同济大学毕业如何调档案呢(同济调档指南)

毕业生档案是记录个人学习经历、政治面貌、品德作风、学业成绩、社会实践、奖惩情况等的重要历史材料，具有原始性、真实性、保密性的特点。它不仅是用人单位选拔、聘用、考核人才的重要依据，也是个人办理社会保险、职称评审、职务晋升、退休手续乃至某些情况下出国政审的必备文件。对于同济大学的毕业生而言，在完成学业、即将离校之际，妥善处理档案调转事宜，是确保个人职业生涯平稳起步的关键一环。
下面呢将详细阐述同济大学毕业生的档案调转流程、注意事项及相关问题。

档案调转的启动，核心在于一份关键文件——调档函。调档函是由具备人事档案管理权限的机构出具，用于向原档案保管单位（即同济大学）申请调取毕业生档案的正式公文。毕业生本人不能自行提取或携带档案。

调档函的出具单位通常包括：

• 已落实就业单位且该单位具有人事档案管理权限：如国家机关、事业单位、国有大中型企业等，其内部的人事部门或人力资源部门可以直接出具调档函。
• 就业单位委托的人才服务机构：大多数民营企业、外资企业等不具备独立人事档案管理权限，会委托所在地的公共就业和人才服务中心（如上海市学生事务中心、各区人才服务中心等）管理员工档案。此时，调档函由该人才服务机构出具。
• 录取院校的研究生院或招生办公室：考取国内其他高校或科研院所硕士、博士研究生的毕业生，由录取学校出具调档函。
• 户籍所在地的公共就业和人才服务中心：未就业、出国深造或自主创业等情况的毕业生，通常选择将档案迁回户籍所在地的县级以上（含县级）公共就业和人才服务中心进行托管。

毕业生必须首先明确自己的档案接收单位，并获取由该单位开具的、抬头为“同济大学”、内容清晰、盖章有效的正式调档函。这是启动一切调档流程的前提。

同济大学通常会在毕业生离校前，通过学校就业指导中心、学院辅导员、或专门的毕业离校系统（如“同济大学生就业信息网”及相关线上办理平台）发布关于毕业生档案转递工作的通知。毕业生应密切关注这些官方渠道，及时完成以下准备工作：

• 登录离校系统或填写档案转递信息表：学校会要求毕业生在规定时间内，在线或书面填写《毕业生档案转递信息表》。这张表格至关重要，需要准确无误地填写以下信息：
  • 档案接收单位全称：必须与调档函上的公章名称完全一致，不能使用简称。
  • 档案转递详细地址：包括省、市、区、街道、门牌号及邮编。
  • 档案接收部门：如“人力资源部”、“人事处”、“学生档案室”等。
  • 联系人及联系电话：确保电话畅通，以便档案寄出后学校或邮局必要时联系。
• 仔细核对个人信息：在提交信息前，务必反复核对姓名、学号、身份证号等关键个人信息，确保与档案袋外信息一致，避免因信息错误导致档案无法准确投递或对档。
• 提交调档函：根据学校要求，将获取的调档函原件或清晰电子扫描件提交给所在学院负责毕业生工作的老师或学校档案管理部门。线上系统通常需要上传电子版。

此阶段工作的准确性和及时性，直接决定了后续档案转递的效率和成功率。任何疏忽都可能造成档案被退回或滞留。

在毕业生完成信息填报并提交调档函后，同济大学学生档案管理部门将按照以下流程进行操作：

学校档案管理部门会集中审核所有毕业生提交的档案转递信息及调档函，确保信息完整、格式规范、单位具备接收资质。审核无误后，将调档函归档，并依据毕业生填报的信息制作档案转递地址清单。

档案管理人员会逐一整理毕业生的学籍档案材料，确保材料齐全（一般包括高中档案、入学登记表、成绩单、学位证明、党团组织关系材料、奖惩记录等），然后进行规范的密封、装袋，并在档案袋外标明关键信息。

根据国家规定，高校毕业生档案必须通过机要通信或“EMS标准快递”中的“学生档案专用通道”进行转递。这两种方式都具有严格的交接手续和轨迹查询系统，确保档案传递的安全性和可追溯性。学校不会将档案交给毕业生个人携带。档案寄出后，学校会将寄出日期、机要号或EMS单号等信息录入系统。

档案寄出后，毕业生需要主动查询档案是否安全到达接收单位。查询途径通常包括：

• 联系档案接收单位：直接电话或上门咨询对方人事部门或档案室，确认是否已收到并录入你的档案。
• 查询学校提供的转递信息：部分学校会提供机要号或EMS单号，毕业生可凭此通过机要通信查询系统或EMS官网跟踪物流轨迹。
• 关注户籍地人才服务中心官网：如果档案转回原籍，许多地方人才中心网站提供档案查询功能，输入姓名和身份证号即可查询。

建议在档案寄出后1-2个月左右进行查询，因为机要传递需要一定时间。若长时间未查到，应及时联系学校档案管理部门协助核查。

针对不同的毕业去向，调档的具体要求和注意事项略有差异：

这是最直接的情况。毕业生需向单位人事部门确认其具备资质并申请开具调档函。填写信息时，务必使用单位提供的准确名称和地址。

这是最常见的情况。毕业生需明确单位委托的是哪家人才服务机构（通常有指定），然后联系该机构办理人事代理手续，由机构出具调档函。切勿将档案直接填到就业单位。

考取研究生或第二学士学位的毕业生，凭录取院校发出的调档函（通常随录取通知书一并寄送）办理调档。档案将直接寄往录取院校的指定部门。

选择出国留学的毕业生，一般将档案转回户籍所在地的公共就业和人才服务中心。这是最稳妥的选择，便于日后回国就业时调取。需联系户籍地人才中心确认接收事宜并获取调档函信息。

此类情况的毕业生，强烈建议将档案转至户籍地人才服务中心进行免费托管。这能保证档案的连续性和有效性，避免成为“死档”。切勿将档案滞留学校或个人手中。

在档案调转过程中，毕业生可能会遇到以下问题，需提前防范：

• 调档函信息错误或不全：如单位名称与公章不符、地址不详、无联系人电话等。收到调档函后应立即仔细检查，发现问题及时联系出具单位更正。
• 错过学校规定的信息填报截止日期：这将导致你的档案无法随批次统一寄出，可能滞留学校，需要后续单独办理，流程更复杂，耗时更长。务必关注截止时间。
• 档案接收单位选择不当：例如，将档案转到不具备资质的小型私营企业或无人事权的单位，可能导致档案丢失或无法正常流转。务必确认接收单位的资质。
• 档案成为“死档”：如果档案在个人手中保存超过一定期限（通常为两年），或长时间未存放在正规档案管理机构，就会变成“死档”，激活手续非常繁琐。切记档案绝不能自持。
• 忘记查询档案到位情况：寄出不等于收到。务必主动跟进，确认档案安全抵达。如果发现档案寄丢，要立即联系学校档案管理部门，凭机要号或EMS单号启动查找程序。
• 党组织关系与档案分离转递：党员毕业生的党组织关系转接是一个独立但相关的过程，通常需要开具《中国共产党党员组织关系介绍信》。虽然党组织档案是人事档案的一部分，但组织关系的接转需按党内规定另行办理，务必向学院党组织咨询清楚。

同济大学毕业生的档案调转是一项严肃、规范、环环相扣的工作。毕业生作为责任主体，必须树立正确的档案意识，积极主动地与学校、用人单位或人才服务机构沟通，严格按照流程和要求操作，确保每一个环节准确无误。一份安全抵达、管理规范的档案，将为你的职业发展奠定坚实的人事基础。从同济园步入社会，妥善处理好档案事宜，是迈向成熟、负责任职业生涯的第一步。