榆林职业技术学院毕业如何调档案呢(榆林职院毕业调档)

毕业生档案的转递工作并非随意进行，而是严格遵循国家及陕西省关于高校毕业生档案管理的相关政策规定。核心原则包括：

1.保密与安全原则：档案内容涉及个人隐私，转递过程必须确保安全，防止丢失、损毁或信息泄露。根据规定，个人不得私自携带和拆阅档案。

2.准确与及时原则：档案必须准确无误地转递至毕业生指定的、有档案管理资质的接收单位。转递工作应在毕业生离校后规定时间内完成，避免滞留。

3.对公转递原则：档案必须通过机要通信、专人送取或学校指定的邮政EMS标准快递等对公渠道进行转递，严禁交由学生本人自带。

4.依据报到证或调档函原则：传统上，报到证是档案转递的重要依据。
随着就业形式的多元化，现在更多依赖于具有档案接收权限的单位（如人社局、人才中心、国企等）开具的调档函，或根据毕业生与档案托管机构签订的协议来执行。

近年来，为简化流程、方便毕业生，国家大力推行档案转递手续的便民化改革，许多地区实现了网上申请、网上办理、网上查询进度。榆林职业技术学院的档案转递工作也会顺应这些政策趋势，但具体操作细则需以毕业当年学校官方发布的最新通知为准。

榆林职业技术学院毕业生办理档案转递，通常需要经过以下几个关键步骤。毕业生应密切关注学校（通常是学生工作处、就业指导中心或档案馆）发布的关于毕业生档案转递工作的具体安排通知。

步骤一：明确档案接收单位（至关重要）

这是整个流程的起点和基础。毕业生必须根据自身毕业去向，提前确定一个合法、规范、愿意并能接收其档案的单位。常见情况如下：

• 已签订就业协议/劳动合同，且单位有档案管理权限：如国家机关、事业单位、国有企业等。档案应转递至该用人单位的人事部门。
• 已签订就业协议/劳动合同，但单位无档案管理权限：如民营企业、外资企业等。档案通常应转递至单位委托托管的人才服务中心，或单位注册地所属的公共就业和人才服务机构。毕业生需向单位人事部门咨询清楚档案托管的具体机构名称和地址。
• 未就业、自由职业或自主创业：档案一般转递至毕业生户籍所在地的县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构（如XX市/县人才交流服务中心）。这是最常见的档案去向。
• 考取专升本或研究生：档案应转递至被录取的院校招生办公室或研究生院。毕业生需从新学校获取准确的调档函和接收地址。
• 出国（境）深造或工作：档案通常转递至户籍所在地的人才服务中心。
• 应征入伍：档案转递至部队指定的管理部门。

关键行动：务必主动与接收单位联系，确认其全称、详细地址、邮编、接收部门、联系电话等信息绝对准确。

步骤二：向学校提交档案转递信息

在毕业离校前或学校规定的时间内，毕业生需要按照学校的要求，准确填报档案转递地址。常见方式包括：

• 线上填报系统：学校可能会开通毕业生就业信息系统或档案转递信息采集平台，毕业生需登录系统，在线填写并确认接收单位信息。
• 线下填写表格：学校可能发放《毕业生档案转递地址确认表》，由毕业生本人亲笔填写并签字确认。

注意事项：

• 信息填报务必认真核对，一字不差。任何错误都可能导致档案投递失败或丢失。
• 如毕业时未确定去向，也需按规定选择“回生源地”或暂留学校（注意：学校通常只为毕业生免费保管档案两年，两年后会将档案转回生源地）。
• 及时提交，切勿错过学校规定的截止日期。

步骤三：学校审核与集中转递

毕业生提交信息后，学校档案管理部门会进行审核、整理、封装档案，并按照批次通过机要通道或邮政EMS标准快递方式统一寄出。

重要提示：

• 档案转递是批量操作，需要一定时间（通常在毕业典礼后1-2个月内），请耐心等待。
• 学校通常会提供档案转递的单号查询服务，毕业生应留意通知，及时查询物流信息。

步骤四：确认档案到达与办理存档

档案寄出后，毕业生的工作并未结束。

• 主动查询：根据学校提供的查询方式，跟踪档案物流状态。显示签收后，应主动联系接收单位，确认档案是否已安全到达。
• 办理相关手续：对于转递至人才服务中心的档案，毕业生可能需要在规定时间内（如凭身份证、毕业证等）前往办理报到或存档手续，签订人事代理协议，以确保档案被正式激活和管理。转至用人单位的，按单位要求办理入职存档。

这一步是确保档案管理无缝衔接的关键，切忌“一寄了之”。

针对不同的毕业去向，档案转递有其特定的关注点：

1.就业毕业生

• 务必核实清楚单位性质。如果误将档案发往无管理权限的单位，对方会拒收，导致档案退回或滞留。
• 对于在京、沪、广、深等有严格落户限制的城市就业，档案转递必须与户口迁移、落户指标等政策紧密配合，流程更为复杂，需严格按照用人单位和当地人社部门的指引操作。

2.升学的毕业生

• 及时向榆林职业技术学院提供录取院校开具的调档函，这是学校转档的直接依据。
• 关注调档函上的截止日期，确保学校能在截止前寄出档案。
• 被录取后，若因故放弃入学，需尽快联系学校更改档案去向，避免档案误寄。

3.暂未就业或灵活就业的毕业生

• 将档案转回户籍地人才服务中心是最稳妥的选择。
  这不会影响你的应届生身份（政策界定需以当年为准），且便于未来在任何地方就业时调档。
• 了解生源地人才服务中心的具体名称、地址和接收政策，不同县市可能归属不同级别的机构管理。

4.档案暂存学校

• 国家规定学校可为未就业毕业生免费保管档案两年（具体期限以学校规定为准）。这期间如果找到工作或确定去向，可随时回校办理转档。
• 务必记住两年的期限，到期前必须主动办理转出手续，否则学校将其转回生源地，若地址不详可能导致档案遗失。

在档案转递过程中，毕业生可能会遇到以下问题：

问题一：忘记档案转递地址或未及时提交信息怎么办？

• 策略：立即联系榆林职业技术学院负责档案管理的老师，说明情况，询问是否还可以补报或更改地址。如果档案尚未寄出，通常可以补救。若已寄出，则需根据单号追踪。

问题二：档案寄出后长时间未到达接收单位怎么办？

• 策略：首先通过学校提供的单号查询物流信息，看是否在途中、是否被签收。若物流信息异常或长时间无更新，应第一时间联系学校档案管理部门，由学校出面与邮递机构沟通核查。同时联系接收单位确认是否收到。

问题三：档案被退回学校怎么办？

• 策略：退回原因通常是地址错误、单位拒收、无人签收等。收到退回通知后，应立即联系学校，查明退回原因，重新提供准确的接收单位信息，并支付二次寄递的费用（如有），申请重新寄出。

问题四：毕业后多年，发现档案不知去向，成为“死档”或丢失怎么办？

• 策略：这是最棘手的情况。应立即启动查找程序：
  • 首先回榆林职业技术学院档案管理部门查询原始转递记录和机要号。
  • 根据记录，顺藤摸瓜到可能的接收单位查找。
  • 若确认丢失，需要向学校申请补办档案材料。补办过程非常繁琐，需联系高中、大学各个部门，补办关键材料（如毕业生登记表、成绩单等），并加盖公章。
    因此，极力避免此种情况发生。
  • “死档”激活通常需要联系具备人事档案管理权限的机构（如人才服务中心），咨询激活条件和流程，可能需要补充相关证明等。

问题五：可以自己携带档案吗？

• 策略：绝对不可以。个人携带档案违反档案管理规定，任何正规的档案接收机构都会拒收个人自持的档案，这将直接导致档案变成“死档”。必须通过公对公渠道转递。

为确保档案转递万无一失，毕业生应树立高度的责任意识，做到以下几点：

• 早规划、早沟通：在毕业前夕就开始思考档案去向，尽早与意向接收单位联系确认。
• 关注官方通知：密切关注榆林职业技术学院官网、院系通知、班级群发布的关于毕业派遣和档案转递的所有信息，不错过任何截止日期。
• 信息准确是生命线：填写任何表格时，对接收单位名称、地址、电话等信息的准确性要反复核对，如同填写高考志愿一般慎重。
• 保持沟通渠道畅通：确保留给学校的联系方式（手机号、邮箱）在毕业后一段时间内有效，以便学校在必要时能联系到你。
• 善用查询工具：充分利用学校提供的档案转递查询系统或物流单号，主动跟踪档案动态。
• 树立终身档案管理意识：档案管理是伴随职业生涯始终的事务。未来工作变动、学历提升等，都可能涉及档案转移。要像管理身份证、毕业证一样，时刻知晓自己档案的存放地。

毕业生档案的顺利转递，是连接校园与社会的重要一环，是毕业生开启新生活的第一步行政保障。榆林职业技术学院的毕业生们应以严谨、负责的态度，积极配合学校完成此项工作，为自己未来的发展扫清障碍，奠定坚实的基础。切记，档案无小事，事事需用心。