青岛科技大学毕业如何调档案呢(毕业调档案指南)

毕业生档案是记录个人学习经历、政治面貌、品德作风、学业成绩、实践能力等内容的具有法律效力的重要文件，是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有重要的凭证依据和参考价值。青岛科技大学（以下简称“青科大”）的档案调转工作通常由学校学生工作处或就业指导中心下属的档案管理部门统一负责。毕业生必须清楚，个人是不能接触和私自保管本人档案的。

档案调转的核心原则是“档随人走”，即档案的最终去向应与毕业生报到证（或就业通知书）开具的单位（或地区）保持一致。
因此，调档流程的启动，始于明确并确认自己的毕业去向。

在正式办理调档手续前，毕业生需要完成以下几项关键准备工作，这是整个流程的基础。

• 确认毕业去向与档案接收单位

  这是最关键的一步。毕业生需根据自身情况，明确档案需要寄往何处。主要分为以下几类情况：

  • 已签订就业协议（劳动合同），且单位具有档案管理权限：例如国家机关、事业单位、国有企业等。档案应转递至该用人单位的人事部门。毕业生需要向单位确认其详细的档案接收地址、单位名称、联系人及联系电话。
  • 已签订就业协议（劳动合同），但单位不具备档案管理权限：绝大多数民营企业、外资企业等。档案通常需要委托单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如人才服务中心、人才市场）管理。毕业生需要向单位或自行联系相应的人才机构，确认其是否接收档案以及具体的接收要求。
  • 国内升学：考取研究生或第二学士学位。档案应转递至录取院校的招生办公室或研究生院。毕业生需从录取院校获取准确的调档信息。
  • 出国（境）深造或工作：档案通常转递至户籍所在地的公共就业和人才服务机构。
  • 暂未就业、自由职业、自主创业等：档案一般转回户籍所在地的公共就业和人才服务机构。这是最常见的档案去向，也称为“档案回原籍”。
• 获取关键凭证——《调档函》

  《调档函》是调取档案的法定凭证，由档案的接收单位出具。对于上述不同情况：

  • 就业单位/人才机构：毕业生需联系档案接收单位，请求对方出具并邮寄或发送电子版《调档函》。函件上需清晰写明调档单位名称、地址、联系人、电话、调档人姓名、身份证号等信息，并加盖单位公章。
  • 升学院校：录取院校通常会随录取通知书一并寄送《调档函》，或在学校官网发布相关通知和调档函模板。
  • 档案回原籍：部分情况下，户籍地人才机构可能不主动出具调档函，而是依据青科大根据就业系统信息生成的报到证（抬头为原籍人才中心）作为转档依据。但为保险起见，建议毕业生主动联系原籍人才中心，确认其接收流程，必要时请其出具接收证明。
• 关注学校通知，完成离校手续

  青科大每年毕业季前，都会通过学校官网、就业信息网、微信公众号、班级辅导员等渠道，发布详细的毕业生档案转递工作安排。毕业生务必密切关注，了解网上登记时间、材料提交截止日期、办理流程等。
  于此同时呢，须按规定办清所有离校手续（如图书归还、费用结清等），否则可能会影响档案的正常转出。

在准备好上述材料并明确去向后，毕业生需要按照学校规定的方式和时限，完成档案转递信息的登记与确认。

• 登录学校就业管理系统进行网上登记

  这是目前高校最主要的档案信息采集方式。毕业生需登录青科大的毕业生就业信息管理系统或相关服务平台。

  • 找到“档案转递”或“毕业去向登记”等相关模块。
  • 根据系统提示，准确无误地填写或核对档案接收单位的全称、详细地址、邮政编码、联系部门、联系人及联系电话。这些信息必须与《调档函》上的信息完全一致。
  • 选择或填写档案转递方式（通常为“机要通信”或“EMS标准快递”，由学校统一规定）。
  • 仔细核对所有信息后，提交并确认。此项操作至关重要，一旦提交，学校将以此为依据进行档案封装和寄送，任何错误都可能导致档案寄错、退回或丢失。
• 提交书面材料（如需）

  部分情况下，学校可能要求毕业生将《调档函》的纸质版原件或复印件提交至学院辅导员或学校档案管理部门备案。务必遵循学校的具体要求。

• 核对与确认

  信息提交后，学校可能会进行公示或提供再次核对的机会。毕业生应认真核对同学或自己的信息，发现问题立即联系辅导员或就业指导中心修改。

毕业生完成信息登记后，学校档案管理部门将进入批量处理阶段。

• 学校集中处理与寄送

  青科大档案管理部门会审核所有毕业生提交的档案转递信息，整理、封装学生档案，然后通过机要通信或邮政EMS标准快递等国家指定的安全渠道，分批寄出档案。这个过程通常在毕业生离校后（7月至8月）集中进行。

• 档案转递的时间周期

  档案寄送需要一定时间，尤其是机要通信，速度相对较慢，跨省传递可能需要几周甚至更长时间。毕业生需耐心等待。

• 主动查询档案到达情况

  这是毕业生个人必须履行的责任。学校寄出档案后，通常会提供一个机要号或快递单号（可通过学校系统查询或咨询辅导员）。毕业生应：

  • 在预计档案已到达的时间点（如寄出后1个月左右），主动联系档案接收单位（你填写的那个单位），询问档案是否已安全到达。
  • 提供自己的姓名、毕业院校等信息，请求对方核查。
  • 如果长时间未到达，可根据单号向邮政机要部门或EMS查询物流信息。
  • 切勿置之不理！确认档案安全到达是调档流程结束的标志。

• 毕业离校时尚未落实去向

  档案将默认转回户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构。毕业生仍需在学校系统中确认此信息。待落实工作单位后，需由新单位或新单位委托的人才机构出具调档函，毕业生凭此调档函回户籍地人才中心办理档案调出手续。

• 毕业后短期内变更工作单位或档案去向

  如果档案尚未从学校寄出，需立即联系学校就业指导中心，提交新的调档函和相关说明，申请变更转递信息。如果档案已寄出但尚未到达原指定单位，情况会非常复杂，需立即同时联系学校档案室和原指定接收单位，尝试拦截或退回。如果档案已到达原单位，则需按正常的流动人员调档程序办理，即由新单位出具调档函，到原档案存放单位办理调出。

• 档案暂存学校（缓派）

  部分高校为尚未落实去向的毕业生提供为期两年（具体以学校政策为准）的档案暂存服务。如有需要，毕业生应向学校提出书面申请并获批准。在暂存期内找到工作或确定去向后，须及时回校办理转档手续。暂存期满后，学校将统一将档案转回生源地。

• 《报到证》取消后的影响

  根据国家最新政策，已经取消高校毕业生就业报到证。这使得《调档函》的作用更加凸显，成为档案转递的核心依据。毕业生更需确保调档函的准确性和权威性。

• 信息准确性是生命线

  填错接收单位名称或地址是导致档案问题的最常见原因。填写时务必逐字核对《调档函》，确保一字不差。

• 严禁个人自带档案

  任何情况下都不要自行将档案从学校提走。个人携带的档案，接收单位有权拒收，其真实性和完整性也会受到质疑，从而变成“死档”。

• 及时办理，避免成为“死档”

  如果档案长期滞留在个人手中或无人管理的状态，就会失去效力，成为“死档”。激活“死档”程序繁琐复杂。
  因此，务必在毕业时按规定流程及时转递档案。

• 保持沟通畅通

  确保留给学校的联系方式（如手机号）在毕业后一段时间内有效，以便学校在遇到问题时能及时联系到你。

• 明确责任主体

  毕业生本人是档案安全的第一责任人。学校负责安全寄出，档案接收单位负责安全接收。而“确认档案是否安全到达”这个承上启下的环节，必须由毕业生主动完成。

青岛科技大学的毕业生档案调转工作是一个系统化、规范化的过程。只要毕业生能够树立正确的档案意识，提前规划，认真细致地完成每一个步骤，积极与学校及接收单位沟通，就一定能够顺利、安全地完成档案的转递，为未来的发展扫清障碍。切记，档案事务无小事，谨慎对待方为上策。