽快联系学校档案室，说明情况，办理转出手续，否则档案可能成为“死档”。
• 档案丢失：这是最严重的情况。一旦怀疑档案丢失，应立即联系最后一個正常流转的环节（如学校或接收单位）进行查找。如确认丢失，需要向学校申请补办。补办过程极其繁琐，需回高中和大学逐一补齐相关证明材料的原件或加盖公章的复印件。
  因此，预防远胜于补救。
• “死档”激活：档案长期拿在自己手中或存放在无资质机构，就会变成“死档”。激活需联系户籍所在地或拟接收档案的人才服务机构，咨询激活条件和流程，通常需要审查档案材料的完整性、真实性，过程复杂。
• 改派后的档案调整：毕业生在首次派遣后，如更换了工作单位且需要变更档案去向，需办理改派手续，获取新的报到证，然后凭新报到证等材料向原档案接收单位申请调档，并将新调档函提供给学校，由学校重新办理转递。

档案管理是一项伴随职业生涯乃至整个人生的长期工作。毕业生不应在离校调档后就对档案不闻不问。每当工作单位、所在地点发生变动时，都应考虑到档案的同步转移。要养成定期（如每隔几年）确认档案存放地、状态是否正常的习惯。在信息化时代，许多人才服务机构提供了网上查询服务，方便毕业生随时掌握档案动态。将档案管理纳入个人职业发展规划的重要组成部分，是对自己未来高度负责的表现。

山东城市服务职业学院的毕业生调取档案是一项系统性、规范性极强的工作。它要求毕业生具备前瞻性，提前规划，细心核对，主动沟通，并持续关注。只要严格按照“明确去向→准备材料→核对信息→关注转递→查询跟踪→确认入库”的流程操作，并与学校、接收单位保持有效互动，就能确保这份记录着自己青春奋斗历程的珍贵文件得到妥善安置，为未来的扬帆远航奠定坚实的基石。每一位毕业生都应成为自己档案的第一责任人，守护好这份独一无二的人生履历。