江苏信息职业技术学院毕业如何调档案呢(江苏信息职业技术学院调档流程)

一、 深刻理解毕业生档案的重要性与基本构成

在具体阐述调档流程之前，我们首先必须深刻认识到毕业生档案的极端重要性。它绝非一叠可有可无的纸张，而是伴随个人一生的、具有法律效力的原始凭证。其重要性主要体现在以下几个方面：

• 身份认定与职业发展的基石：档案是个人学历、学习经历、政治面貌、家庭背景、奖惩情况的最权威证明。在进入国有企事业单位、机关单位工作时，档案是办理入职、定岗定级、计算工龄、评定专业技术职称（职称评审）的必备材料。没有完整、规范的档案，这些关键的职业步骤将无法进行。
• 社会公共服务的关键凭证：在办理户口迁移、入党、办理生育证明、退休手续、享受社会保险（特别是养老保险）待遇时，相关部门都需要审阅个人档案以核实信息。档案的缺失或断档会直接影响到这些基本权益的落实。
• 历史记录的完整性：档案记录了个人从中学阶段开始的成长轨迹，是其历史经历的完整封装。对于个人而言，它具有不可替代的纪念和历史价值。

江苏信息职业技术学院的毕业生档案通常包含以下核心材料：

• 高中阶段档案（如毕业生登记表、学籍卡、高考报名登记表等）；
• 大学阶段档案：
  • 入学登记表、入学体检表；
  • 学习成绩单；
  • 毕业生登记表；
  • 学年鉴定表、奖惩材料；
  • 党、团组织关系材料（入团/入党申请书、志愿书、思想汇报等）；
  • 实习鉴定表、社会实践报告；
  • 毕业生就业通知书（即“报到证”白联，现已逐步电子化）；

理解档案的构成，有助于毕业生在调档前后核对信息，确保材料的完整性。

二、 调转档案前的核心准备工作

“凡事预则立，不预则废。”调档工作成功的关键在于充分的前期准备。毕业生在离校前，必须明确以下几个核心问题：

1.明确档案接收单位（确定“档案抬头”）

这是整个调档流程的起点，也是最关键的一步。档案必须有一个合法、合规的接收地，不能滞留在个人手中。根据毕业去向的不同，接收单位主要分为以下几类：

• 已签订就业协议/劳动合同，且单位具有人事档案管理权限： 这类单位通常是国有企事业单位、政府机关等。毕业生需要向单位人事部门确认其是否具备档案接收权，并获取准确的单位全称、地址、邮编和接收部门联系人、电话。这个完整的单位信息就是你的“档案抬头”。
• 已签订就业协议/劳动合同，但单位无人事档案管理权限（如私营企业、外资企业等）： 这是最常见的情况。档案通常需要委托单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如市、区级人才服务中心）进行管理。毕业生需要咨询单位或自行联系相关人才中心，办理档案托管手续，获取该人才中心的调档函或准确接收信息。
• 考取专升本或研究生（统招或非统招）： 档案需要调往录取院校。毕业生需从录取院校的招生办公室或研究生院获取准确的调档函，上面会写明录取院校的档案接收地址、部门和要求。
• 出国深造、自主创业、灵活就业或暂未就业： 档案通常应转回户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构。毕业生需要联系户籍地的人才服务中心，确认其接收档案的具体要求和流程。
• 参加“西部计划”、“三支一扶”等基层项目： 档案一般由项目组织实施机构或户籍地人才服务中心统一管理，需根据项目具体要求办理。

2.主动与学校档案管理部门沟通

江苏信息职业技术学院负责毕业生档案管理的通常是学生工作处或专门的档案室。毕业生应主动关注学校官方通知（如学校官网、学生工作处网站、班级群通知等），了解当年毕业生档案转递工作的具体安排、时间节点、所需材料和联系方式。及时向辅导员或档案管理老师咨询疑问，确保自己提交的档案接收信息准确无误。

3.确保相关毕业手续齐全

档案的调转与毕业离校手续是捆绑在一起的。毕业生需要确保已缴清学费、住宿费，办理完图书归还、宿舍退宿等所有离校手续。否则，可能会影响档案的正常转出。

三、 毕业生档案调转的具体流程详解

在完成上述准备工作后，毕业生就可以正式启动调档流程。
下面呢是针对不同情况的详细步骤：

情况一：毕业离校时统一转档

这是最常规、最普遍的情况。学校会在每年毕业季集中为大批量毕业生办理档案转递。

1. 信息核对与确认： 学校会通过线上系统或纸质表格等方式，组织毕业生核对并填报档案转递单位信息（即“档案抬头”）。毕业生必须极其谨慎地填写，反复核对单位全称、地址、邮编，确保一字不差。这是档案能否准确寄达的生命线。
2. 学校审核与转递： 学校档案管理部门会审核所有毕业生提交的信息，并在学生完成全部离校手续后，按照国家规定，通过机要通信或EMS学生档案专用通道，将档案批量寄往指定的接收单位。
3. 查询与确认： 档案寄出后，学校通常会提供一个档案转递单号或查询方式。毕业生应主动跟踪档案寄送状态，并在档案寄达后（通常需要几周时间），及时联系接收单位确认档案是否已安全收到、材料是否齐全。切勿认为离校后就万事大吉。

情况二：毕业后需要单独调档

部分毕业生可能在离校时未确定去向，档案暂存学校（通常学校会为毕业生免费保管档案两年，两年后会将档案转回生源地），或者之后更换工作单位需要调档。这种情况需要毕业生主动发起调档申请。

1. 获取调档函： 必须从新的档案接收单位（如新单位、新单位委托的人才中心、录取院校等）获取正式的、加盖公章的调档函。调档函是学校转出档案的唯一合法依据，上面必须写明调档事由、接收单位详细信息。
2. 提交申请材料： 本人或委托他人携带以下材料前往江苏信息职业技术学院学生工作处或档案室办理：
   • 调档函原件；
   • 本人身份证复印件；
   • 如委托他人代办，还需提供本人亲笔签名的委托书、代办人身份证复印件。
3. 学校审核办理： 学校审核材料无误后，会按照规定渠道将档案转出。
4. 跟踪与确认： 同样，需要跟踪档案流向并最终向接收单位确认。

情况三：特殊情况的处理

• 档案遗失： 如因历史原因或个人疏忽导致档案材料不全或遗失，应立即向原档案存放单位（如高中、大学）申请补办。补办过程繁琐，需耐心沟通，尽可能补齐关键材料。
• 档案在自己手中（“死档”）： 严禁个人保管档案。如果档案已在自己手中，切勿拆封！应尽快联系户籍地或现工作地的人才服务中心，咨询激活和存档的可能性。部分人才中心可能拒绝接收个人自持的档案，处理起来会非常麻烦。
• 单位变更需二次调档： 此时流程与“情况二”类似，需要从新单位获取调档函，然后由原档案存放地（可能是原单位或人才中心）按程序转出。

四、 与档案调转密切相关的其他事项

档案调转并非孤立事件，它往往与党组织关系转接、户籍迁移等事项同步进行。

1.党组织关系转接

对于党员毕业生，党组织关系的转接需要与档案调转协调进行，但它们是两个独立的流程。档案内包含入党材料，而党组织关系是通过全国党员管理信息系统进行线上转接的。毕业生需要向所在院系党组织提供准确的、具有审批预备党员权限的基层党委名称（接收党组织名称），办理组织关系转出。务必确保档案中的党籍材料能随档案一同到达接收单位，以便接收地党组织审核和接收你的组织关系。

2.就业报到证（历史沿革与现状）

在过去，纸质版《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》是调档和落户的重要凭证。其白色联存入档案，有色联交毕业生到单位报到使用。根据国家最新政策，自2023年起，已取消就业报到证。但此前毕业生的档案中仍会存在此材料。毕业生需了解这一变化，当前调档的核心依据是调档函和毕业去向信息，不再依赖报到证。

五、 常见误区与重要提醒

为避免毕业生在调档过程中走弯路，特总结以下常见误区和重要提醒：

• 误区一：档案不重要，可以自己拿着。 这是最危险的想法。个人保管的档案将失去其真实性和有效性，成为“死档”，对职业生涯造成毁灭性影响。
• 误区二：离校后调档事情就与学校无关了。 学校有责任在毕业生离校后一段时间内（如两年择业期内）协助处理档案事宜。毕业生应保持与学校的联系畅通。
• 误区三：只要告诉学校单位名称就行了。 必须提供完整、精确的接收单位信息，包括详细的部门、地址、邮编和联系人，一个字的错误都可能导致档案寄丢。
• 重要提醒一：保持信息畅通。 离校后务必保持手机、邮箱等联系方式的畅通，以便学校或档案接收单位在遇到问题时能及时联系到你。
• 重要提醒二：主动追踪，及时确认。 档案寄出后，一定要主动查询物流信息，并最终向接收单位核实。这是对自己负责的表现。
• 重要提醒三：妥善保管相关凭证。 如调档函复印件、档案转递单号等，以备不时之需。

总而言之，江苏信息职业技术学院毕业生档案的调转是一项严肃、严谨的工作，需要毕业生本人以高度的责任心去对待。从明确接收单位开始，到与学校密切配合，再到最后的跟踪确认，每一个环节都容不得半点马虎。充分的前期准备、清晰的流程认知、主动的沟通协调，是确保个人档案安全、准确、顺利到达新“家”的不二法门。这份承载着过往努力的档案，必将为未来的发展保驾护航。