大连大学毕业如何调档案呢(大连大学档案调取)

毕业生档案是个人人事档案的重要组成部分，它记录了学生在校期间的学习成绩、思想政治表现、奖惩情况、社会实践等重要信息。对于大连大学的毕业生而言，在离校前夕或离校后，如何将这份至关重要的档案安全、准确地调往指定的接收单位，是一项必须认真对待的任务。本文将围绕不同毕业去向，详细解析档案调动的全过程、注意事项及常见问题处理。

在具体探讨调档流程之前，必须深刻理解档案的价值和属性。毕业生档案并非普通文件，它具有以下显著特点：

• 唯一性与原始性：档案内的材料多为原始记录，具有不可替代性，一旦遗失，补办将极为困难甚至无法完全复原。
• 机密性：档案内容涉及个人隐私，通常由组织对组织进行转递，个人不能私自携带或拆阅。
• 流动性：档案需随个人工作、学习单位的变动而及时转移，确保“人档一致”，否则会影响工龄计算、职称评定等。
• 凭证性：它是个人经历的真实凭据，在办理落户、考研政审、公务员录用、退休等手续时，都是关键证明材料。

大连大学作为档案的形成单位，负责在校期间档案的收集、整理与保管。毕业时，学校根据国家政策和个人毕业去向，为毕业生办理档案转递手续。毕业生本人是档案转递信息的提供者和确认者，负有首要责任。

档案调动的第一步，也是至关重要的一步，是做好充分的准备工作。仓促行事极易导致档案投递错误或延迟。

• 明确毕业去向：这是决定档案流向的根本依据。毕业生需清晰界定自己的状况：
  • 已就业：是否签订了有效的《全国普通高等学校毕业生就业协议书》（即三方协议），或与单位签订了正式劳动合同？单位是否具备人事档案管理权限（如国家机关、事业单位、国有企业或有人事代理权的大型企业）？
  • 国内升学：是否已收到录取院校的调档函？
  • 出国（境）深造：是否已确定将档案存放于户籍所在地的公共就业和人才服务机构？
  • 未就业（灵活就业、自主创业、待就业）：是否已确定将档案转回户籍所在地的公共就业和人才服务机构？
• 准确获取档案接收单位信息：根据不同的去向，向档案接收方（如用人单位人事处、人才中心、录取高校研招办等）核实并获取准确的档案接收信息，通常包括：
  • 档案接收单位全称：必须一字不差。
  • 详细地址：包括省、市、区、街道、门牌号。
  • 邮政编码。
  • 联系人及联系电话：确保能联系到负责档案接收的具体人员。
• 关注学校通知并按时登记：大连大学毕业生就业指导中心或相关学院通常会在毕业季发布关于档案转递信息登记的通知。毕业生务必在规定时间内，通过学校指定的系统或表格，准确填写上述档案接收信息。任何信息的错漏都可能导致档案无法正常寄达。

基于不同的毕业去向，档案调转的流程和具体要求存在差异。
下面呢是几种主要情况的详细说明。

对于已落实工作单位的毕业生，档案应转往用人单位或其委托的人才服务机构。

• 情况一：用人单位具有人事档案管理权限

  如果就业单位是机关、事业单位、国有企业等，其本身设有专门的人事部门管理员工档案。流程如下：

  • 毕业生与单位签订三方协议或劳动合同后，向单位人事部门询问并确认准确的档案接收信息。
  • 在学校规定的期限内，将确认无误的接收信息提交给学校就业指导中心或学院辅导员。
  • 学校审核无误后，将在毕业生离校后（通常在7月至8月间），通过机要通信或邮政EMS标准快递等规定渠道，将档案统一寄往指定单位。
  • 毕业生应在档案寄出后一段时间（通常1-2个月），主动联系单位人事部门，确认档案是否已安全到达。
• 情况二：用人单位无人事档案管理权限

  大多数民营企业、外资企业等不具备管理人事档案的资质。此时，档案通常需要委托单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务中心（人才市场）进行管理。

  • 毕业生需咨询单位人事部门，了解单位通常委托哪家人才服务机构进行档案托管。
  • 根据单位指引或自行联系相关人才服务中心，办理档案接收手续，获取该人才中心的调档函或准确的接收信息。
  • 将人才中心的接收信息提交给学校。
  • 学校按此信息寄送档案。毕业生需及时跟进，确保人才中心顺利接收档案，并办理好托管手续。

考取国内研究生或第二学士学位的毕业生，档案需转至录取院校。

• 录取院校的研究生招生办公室或相关学院会向考生寄发《调档函》。这是调取档案的唯一凭证。
• 毕业生收到《调档函》后，需仔细核对函件上的个人信息（姓名、身份证号等）和档案寄往的详细地址、单位、联系人等信息是否正确。
• 将《调档函》原件（或清晰电子版及打印件）及时提交给大连大学毕业生就业指导中心或档案室。
• 学校会根据《调档函》的要求，在完成毕业派遣后，将档案直接寄往录取院校。部分院校可能要求档案在特定日期前寄达，务必留意。
• 升学毕业生应主动与录取院校联系，确认档案是否按时到达。

对于这类毕业生，档案通常转回户籍所在地的县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构。

• 毕业生需要自行联系户籍地的人才服务中心，咨询并确认其是否接收档案，以及具体的接收要求（例如，是否需要报到证等）。
• 获取户籍地人才服务中心的准确接收信息（单位全称、地址、邮编、联系人、电话）。
• 在学校进行毕业去向登记时，选择“回生源地”或类似选项，并填写已核实的人才服务中心信息。
• 学校将按此信息统一转递档案。将档案存放在户籍地人才服务中心是安全且通用的做法，便于日后就业时调取。
• 特别提醒：选择“灵活就业”或“自主创业”的毕业生，切勿将档案置之不理，务必办理转回原籍的手续，避免档案滞留学校超过期限（通常为两年）后成为“死档”。

部分毕业生可能因特殊原因（如正在办理出国手续、等待公务员录用结果等）希望将档案暂时保留在学校。各高校政策不同，大连大学会根据教育部门规定和学校实际情况制定相应办法。

• 一般而言，学校可为未落实去向的毕业生提供短暂的档案保管服务（通常不超过两年）。
• 如有此需求，毕业生需密切关注学校通知，在规定时间内向学院或就业中心提出书面申请，经批准后方可暂缓转档。
• 在暂缓期内，一旦确定了去向，应立即联系学校办理档案转出手续。
• 需要注意的是，档案留校期间，学校不再负责出具涉及档案的任何证明，且暂缓期结束后，学校将按规定将档案转回生源地，毕业生需及时跟进。

档案调转环节多，涉及方广，以下几个要点需格外警惕：

• 信息准确性是生命线：提交给学校的档案接收信息必须反复核对，确保万无一失。一个字的错误都可能导致档案寄丢，追回极其麻烦。
• 严禁个人私自携带档案：根据国家规定，个人严禁拆阅、保管和私自传递档案。档案必须通过机要通信或高校EMS等有档案转递资质的渠道进行公对公转递。如果因特殊原因档案到了个人手中，应立刻联系学校或接收单位，寻求解决方案，切勿自行拆封。
• 主动追踪档案去向：学校寄出档案后，毕业生不应被动等待。应通过学校提供的查询方式（如就业网查询系统）获取档案寄出的时间和单号，并主动联系接收单位确认签收情况。
• 关注“报到证”与档案的关系：报到证（现已推广使用电子版）是毕业生到接收单位报到的凭证，也是档案转递的重要依据之一。档案的接收单位通常与报到证抬头单位一致。务必妥善保管报到证，并按规定时间办理报到手续。
• 逾期未收到档案怎么办：如果长时间未收到接收单位的确认消息，应首先向学校查询寄出记录和快递单号，再根据单号向邮政或机要部门查询投递状态。若确认档案丢失，应立即联系学校档案室，启动查找或补办程序（补办通常只能补办部分材料，如成绩单、录取花名册复印件等，并加盖公章）。
• 正确处理“死档”问题：如果档案因各种原因在自己手中存放过久或成为“死档”，需要联系户籍地人才服务中心或当前工作单位所在地的人才服务机构，咨询激活档案的政策和流程，通常需要补齐相关手续和证明。