大连软件职业学院毕业如何调档案呢(毕业档案转递流程)

一、 深刻理解毕业生档案的核心内涵与重要性

在详细阐述调档流程之前，我们首先必须深刻认识到毕业生档案究竟是什么，以及它为何如此重要。毕业生档案是学生在校期间形成的，反映其个人经历、德才能绩、学习表现、家庭状况、社会关系等情况的文件材料集合，是组织人事部门历史地、全面地考察了解和选拔使用人才的重要依据。

1.档案的基本构成内容：

• 学籍材料：主要包括高中毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表、大连软件职业学院的入学登记表、学生成绩单、毕业生登记表、实习鉴定表、在校期间奖惩材料等。
• 党团组织材料：入团志愿书、入党申请书、思想汇报、转正申请书、入党志愿书、外调材料等（若适用）。
• 毕业派遣材料：全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证（历史上曾称为“派遣证”，现已优化，但其功能由相关电子或纸质凭证体现）的白联部分，以及与之相关的就业通知书等。
• 其他补充材料：如体检表、军训考核表、具有归档价值的个人说明材料等。

2.档案的极端重要性：

• 身份认定与职业发展的基石：档案是个人身份（干部身份、工人身份等）认定的原始依据，关系到公务员、事业单位、国有企业等体制内单位的录用、定级、转正。
• 职称评定的必备条件：参加专业技术职务（职称）的评定，必须依据档案中记载的学历、工作年限、业绩考核等材料。
• 政审考察的核心凭证：报考公务员、参军、入党、进入涉密岗位等，都需要进行严格的政治审查，档案是政审的主要信息来源。
• 社会保险与退休办理的依据：办理养老保险、工龄计算、退休手续时，需要档案来确定参加工作时间、视同缴费年限等关键信息。
• 户籍迁移的关联因素：在一些城市，尤其是实施积分落户或人才引进政策的城市，档案的存放地可能与户籍申请挂钩。
• 历史凭证与法律效力：档案中的原始记录具有法律凭证效力，可用于解决个人权益纠纷，如工龄争议、学历认证等。

因此，大连软件职业学院的毕业生必须像重视毕业证书一样重视自己的档案，确保其准确、安全、及时地转递到合法的接收单位。

二、 毕业前夕：明确去向与调档准备

档案的调转方向完全取决于毕业生毕业后的选择。通常，在毕业学年的最后一个学期，学校会启动毕业生就业派遣和档案转递的相关工作。毕业生需要在此阶段积极主动，明确自己的去向，并与学校保持信息同步。

1.确定档案接收单位（常见情况分类）：

• 情况一：已落实就业单位，且单位有人事档案管理权限。
  • 这类单位通常包括：国家机关、事业单位、国有大中型企业（央企、省属国企等）。这些单位具有独立的人事权，可以接收并管理员工档案。
  • 毕业生需要向用人单位确认其是否具备档案接收资格，并获取准确的档案接收单位名称、详细地址、邮编、联系人及联系电话。这个信息至关重要，必须确保一字不差。
• 情况二：已落实就业单位，但单位无人事档案管理权限。
  • 这类单位主要是私营企业、外资企业、民营企业、中小型公司等。它们通常没有独立保管档案的权限。
  • 毕业生的档案需要委托单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如市、区级人才服务中心、人力资源市场等）进行管理。毕业生需询问单位人力资源部门，档案通常托管在哪个具体的人才中心，然后按照人才中心的要求办理托管手续，获取调档函或相关的接收证明。
• 情况三：考取专升本或其他更高层次院校继续深造。
  • 毕业生被其他高校录取后，录取院校会发出调档函。毕业生需将调档函信息（录取院校名称、地址、档案管理部门等）及时提交给大连软件职业学院的档案管理部门。
  • 档案将由学校直接发往录取院校。
• 情况四：出国留学、自主创业、灵活就业或暂未就业。
  • 这是最常见的情况之一。毕业生的档案通常应转回户籍所在地的县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构。
  • 毕业生需要提前联系户籍地的人才服务中心，咨询接收档案的具体要求、地址信息，并确认其是否接收由学校直接转递的档案。
• 情况五：参加“三支一扶”、“西部计划”等基层项目。
  • 档案一般转至项目主管部门指定的人才服务机构或暂时保留在学校（有保留期限，通常为两年），具体政策需根据当年项目规定执行。

2.配合学校完成信息核对与填报：

大连软件职业学院的学生工作处或就业指导中心通常会下发《毕业生档案转递信息登记表》或通过线上系统采集信息。毕业生务必认真、准确、完整地填写档案转递地址、单位名称、邮编、联系人电话等信息。这是学校寄发档案的唯一依据，任何错误都可能导致档案投递失败。信息填报后，要反复核对，确认无误后再提交。

三、 调档核心流程：按部就班，精准操作

当毕业去向明确，相关信息也已提交给学校后，就进入了正式的调档流程。这个过程涉及学校、毕业生本人、档案接收单位三方的协作。

1.学校统一转递（毕业季主渠道）：

对于大多数应届毕业生，学校会在学生毕业后（通常在7月至8月），根据毕业生之前填报的转递信息，通过机要通信或邮政EMS标准快递等形式，集中批量转递档案。这是最常规、最安全的方式。

• 毕业生需要做的是：确保信息准确，并耐心等待。档案寄出后，学校通常会提供一个档案转递单号或查询方式。
• 关键步骤：在档案寄出后约1-2个月，主动联系档案接收单位（如人才中心或用人单位人事部门），确认档案是否已安全到达。切勿认为“学校寄出就万事大吉”，主动查询确认是毕业生不可推卸的责任。

2.毕业生自行办理调档（特殊情况或毕业后）：

如果毕业时未及时确定档案去向，档案可能暂存学校（有期限，通常为两年），或者毕业后因工作变动需要再次调档，这时就需要毕业生自行启动调档程序。

• 第一步：获取调档函。 这是调档的“许可证”。由新的档案接收单位（如新单位或新人才中心）出具。毕业生需携带相关证明材料（如新单位的录用证明、劳动合同、身份证、户口本等）前往接收单位办理申请手续，获取加盖公章的正式调档函。
• 第二步：提交调档函至原档案保管单位。 如果档案还在大连软件职业学院，毕业生（或委托他人）需持本人身份证复印件、调档函原件前往学校档案管理部门办理调出手续。如果档案已转至某人才中心，则需将调档函提交给该人才中心。
• 第三步：原保管单位审核转递。 学校或原人才中心审核调档函的真实性和有效性后，会整理档案，通过机要通道公对公转递至新接收单位。
• 第四步：确认档案到达。 同样，档案寄出后，务必联系新接收单位确认签收情况。

3.调档所需常见材料清单：

• 本人有效身份证原件及复印件。
• 调档函原件（由接收单位出具）。
• 毕业证、学位证复印件（如需）。
• 如果委托他人代办，还需提供本人亲笔签名的委托书、委托人身份证复印件、受托人身份证原件及复印件。

四、 关键注意事项与常见问题解析

调档过程环节多，细节决定成败。
下面呢是一些必须高度重视的注意事项和常见问题的解答。

1.档案严禁个人自带和拆封！

这是档案管理中的铁律。个人携带档案极易造成丢失、损毁，且一旦档案袋封条被拆开，档案的真实性和完整性将受到质疑，任何单位都可能拒绝接收，从而变成“死档”。档案的转递必须通过机要通信或公对公专人送取。

2.正确处理“弃档”与“死档”问题。

• 弃档：部分毕业生对档案重要性认识不足，毕业多年对档案不闻不问。这会导致工龄无法计算、影响职称评定、甚至无法办理退休。应尽快根据毕业时的派遣记录，逐级查找档案下落（从学校开始查询转递记录）。
• 死档：档案在个人手中存放超过一定期限（通常为一年）或拆封，即变成“死档”。激活死档程序复杂，通常需要联系户籍地人才服务中心，咨询激活条件和流程，可能需要重新审核材料、出具证明等，耗时费力。

3.关注档案转递时效与跟踪。

机要通信转递速度较慢，可能需数周甚至一两个月。务必保留好档案转递凭证（如机要号），并主动、定期向接收单位查询。如长时间未收到，应立即向寄出单位查询，必要时申请档案查询。

4.准确区分“报到证”与“调档函”的历史与现状。

过去，“就业报到证”是调配档案和户籍的关键凭证。根据国家最新政策，报到证制度已经取消或优化。现在档案转递更多地依赖于毕业生与学校、接收单位之间的信息对接以及接收单位出具的调档函。毕业生需关注学校发布的最新派遣政策指南。

5.与学校档案管理部门保持有效沟通。

熟悉大连软件职业学院负责档案管理的具体部门（通常是学生工作处或就业指导中心），记下联系方式（办公电话、办公地址），在毕业前后遇到任何档案相关疑问，应第一时间咨询该部门。

五、 结语

毕业生档案的调转是大学生涯的“最后一课”，也是步入社会的“第一课”。对于大连软件职业学院的学子而言，以严谨、负责的态度对待档案事务，是对自己未来发展的长远投资。充分了解政策，提前规划路径，仔细核对信息，主动沟通查询，确保每一个环节无缝衔接，方能保障这份记录着青春与奋斗的珍贵文件安全抵达归宿，为个人的职业生涯铺平道路，扫除后顾之忧。切记，档案无小事，责任重于山。