中南林业科技大学毕业如何调档案呢(毕业调档指南)

在具体操作如何调转档案之前，每一位中南林业科技大学的毕业生都必须深刻理解档案的极端重要性。毕业生档案不是可有可无的材料，它是个人人事档案的起点，是其人生轨迹的官方证明。

毕业生档案通常包含以下核心材料：

• 高中阶段材料：如高中毕业生登记表、高考报名登记表、高考志愿表等。
• 大学阶段材料：
  • 入学材料：如入学登记表、体检表等。
  • 学习材料：各学年学习成绩单。
  • 毕业材料：高校毕业生登记表、毕业设计（论文）成绩评定表。
  • 党团材料：入党/入团志愿书、申请书、思想汇报、转正申请书等（如有）。
  • 奖惩材料：在校期间获得的重要奖项记录或处分决定。
  • 其他材料：军训鉴定表、实习鉴定表等。

这些材料一旦归档，个人一般不允许查阅或添加。档案的传递必须通过机要通信或专人送取的方式进行，严禁个人自行携带和保管。如果档案长时间滞留在个人手中，将成为“死档”，失去其法律效力和公信力，对未来的职业生涯造成难以估量的负面影响。
因此，从毕业离校的那一刻起，确保档案安全、准确地转递到合法的接收单位，是毕业生对自己未来高度负责的表现。

调档的第一步，也是最关键的一步，是明确你的档案要调往何处。根据毕业生的不同去向，档案接收单位也各不相同。中南林业科技大学的毕业生需根据自身情况，提前与接收单位联系确认其是否具备档案保管资质以及准确的单位名称和地址。

1.已就业毕业生

• 就业单位有档案保管权限：如果你签约的是国家机关、国有企事业单位、大型国有企业等具备人事档案管理权的单位，档案通常直接调往该单位的人事部门。你需要向单位人事部门确认调档所需信息。
• 就业单位无档案保管权限：绝大多数民营企业、外资企业等不具备档案保管权限。此时，档案通常委托单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如人才市场、人才交流中心）管理。你需要向公司HR咨询档案委托存放的人才机构名称，或者自行联系户籍地或工作地的人才服务中心办理接收手续。

2.国内升学（考取研究生或第二学位）的毕业生

• 档案应调往你被录取的院校。你需要从录取院校的研究生院或招生办公室获取准确的调档函，函上会明确写明录取院校的档案接收地址、部门、联系人及电话。

3.出国（境）深造的毕业生

• 档案通常调回户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如人力资源和社会保障局）。部分留学服务中心也提供档案保管服务，需提前咨询并办理相关手续。

4.尚未就业或灵活就业的毕业生

• 档案通常有两种选择：
  • 转回生源地：即户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构。这是最常见的做法，学校通常会为未提供调档函的毕业生默认办理转回生源地的手续。
  • 申请在校暂存：根据国家规定，学校可为未就业毕业生提供一定期限（通常为两年）的档案暂存服务，期间不计算工龄。两年期满后，学校将统一将档案转回生源地。如需申请暂存，务必关注学校通知并按时提交申请。

无论哪种情况，获取由档案接收单位出具的、加盖公章的正式“调档函”是启动调档程序的必要条件。调档函是接收单位同意接收你档案的法定凭证。

在明确了档案去向并获取调档函后，即可按照中南林业科技大学规定的流程办理调档手续。整个流程大致可分为离校前集中办理和离校后个别办理两个阶段。

（一） 离校前集中办理阶段（通常在毕业季5-7月）

学校招生与就业指导处或学生工作处会发布关于毕业生档案转递工作的详细通知，各学院也会组织毕业生进行相关信息核对与材料提交。此阶段效率最高，是办理调档的黄金时期。

• 步骤一：关注通知，核对信息。毕业生需密切关注学校官网、学院班级群发布的档案转递通知。学校通常会开放一个线上系统（如就业信息网或离校系统），要求毕业生登录并核对个人基本信息（如姓名、学号、身份证号）以及最重要的档案转递单位信息（单位名称、地址、邮编）。任何信息的错误都可能导致档案投递失败，务必仔细核对。
• 步骤二：提交调档函。对于已确定去向的毕业生，需将接收单位开具的调档函（原件或清晰电子版，具体按学校要求）提交给所在学院的辅导员或负责就业工作的老师。学院会统一收集并汇总至学校档案管理部门。
• 步骤三：确认转递信息。在学校规定的截止日期前，再次登录系统确认最终档案转递地址。对于未提供调档函的同学，学校将默认按其生源地信息转递档案，毕业生需确认生源地信息准确无误。
• 步骤四：等待学校统一寄送。毕业手续办理完毕后，学校档案管理部门会集中审核所有毕业生的档案材料，确保齐全无误后，通过机要通信或EMS学生档案专用通道等方式，分批寄出档案。此过程需要一定时间，请耐心等待。

（二） 离校后个别办理阶段（毕业离校后）

如果错过了集中办理期，或者毕业后才确定工作单位需要更改档案去向，则需要进行个别办理。

• 步骤一：联系学校档案管理部门。需要确定中南林业科技大学负责毕业生档案管理的具体部门（通常是招生与就业指导处或档案馆下属的学生档案科），并查找其官方联系方式（电话、邮箱、办公地址）。
• 步骤二：准备并提交材料。通常需要准备以下材料：
  • 本人身份证复印件。
  • 新接收单位开具的、有效的调档函原件。
  • 如委托他人代办，还需提供本人亲笔签名的委托书、本人身份证复印件及代办人身份证原件和复印件。
• 步骤三：办理调档手续。将所需材料提交至学校档案管理部门，工作人员审核无误后，会办理调档登记手续。你可能需要填写一份《档案转递申请表》。
• 步骤四：支付费用与寄出档案。根据规定，学校可能不收取档案保管费，但机要通信或邮寄费用可能需要毕业生自行承担。办理完手续并结清费用后，学校会安排将你的档案寄往新的接收单位。

（三） 查询档案转递状态

• 档案寄出后，学校通常会提供一个机要号或EMS快递单号。毕业生应主动向学校索要或关注学校提供的查询方式。
• 使用该单号，可以通过机要通信查询系统或EMS官网跟踪档案物流信息。
• 档案到达接收单位后，务必主动联系接收单位确认档案是否已安全收到、材料是否齐全。这一步至关重要，可以及时发现并解决问题。

毕业生在调档过程中常会遇到各种问题，提前了解并规避，可以事半功倍。

1.调档函开具问题

• 问题：不确定接收单位，或接收单位拖延开具调档函。
• 对策：尽早与用人单位或人才市场沟通，明确档案处理方式。如遇拖延，积极催促。在未拿到调档函前，可先按转回生源地处理，待拿到函后再改派。

2.档案地址信息错误

• 问题：提供的接收单位名称、地址不准确或不完整。
• 对策：务必与接收单位反复确认全称和详细地址，一个字、一个邮编都不能错。机要通信对地址要求极为严格。

3.档案成为“死档”

• 成因：档案个人手中保存超过一定期限（通常为一年）；档案袋被私自拆封。
• 预防与解决：绝对不要自己接触档案！如果意外拿到档案，切勿拆封，应立刻联系学校或接收单位寻求解决方案。如果已成“死档”，需要联系户籍地人才机构咨询激活流程，通常过程繁琐复杂。

4.错过集中办理时间

• 对策：离校后及时关注学校档案馆或就业指导中心网站关于毕业生档案后续服务的通知，按照个别办理流程操作。毕业后学校档案管理部门仍会履行职责，但响应速度可能不如毕业季。

5.改派与二次派遣

• 如果毕业时档案已寄出，但之后更换了工作单位或升学学校，需要更改档案去向，这就涉及“改派”。
• 首先需要从新的接收单位获取调档函。
• 然后，通常需要到原档案接收单位办理转出手续（如果档案已到），并由他们直接将档案寄往新单位。有时也需要通过学校就业指导中心办理改派手续，出具新的报到证（如适用），然后凭新报到证和调档函联系当前档案保管单位调档。各省市政策略有不同，需具体咨询。

6.党组织关系与档案

• 党员毕业生的党组织关系转接与档案转递是两套并行但关联的系统。党组织关系介绍信由学院党组织开具，需本人到接收单位党组织办理接转。而党员材料（入党志愿书等）是放在人事档案里一并转递的。务必确保党员材料的转递与组织关系接转同步完成，避免“口袋党员”现象。

1.报到证（派遣证）

在过去，报到证是毕业生到接收单位报到的凭证，也是档案转递的重要依据。但根据国家最新政策，自2023年起，已取消高校毕业生就业报到证制度。
因此，现阶段调档的核心依据是调档函，毕业生无需再纠结报到证问题。但了解这一历史概念有助于理解档案转递的逻辑。

2.就业协议书（三方协议）

毕业生与用人单位、学校签订的就业协议书，是学校制定就业方案和派遣档案的重要参考。协议书上填写的档案接收单位信息必须准确，因为它将直接用于集中办理期的档案转递。

3.人事代理

对于在无档案保管权单位就业的毕业生，将档案存放在人才服务中心，即实行人事代理。人才服务中心为你提供档案保管、工龄计算、职称评定、出具相关证明等服务。毕业生应了解人事代理的服务内容和相关政策。

中南林业科技大学毕业生调档案是一项严肃、规范的工作，需要毕业生本人投入足够的重视和精力。核心要领在于：提前规划，明确去向；主动沟通，获取调档函；仔细核对，确保信息准确；及时跟踪，确认档案到位。只要遵循学校指引，按部就班地操作，每一位毕业生都能顺利完成这项任务，为未来的职业生涯奠定一个稳妥的基础。档案虽小，却关系重大，妥善处置，方可行稳致远。