重庆化工职业学院毕业如何调档案呢(毕业档案转递指南)

毕业生档案主要包含以下材料：

• 高中阶段档案：如高中毕业生登记表、学业水平考试成绩、高考报名登记表、体检表等。
• 大学阶段档案：这是档案的核心部分，包括入学登记表、学年鉴定表、学习成绩单、军训鉴定表、毕业生登记表、学位授予证明（如适用）、就业通知书（即报到证的白联，现已逐步电子化或取消，但历史遗留档案中可能存在）等。
• 党团组织材料：如入党/入团志愿书、申请书、转正申请书、思想汇报、党团组织关系介绍信等。这部分材料通常由党团组织单独密封，随人事档案一并转递。
• 奖惩材料：在校期间获得的重要奖项记录或处分决定文件。
• 其他补充材料：如体检报告、实习鉴定表等。

档案的完整性、真实性和流转的连续性至关重要。一旦出现断档、材料缺失或私自拆封的情况，将会在后续的政审、干部身份认定、退休工龄计算等环节带来极大的麻烦。
因此，对待档案调转，务必秉持严谨、负责的态度。

档案调转的第一步，也是最关键的一步，是明确你的档案将由谁接收。这个接收单位不是随意填写的，它必须基于你毕业后的实际去向，并且该单位必须具备人事档案管理权限。通常，档案接收单位分为以下几类：

• 有档案管理权的用人单位：主要指国家机关、事业单位、大型国有企业等。这些单位通常设有专门的人事部门或档案室，可以直接接收并管理员工档案。如果你签约了此类单位，档案接收单位名称、地址和邮编应直接向该单位的人事部门咨询获取。
• 公共就业和人才服务机构：这是绝大多数毕业生的档案流向地。包括：
  • 户籍所在地的市、区（县）级人力资源和社会保障局下属的人才交流服务中心（或人才服务中心）。
  • 非户籍所在地，但与你就业单位所在地一致、且允许接收流动人员人事档案的人才服务机构（通常需要提供劳动合同等证明）。
  你需要提前联系意向的人才服务机构，确认其是否同意接收你的档案，并获取准确的调档信息。
• 升学院校：如果你考取了研究生或专升本，档案将调往你被录取的院校。接收单位即为该高校的研究生院或学生档案管理部门。
• 暂留学校：根据国家规定，毕业生档案可在学校免费保管一定期限（通常为两年，具体以教育部和学校最新政策为准）。在此期间，学校负责保管，但不提供档案借阅、补充材料等人事代理服务。两年后，若仍未办理转出手续，学校原则上会将档案寄回毕业生生源地的人才交流服务中心。

确定接收单位是后续所有操作的基石，务必在毕业前夕与辅导员或学校档案管理部门沟通确认，并在学校要求的系统或表格中准确填写相关信息。

重庆化工职业学院的档案调转工作通常由学生工作处或指定的档案科统一负责。流程一般遵循以下步骤，但每年可能会有微调，务必以毕业当年学校发布的官方通知为准。

在毕业学年，学校会组织毕业生进行就业信息核对和档案转递信息填报。这通常通过线上系统（如就业信息网、学生事务系统）完成。你需要登录系统，仔细核对个人基本信息（姓名、身份证号、专业等），并准确填写或选择档案转递单位名称、详细地址、邮政编码、联系人及联系电话。这是确保档案准确寄送的生命线，填写后务必反复核对，确保无误。

对于已就业或升学的毕业生：

• 如果签约单位有档案管理权，通常需要将就业协议（三方协议）的副本交至学校备案，协议上会明确档案接收信息。
• 如果档案需转至人才服务机构，部分机构可能会要求提供调档函。调档函是由档案接收单位出具的、同意接收该毕业生档案的正式书面证明。毕业生需凭有效证件和相关证明材料（如劳动合同、户口本等）到接收单位申请开具调档函，并将其提交给学校档案管理部门。
• 升学毕业生需将调档函或录取通知书复印件提交给学校。

对于未就业或将档案转回原籍的毕业生，一般只需在系统中选择“转回生源地”，系统会自动匹配对应的人才服务中心信息，无需单独提供调档函。

学校档案管理部门会集中审核所有毕业生的档案转递信息。审核无误后，会在毕业生办理完所有离校手续（如结清费用、归还图书器材、办理退宿等）后，通过机要通信或邮政EMS标准快递等规定渠道，统一分批寄出档案。机要通信是一种保密性高、但速度相对较慢的邮政服务，专门用于寄送党政军机关及国有企事业单位的机密文件，包括人事档案。

档案寄出后，学校通常会提供一个档案转递单号或查询方式。毕业生应主动关注，并在预计送达时间（通常为寄出后1-4周）后，及时联系档案接收单位，确认档案是否已安全到达。

特别需要注意的是，对于将档案转至人才服务中心的毕业生，在确认档案到达后，往往还需要本人或委托他人持相关证件（如毕业证、身份证、报到证等）到该中心办理报到手续，完善个人信息系统，正式激活档案托管状态。这一步至关重要，否则档案可能处于“沉睡”状态。

不同的毕业去向，决定了档案调转的具体策略和注意事项各有侧重。

策略相对直接。确保与单位人事部门确认好所有接收信息，并将完整的三方协议交予学校。离校后，关注档案寄送情况，并及时与单位人事部门对接，确认档案接收无误。后续的档案材料补充（如转正定级表、职称评定材料等）将由单位人事部门负责。

这是最常见的情况。分为两种：

• 档案存至单位所在地人才机构：需确认该人才机构是否同意接收。可能需要单位出具证明或本人提供劳动合同。获取准确的机构名称和地址填入学校系统。档案到达后，及时办理报到。
• 档案存至户籍所在地人才机构：这是最稳妥的备选方案。无需额外证明，通常在系统选择“转回生源地”即可。优点是便于管理，未来若工作变动，再从户籍地调档至工作地。

关键点在于提前与人才机构沟通，了解其接收政策和要求。

流程清晰。将录取院校出具的调档函或录取通知书复印件提交给学校档案管理部门。学校会按调档函上的要求和时间节点，将档案转至录取院校。务必与两校档案管理部门保持沟通，确保无缝衔接。

强烈建议将档案转回户籍所在地的人才交流服务中心。这可以保证档案管理的连续性和安全性，避免成为“死档”。切勿选择将档案个人手中，这是绝对不允许的，也会导致档案失效。

档案同样可以存放在户籍所在地的人才服务中心。出国前办理好档案转递手续，告知家人代为关注档案到达情况并办理报到。人才中心可以为你出具相关存档证明，用于出国手续。

在调档过程中，可能会遇到一些问题，提前了解并防范至关重要。

风险：因地址填写错误、接收单位拒收、邮寄过程中出现差错等原因，导致档案遗失或长时间滞留。

防范与应对：

• 填写信息时极度认真，反复核对。
• 及时查询快递单号，跟踪物流信息。
• 在规定时间内未收到接收单位确认，立即联系学校档案管理部门查询寄送情况。
• 若确认丢失，需立即启动补办程序，回高中和大学补办相关材料，过程繁琐耗时，故预防是关键。

风险：档案长期存放在个人手中、超过五年未交档案管理费（现已取消收费，但历史遗留问题需注意）、档案材料缺失或私自拆封，都可能导致档案失去效力，成为“死档”。

防范与应对：

• 坚决不将档案留在自己手里。毕业时若暂未找到接收单位，果断选择转回生源地人才中心。
• 及时办理报到手续，激活档案。
• 如需转移档案，务必通过机要通信或公对公方式，严禁个人携带。

注意：党员毕业生的党组织关系转接与档案调转是两套并行但关联的系统。党组织关系介绍信由党委部门开具，需要党员本人持介绍信在有效期内到接收单位党组织办理接转。虽然入党材料随人事档案寄送，但组织关系需要单独办理。务必协调好时间，确保档案和组织关系都能顺利落地。

若在毕业离校后、档案寄出前，就业去向或档案接收单位发生变更，必须第一时间联系学校辅导员和档案管理部门，更新信息系统，防止档案误投。

档案调转并非一劳永逸。踏入社会后，档案管理进入一个新阶段。

• 动态更新：你的人事档案是动态的。工作后的劳动合同、离职证明、职称评定材料、年度考核表、获奖证书等重要材料，都应及时归档。通常由用人单位人事部门或档案托管的人才服务中心负责添加。个人应保有意识，在产生重要人事变动时，提醒单位归档。
• 查询与利用：当需要档案证明时（如考研政审、公务员政审、职称评审、办理退休等），你知道你的档案在哪里至关重要。务必牢记档案托管单位的名称和联系方式。
• 跨地区调动：未来因工作变动需跨省市调动档案时，需由新单位或新单位所在地的人才服务机构出具调档函，你凭调档函和其他证明材料到原档案保管单位办理调出手续。整个流程必须公对公，个人不能经手档案本身。

总而言之，重庆化工职业学院的毕业生调档是一项严肃、规范的工作，需要毕业生本人、学校、接收单位三方的密切配合。毕业生作为责任主体，必须发挥主动性，提前规划，仔细核对，及时跟进，确保这份记录自己青春和奋斗历程的重要文件能够安全、顺畅地抵达其应有的归宿，为未来的职业生涯奠定坚实的基础。