吉林水利电力职业学院毕业如何调档案呢(毕业档案转递流程)

1.确认档案当前状态与负责部门

毕业生需明确自己档案的保管地。对于应届或刚毕业不久的学生，其档案通常仍在母校的管理之下。吉林水利电力职业学院通常会设有专门负责学生档案管理的部门，如学生工作处、招生就业处或独立的档案室。毕业生在办理手续前，应首先通过学院官网、官方微信公众号或直接致电咨询等方式，确认具体负责档案转递的联系方式、办公地点及工作时间。

2.明确档案接收单位（调档函开具方）

这是调档流程中最重要的一环。档案必须有确定的、具备人事档案保管权限的接收单位，学校方能启动转递程序。毕业生必须根据自身毕业去向，提前联系并确定接收单位。常见的接收单位类型包括：

• 户籍地或生源地的人力资源和社会保障局（人社局）及其下属人才服务中心：这是未就业毕业生档案最常见的去向。通常遵循“籍随人走”或“户档一致”的原则，档案会被发回毕业生原生源地所在的县市级以上的人社局或人才中心。毕业生需提前咨询当地档案接收政策、具体接收单位名称、地址和联系方式。
• 就业单位：如果就业单位是国有企事业单位、政府机关等具有人事档案管理权的机构，通常可以直接接收并管理员工档案。毕业生需要向单位人事部门确认其具备该资质及接收流程。
• 就业地人才服务机构：若就业单位是私营企业、外资企业等不具备人事档案管理权的机构，毕业生通常需要将档案托管在单位所在地或户籍所在地的政府所属人才服务中心。需提前联系该人才中心，办理托管手续并获取调档函。
• 升学录取院校：考取研究生或专升本的同学，档案需转至录取院校。录取院校的招生办公室或研究生院会出具调档函。

3.获取关键文件——调档函

“调档函”是调取档案的法定凭证和唯一依据。它由档案接收单位出具，盖有该单位的公章，注明调档事由、接收单位详细名称、地址、联系人、联系电话以及被调档人的基本信息。毕业生在联系好接收单位后，应按规定程序申请获取这份关键文件，可以是纸质原件，也可能是电子调档函，具体形式需与学校档案管理部门确认。

1.提交调档申请及相关材料

毕业生需亲自或委托他人（需有委托书）向吉林水利电力职业学院的档案管理部门提交调档申请。所需材料通常包括：

• 本人有效身份证件（身份证原件及复印件）。
• 由档案接收单位开具的调档函原件（或符合规定的电子版）。
• 如为委托办理，还需提供委托人身份证复印件、受托人身份证原件及复印件、亲笔签名的委托授权书。
• 毕业生可能还需要填写学校提供的《档案转递申请表》等内部表格。

务必提前向学校咨询清楚所需全部材料清单，避免因材料不齐而往返奔波。

2.学校审核与档案转出

学校的档案管理部门在收到齐全的申请材料后，会进行严格审核，主要核实调档函的真伪及接收单位的资质。审核无误后，工作人员将整理密封毕业生档案，并通过国家指定的机要通信渠道或EMS标准快递中的“学生档案专用通道”进行寄送。档案严禁个人自带！

3.确认档案送达情况

档案寄出后，学校会提供档案转递的单号或凭证。毕业生应主动跟踪档案物流信息，并在预估档案到达接收单位后，及时联系该单位人事部门或档案室，确认档案是否已安全、完整地收到。这一步至关重要，是调档流程的最终闭环。通常接收单位在归档后，可能会出具一份《回执》寄回学校，但毕业生主动跟进确认更为稳妥。

1.已就业毕业生

• 单位有档案管理权：流程相对直接。单位人事部门出具调档函，毕业生持函到学校办理即可。
• 单位无档案管理权：需先自行联系单位所在地或户籍地的人才服务中心，办理档案托管手续并获取该人才中心的调档函，再持此函到学校办理转递。

2.未就业毕业生（待业）

大多数情况下，学校会建议并将档案转回毕业生生源地的县级以上人力资源和社会保障局或人才服务中心。毕业生需要关注学校发布的关于档案默认转递地址的通知，并最好提前自行联系生源地档案接收部门进行确认，避免档案被退回或滞留。

3.升学深造毕业生

考取研究生的同学，凭录取院校出具的调档函（通常随录取通知书一并寄送）到学校办理调档手续。务必注意调档函上的截止日期，确保在规定时间内完成办理。

4.特殊情况处理

• 党员档案：党员档案通常是人事档案的一部分，随人事档案一并转递。但有时接收单位的党组织部门会要求单独开具“党组织关系介绍信”，这是一个并行但独立的程序，需向学院党组织咨询办理。
• 延期毕业或结业：档案会在学生达到毕业状态（取得毕业证）后，再根据手续办理转递。

1.杜绝档案自带

再次强调，个人绝对不能私自携带档案。任何单位都不会接收个人手中的档案，一旦拆封，档案即刻作废，变为“死档”，激活手续异常繁琐。

2.关注时效性

调档函通常有有效期，务必在有效期内办理。毕业后学校代为保管档案也有期限（通常为两年），逾期后学校可能会将档案寄回生源地，期间可能产生保管费，且若联系方式变更，容易失联。

3.确保信息绝对准确

提交的接收单位名称、地址、联系人等信息必须与调档函上完全一致，一字不差。任何错误都可能导致档案寄丢或退回。

4.妥善保管凭证

保留好所有办理过程的单据、调档函复印件、快递单号等，直至确认接收单位已成功收档。这是出现问题后追查责任的唯一依据。

5.积极沟通，主动跟进

不要被动等待。应主动与学校档案管理部门、档案接收单位保持沟通。遇到问题及时询问，档案寄出后主动跟踪物流并确认接收情况。

6.“死档”激活

如果档案因各种原因已滞留个人手中，需尽快联系户籍地的人才服务中心或人社局，咨询如何按程序激活存档，通常需要补充相关证明，过程复杂，应极力避免。