北京信息职业技术学院毕业如何调档案呢(毕业档案调取方法)

高校毕业生档案是其在校期间形成的系统性记录，是个人历史的重要组成部分。对于北京信息职业技术学院的毕业生来说，无论是选择直接就业、继续深造、自主创业还是暂未就业，妥善处理个人档案都是毕业阶段不可或缺的重要事务。档案的调转过程环环相扣，任何环节的疏忽都可能导致档案流转不畅。下面将分阶段详细阐述档案调转的各个环节、注意事项以及常见问题的应对策略。

在着手办理调档手续之前，毕业生首先必须明确“档案里有什么”以及“档案为什么如此重要”。这是驱动毕业生认真对待此项工作的内在动力。

毕业生档案通常包含以下核心材料：

• 高中阶段档案：如高中毕业生登记表、学业水平考试成绩、高考报名登记表、高考志愿表、高考体检表等。
• 大学阶段档案：主要包括入学登记表、学年鉴定表、学习成绩单、军训鉴定表、奖惩材料、入党（团）申请书及志愿书等相关材料、毕业生登记表、就业通知书（即报到证副联，现已逐步电子化）等。
• 其他重要材料：体检表、各类省级及以上竞赛获奖证书复印件、涉及学位授予的相关文件等。

档案的重要性主要体现在以下几个方面：

• 身份认定与学历证明：档案是确认个人学习经历和学历真实性最权威的原始依据。
• 职业生涯的基石：进入国有企业、事业单位、政府机关等具备人事档案管理权限的单位，档案是办理入职、定岗定级、转正、干部身份认定、职称评定的必备材料。
• 相关社会事务的凭证：计算工龄（直接影响社保缴费年限认定和退休金）、办理计划生育证明、出国政审、考研考公政审等，均需审核个人档案。
• 法律效力：档案中的材料具有法律凭证作用，是解决个人相关争议的重要证据。

因此，将档案安全、及时、准确地转递至合法的接收单位，是保障毕业生未来权益的关键步骤。

档案的流向取决于毕业生的毕业去向。在毕业前夕，学校会组织毕业生核对个人信息并填报毕业去向，这是档案转递工作的起点。

1.明确毕业去向，确定档案接收单位

• 已落实就业单位且单位具备人事档案管理权限：这通常指国有企事业单位、政府机关等。毕业生需向单位确认其确能接收并管理档案，并获取准确的档案接收单位名称、地址、邮编和联系人电话。档案将直接发往该单位的人事部门。
• 已落实就业单位但单位无人事档案管理权限：这常见于私营企业、外资企业、民营企业等。毕业生的档案通常需要委托单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如人才服务中心、人才市场）进行管理。毕业生需向单位确认档案托管机构的信息，或自行联系户籍地人才中心办理托管手续。
• 考取国内研究生或专升本：档案需要转至录取院校的招生办公室或学生档案管理部门。毕业生需根据录取院校的要求，提供准确的调档信息。
• 出国（境）深造或工作：档案一般转回户籍所在地的公共就业和人才服务机构进行保管。
• 自主创业、自由职业或暂未就业：这是最常见的情况。根据国家规定，学校可将档案免费保管两年（择业期），但更推荐的做法是将档案转回户籍所在地的公共就业和人才服务机构。这样可以确保档案管理的连续性和安全性，方便日后随时调取使用。

2.关注学校通知，准确填报信息

北京信息职业技术学院的就业指导中心或学生处通常会通过学校官网、官方微信公众号、班级辅导员等渠道发布关于毕业生档案转递工作的详细通知。毕业生务必密切关注，在规定时间内登录指定的毕业生就业信息系统或填写纸质表格，准确无误地填报档案接收单位的全称、地址、邮编、联系人及联系电话。此信息是学校邮寄档案的唯一依据，一旦填错，可能导致档案寄丢或退回，带来极大麻烦。

3.确认报到证信息（如适用）

虽然近年来报到证的作用在逐步简化，但在一些特定场合和地区，它仍是档案转递和报到的重要凭证。毕业生需核对由学校根据毕业去向统一办理或指导办理的就业报到证（或相关电子凭证）上的信息是否与档案接收单位一致。

在完成信息填报后，档案调转进入实际操作阶段。此过程主要由学校主导，但毕业生需了解流程并适时跟进。

1.学校审核与档案整理封装

学校相关部门会对毕业生填报的档案接收信息进行审核，确保格式规范、单位有效。随后，档案管理人员会依据毕业生名单，将每位学生在校期间形成的所有档案材料进行最后的整理、审核、排序、装订，并密封入专用的档案袋中。档案袋密封后加盖学校公章，以证明其完整性和真实性，个人不得私自拆阅。

2.档案转递方式

根据国家规定，高校毕业生档案必须通过机要通信或邮政EMS“大学生档案”专属通道进行转递。这两种方式安全、可靠，且有据可查。普通快递或个人自带档案是严格禁止的（特殊情况如录取院校要求自带除外，但也需密封完好）。学校会分批将封装好的档案通过上述渠道寄往各接收单位。

3.毕业生查询与确认

档案寄出后，学校通常会提供一个档案转递批次号或查询方式。毕业生应主动：

• 查询邮寄状态：通过学校提供的查询系统或邮政EMS官网跟踪档案物流信息，确认档案是否已签收。
• 向接收单位确认：在档案寄出后一段时间（通常为1-2周），主动联系档案接收单位（如单位人事处、人才中心）的负责人，询问档案是否已收到并入库。这是确保档案安全“落地”的最重要一步。

档案转递完成并非万事大吉，毕业生在后续职业生涯中可能仍需与档案打交道。

1.档案的后续管理

• 及时报到：如果档案转至人才服务中心，建议毕业生根据需要前往或在线办理报到手续，确认档案托管关系。
• 更新材料：在工作后，产生的劳动合同、职称评定材料、年度考核表、奖惩记录等重要材料，应及时归档补充到个人档案中。这项工作通常由具备档案管理权限的用人单位或存档机构负责，但个人应有意识地进行提醒和配合。
• 知晓档案所在地：务必牢记自己的档案存放在哪个具体单位（精确到部门），并保持联系方式的更新，以便需要时能快速找到。

2.常见问题与应对策略

• 问题一：档案丢失或查询不到

  首先不要慌张。应依次联系毕业院校的档案管理部门（如北京信息职业技术学院学生处或就业指导中心），查询当年档案转递的原始记录和机要号/EMS单号。根据单号向邮政部门查询投递记录。若确认在转递过程中丢失，需由学校出面与邮政部门协商处理；若已寄达但接收单位找不到，需与接收单位沟通内部查找。必要时，可申请补办关键档案材料，但过程繁琐，应极力避免。

• 问题二：档案滞留在学校超过两年

  学校仅为毕业生提供两年择业期的免费档案保管。超过期限后，学校原则上不再负责保管，可能会将档案统一转回毕业生生源地的公共就业和人才服务机构。毕业生应尽早主动将档案转至合适的接收单位，避免档案成为“死档”。如果发现档案仍在学校，应立即联系办理转出手续。

• 问题三：更换工作后如何调档

  这属于工作流动中的档案转移。首先需要由新单位（或其委托的人才机构）出具一份正式的《调档函》。然后，毕业生本人或委托新单位持《调档函》及身份证等有效证件，到原档案存放单位办理档案转递手续。原存放单位审核无误后，会通过机要通道将档案寄往新单位指定的地址。切记不可自己携带档案。

• 问题四：私自拆开档案袋

  档案袋一旦被个人私自拆开，其真实性和完整性就受到质疑，任何单位都将拒绝接收。如果不慎发生这种情况，应立即联系毕业院校的档案管理部门，说明情况，请求对档案材料重新进行审核、鉴定和密封。这个过程非常严肃且复杂，可能需要对材料逐一核实，务必谨慎对待。

北京信息职业技术学院毕业生档案的调转工作，是一项系统而严谨的工程。它要求毕业生具备高度的责任心和前瞻性，从毕业前夕的决策规划，到离校时的信息确认，再到毕业后的跟踪落实，每一步都至关重要。充分了解档案的价值，严格遵守调档流程，积极沟通并及时跟进，是确保个人档案安全、准确、高效完成转递，从而为个人长远发展保驾护航的不二法门。每一位毕业生都应成为自己档案管理的首要责任人，让这份珍贵的人生记录在未来的道路上发挥其应有的作用。