山西应用科技学院毕业如何调档案呢(毕业档案转递流程)

高校毕业生档案是人事档案的重要组成部分，它如同个人的“第二身份证”，其重要性贯穿于职业生涯的始终。山西应用科技学院作为一所培养应用型人才的高校，每年都有大批学子毕业离校，如何正确、顺利地完成个人档案的转递，是每位毕业生必须面对和解决的实际问题。本文将围绕档案的基本概念、转递前的准备、具体操作流程、常见问题及应对策略、转递后的注意事项等方面，为山西应用科技学院的毕业生提供一份详尽的操作指南。

在着手办理档案转递之前，毕业生首先需要从根本上认识到档案是什么，以及它为何如此关键。

• 档案的定义与内容：毕业生档案是学生在校期间形成的集中保存备查的历史记录。其主要内容包括：高中阶段档案材料、入学登记表、毕业生登记表、学业成绩单、学年鉴定表、奖惩材料、党团组织关系材料、体检表、就业通知书（报到证副本）等。这些材料系统地反映了学生在校期间的综合表现。
• 档案的法律效力：档案是具有法律效力的原始凭证，其真实性、完整性受到严格保护。任何个人不得私自拆阅、涂改、销毁或持有档案。
• 档案的终身影响：档案的用途广泛且关键。在今后办理以下事项时，都必须提供或审核档案：
  • 公务员、事业单位、国有企业录（聘）用时的政审。
  • 研究生录取院校的调档与审查。
  • 评定专业技术职称（职称认定、评审）。
  • 计算工龄、确定社保缴费年限、办理退休手续。
  • 部分城市落户、子女入学等也可能需要核查档案信息。
  • 律师、注册会计师等职业资格申请。

因此，档案的顺利转递直接关系到毕业生能否顺利入职、工龄能否连续计算、未来职业发展是否顺畅。忽视档案管理，可能导致“弃档”、“死档”现象，给个人带来不必要的麻烦和损失。

“凡事预则立，不预则废”。充分的准备是档案顺利转递的前提。毕业生在离校前，应重点完成以下几项工作：

• 明确档案接收单位（档案去向）：这是整个流程的起点和核心。毕业生需根据自身毕业去向，确定档案应寄往何处。常见情况如下：
  • 已落实就业单位，且单位具有人事档案管理权限：通常指国家机关、事业单位、国有大中型企业等。档案应转递至该用人单位的人事部门或上级主管部门。毕业生需向单位确认其是否具备接收档案的资格以及准确的接收地址、联系人和电话。
  • 已落实就业单位，但单位无人事档案管理权限：多数民营企业、外资企业、中小企业等不具备独立管理人事档案的资格。档案通常应转递至单位营业执照注册地或办公所在地的公共就业和人才服务机构（如人才市场、人才交流中心）。毕业生需咨询单位人力资源部门，了解其合作的存档机构信息。
  • 未就业、自主创业、自由职业或出国（境）留学：档案一般转递至毕业生生源地（高考报名时户籍所在地）的县级以上公共就业和人才服务机构或人力资源和社会保障局。这是最普遍的档案去向之一。
  • 考取国内研究生：档案应转递至被录取院校的研究生院或招生办公室。录取院校会发放正式的调档函。
  • 参加“西部计划”、“三支一扶”等基层项目：档案去向需根据项目具体政策确定，可能暂存学校，也可能转至项目主管单位或生源地人才机构。
• 获取关键凭证——调档函：对于上述除“转回生源地”外的多数情况，档案接收单位需要向毕业生出具一份书面调档函（或商调函）。这份文件是学校办理档案转递的法定依据。调档函上应明确写明毕业生的基本信息、档案接收单位的全称、详细地址、邮编、联系人、联系电话以及调档事由。毕业生务必妥善保管并及时提交给学校。
• 关注学校通知，核对个人信息：山西应用科技学院的学生工作处或档案馆通常在毕业季会发布关于毕业生档案转递工作的详细通知和日程安排。毕业生必须密切关注班级群、学校官网或相关部门的公告，按时登录学校就业系统或档案管理系统，认真核对并填报本人的档案转递地址、联系方式等关键信息。信息的准确性直接决定档案能否准确投递。
• 办结离校手续：确保已结清学费、住宿费，归还图书、实验器材等，办理完党团组织关系转接。这些手续的完成情况可能会影响档案的最终转出。

在完成前期准备后，毕业生需要按照学校规定的流程办理档案转递手续。以山西应用科技学院的典型流程为例：

1. 信息登记与确认：毕业生在规定时间内，通过学校指定的线上平台（如就业信息网、智慧校园系统）或线下填写表格的方式，向学校提交档案转递信息。必须反复核对接收单位名称、地址、邮编、联系人、电话的每一个字、每一个数字，确保万无一失。这是防止档案误投、丢失的第一道防线。
2. 提交调档函（如需要）：对于需要调档函的情况，毕业生需将调档函的原件或清晰电子版（根据学校要求）提交给负责档案管理的老师。老师会核对调档函的真实性和有效性。
3. 学校审核与封装：学校档案管理部门会对毕业生提交的信息和材料进行审核。审核无误后，工作人员会按照档案管理规定，将毕业生的全部档案材料进行规范整理、密封、加盖骑缝章，确保档案的完整与安全。
4. 档案转递发出：学校会通过机要通信或邮政EMS标准快递等国家规定的保密渠道寄送毕业生档案。机要通信是寄递党政机关机密文件的主要方式，安全性高，但邮寄速度相对较慢，且一般不提供个人查询跟踪服务。邮政EMS学生档案专用通道是目前高校普遍采用的方式，通常可以提供运单号供查询物流信息。学校不会将档案交给毕业生个人携带（除极特殊情况，且需严格办理手续）。
5. 获取转递凭证：档案寄出后，学校通常会提供一份转递信息清单或告知毕业生查询档案寄出状态的方法。毕业生应保留好相关凭证或记录下运单号。

在档案转递过程中，毕业生可能会遇到各种问题，以下是一些常见情况及处理建议：

• 问题一：延迟或忘记办理档案转递手续。

  应对：立即主动联系山西应用科技学院学生工作处或档案馆的老师，说明情况，咨询补办流程。学校通常会将未及时转出的档案保管一段时间（一般为两年），逾期后可能会将其转回生源地。切勿拖延，以免档案成为“滞留档案”。

• 问题二：档案接收单位信息填写错误或变更。

  应对：若在档案寄出前发现错误，立即联系学校老师申请修改。若档案已寄出，应第一时间同时联系学校档案管理部门和错误的接收单位，说明情况，请求协助拦截或退回档案。档案被退回学校后，再办理重新寄递。如果档案已被错误单位签收，需尽快与对方沟通，请求其原封不动地按正确地址转递或退回学校。

• 问题三：档案寄出后长时间未到达，查询不到物流信息。

  应对：根据运单号通过邮政EMS官网或客服电话查询物流状态。若物流信息异常或长时间未更新，应联系学校档案室老师，由学校出面与邮局沟通核查。若通过机要通信寄送，查询周期较长，需耐心等待，或请学校协助向机要局查询。

• 问题四：毕业后更换工作，需要再次调动档案。

  应对：此时档案调动不属于毕业派遣范畴，而是正常的人事档案流动。需由新的档案接收单位（具备人事权）出具调档函，毕业生本人或新单位持调档函到当前档案存放地（如原单位、人才服务中心）办理调出手续。切记，必须通过公对公的方式转递，严禁个人自带。

• 问题五：档案在自己手中存放多年（“死档”）。

  应对：这是最棘手的情况之一。绝不能自行拆封档案。然后，尝试联系生源地或当前工作地的公共人才服务机构，咨询激活存档的政策。通常需要补充相关材料（如学历认证、工作经历证明等），并可能需要原毕业院校审核密封。如果人才机构不予接收，则需联系山西应用科技学院档案馆，看是否能寻求帮助，重新审核后以学校名义转出。此过程可能较为复杂耗时。

档案寄出并不意味着万事大吉，毕业生仍需进行后续的跟踪与管理。

• 确认档案是否安全到达：档案寄出约1-2个月后，应主动联系档案接收单位，确认档案是否已收到并归档。这是确保档案安全落地的最终环节。
• 妥善保管《报到证》：《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》是毕业生办理档案转递、户口迁移、到用人单位报到的重要凭证，其白色一联（通知书）会放入档案。务必保管好彩色一联（报到证），并按照要求到相关单位办理报到手续。
• 建立长期管理意识：档案管理是终身事务。工作变动、学历提升、职称评定后，相关材料都应及时归档。应知晓本人档案的存放地点和联系方式，在需要时能快速准确地提供信息。
• 了解相关政策变化：国家关于人事档案管理的政策可能会调整，例如一些地区推行电子档案、简化流转程序等。毕业生应保持关注，适应新要求。

山西应用科技学院毕业生的档案转递工作是一项系统性工程，要求毕业生具备高度的责任心和细致的行动力。从认知其重要性开始，到明确去向、准备材料、准确填报、跟踪确认，每一步都需谨慎对待。通过主动与学校、用人单位或人才机构沟通，严格遵守相关规定，每一位毕业生都能确保自己的档案得到妥善安置，为未来的发展扫清障碍，保驾护航。牢记，档案是个人历史的忠实记录者，善待档案，就是为自己的未来投资。