淄博职业学院毕业如何调档案呢(毕业档案转递流程)

高校毕业生档案是国家人事档案的重要组成部分，它并非一份普通的学习证明集合，而是具有法定效力、原始凭证性和唯一性的个人重要历史文件。其内容通常包括：高校毕业生登记表、学业成绩单、在校期间的奖惩材料、入党入团志愿书及思想汇报、体检表、毕业生就业报到证副本（历史上称为“派遣证”）等。这些材料由学校相关部门在其学习过程中逐一形成并审核归档，真实反映了学生在校期间的全貌。

这份档案的法律地位和现实价值体现在多个层面：它是用人单位全面、历史地了解一个人基本情况的最权威依据，特别是在录用考察、职称评聘、干部提拔等环节，档案审查是必不可少的一环。它是个人办理某些法定手续的必备要件，例如，参加公务员、事业单位招考并通过笔试面试后，政审环节必须调阅个人档案；办理户口迁移（尤其是通过人才引进等政策落户）、退休手续计算工龄时，也需要依据档案中的原始记录。它也是个人维护自身权益的重要凭证，如涉及待遇认定、身份确认等问题时，档案是最有力的证据。

因此，妥善处理档案调转事宜，确保其内容完整、转递安全、存放规范，直接关系到每一位毕业生的切身利益和长远发展。任何对档案的轻视、疏忽或不当处理，都可能在未来某个关键时刻造成无法弥补的麻烦和损失。

调档工作绝非毕业离校时临时起意即可办妥，它需要毕业生提前进行充分的准备与规划。理想的启动时间点应在毕业学年的最后一个学期，尤其是在落实就业去向或确定未来发展意向之后。

首要任务是明确档案接收单位。这是整个调档流程的起点和目的地。根据毕业生的不同去向，接收单位通常分为以下几类：

• 有人事档案保管权限的就业单位：这主要是指国家机关、事业单位、国有企业和部分大型优质民营企业。这类单位本身或其上级主管单位具有人事管理权，可以直接接收并管理员工档案。毕业生在签订就业协议后，应主动向单位的人事部门确认是否具备此权限以及具体的档案接收地址、联系人及电话。
• 户籍地或就业地的人力资源和社会保障局（人社局）、人才服务中心：这是绝大多数毕业生的档案去向。如果就业单位不具备档案保管权限，或者毕业生选择灵活就业、自主创业、暂未就业，其档案通常会派回户籍所在地的县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构。
  除了这些以外呢，许多城市的人才服务中心也接收非本地户籍但在本地就业人员的档案，但可能需要提供劳动合同等证明材料。务必提前联系确认接收事宜。
• 升学录取院校：对于通过专升本、考研等方式继续深造的同学，档案需要调往新的录取院校。调档函通常由录取院校的招生部门或研究生院随录取通知书一并寄发。
• 授权托管的其他机构：少数情况下，可能委托其他有资质的档案管理机构进行托管。

与淄博职业学院校内负责部门保持沟通。各高校通常由学生工作处、就业指导中心或档案室具体负责毕业生档案的转递工作。毕业生应密切关注学校通过官网、官方微信公众号、班级辅导员等渠道发布的关于毕业生档案转递工作的通知和安排。这些通知会明确告知集中办理调档手续的时间、所需材料、流程以及后续查询方式。

准备好个人信息。确保个人学号、身份证号、准确的档案接收单位名称、地址、邮编等信息无误。任何信息的错漏都可能导致档案投递失败。

调档函是调转档案过程中最为关键的法律文书，它是档案接收单位向档案现存单位（即淄博职业学院）发出的正式调取档案的凭证。没有调档函，学校无法启动档案转递程序。

调档函的本质与内容：调档函由具有档案保管资格的接收单位出具，并加盖其公章，具有法律效力。一封规范的调档函应包含以下核心信息：发函单位名称、联系方式及公章；调档事由（如“录用”、“托管”等）；被调档人基本信息（姓名、身份证号等）；档案拟转往的详细名称和地址；有时还会注明要求档案内应包含的材料清单及转递方式（如机要通信）。

如何获取调档函：

• 通过就业单位获取：在确认录用后，向单位人事部门申请开具调档函。
• 通过人才服务中心获取：联系户籍地或就业地人才服务中心，按其要求（可能需在线申请或现场办理）申请开具调档函。许多地区已开通线上申请功能。
• 通过升学院校获取：录取院校会统一寄发调档函。

提交调档函至学校：毕业生在获得调档函后，需按照淄博职业学院规定的时间和方式，及时将调档函提交给学校的档案管理部门。这可能是在线下提交纸质版，也可能通过线上就业系统上传扫描件。提交时务必确认学校已成功接收并登记。

学校档案管理部门在收到有效的调档函并核实毕业生信息后，会统一办理档案的封装、登记和转递手续。根据国家规定，高校毕业生档案必须通过机要通信或邮政EMS标准快递等规定的保密渠道进行转递，严禁个人自行携带档案。

机要通信：这是传统且安全性最高的转递方式，主要用于党政机关、事业单位等之间的公文传递。其特点是速度相对较慢，但流转过程可追溯、安全保密性强。通常用于转递至国家机关、事业单位等。

邮政EMS“高校毕业生档案”专用通道：这是目前最为普遍的方式。邮政EMS为此提供了特制的专用封套和单独封发、单独交接的处理流程，同样能确保安全性和可追溯性。快递单号会由学校记录或提供给毕业生，方便查询物流信息。

学校通常会集中处理一批毕业生的档案，分批寄出。
因此，从提交调档函到档案实际寄出，可能会有一段处理时间。寄出后，档案在途也需要一定时间。毕业生应耐心等待并适时查询。

档案寄出并不代表调档工作的结束，毕业生必须主动完成“最后一公里”的确认工作，确保档案已安全抵达接收单位并被成功录入系统。

查询物流信息：如果学校提供了快递单号（如EMS单号），首先应通过邮政EMS官网或小程序跟踪物流轨迹，确认档案是否已签收。

向接收单位核实：这是最关键的一步。在档案显示签收后的一至两周内，主动联系档案接收单位（人社局、人才中心或单位人事部门）的人事档案科，提供个人信息（姓名、毕业院校、身份证号），请求核实档案是否已到达且内容完整无误。只有接收单位确认档案已入库，整个调档流程才算真正完成。

长期未到的处理：若长时间（如超过一个月）查询不到物流信息或接收单位表示未收到，应立即首先联系淄博职业学院的档案管理部门，提供个人信息，请求协助查询档案是否寄出及寄往何处。根据查询结果，与学校和接收单位沟通解决。

在调档过程中，可能会遇到一些常见问题，毕业生需了解并学会规避风险。

档案滞留与“死档”：如果毕业后未及时办理调档手续，档案可能会暂时留在学校。学校通常会在毕业后保管档案一段时间（具体时长需咨询学校），逾期后可能会将其转回毕业生生源地的公共就业和人才服务机构。但最忌惮的是档案流入个人手中或保存在无人问津的地方超过一定期限（通常为两年），就会变成无法正常流转的“死档”。激活“死档”程序繁琐，需返回原毕业院校及各级人才机构办理相关手续，耗时费力。

规避策略：毕业后尽快确定档案去向，并及时办理调档。切勿选择“自带档案”。

信息错漏：提供的接收单位地址、名称等信息错误，导致档案被退回或错投。

规避策略：提交信息前，与接收单位反复核对所有细节，确保万无一失。

丢失《就业报到证》：《就业报到证》副本是存入档案的重要文件，正本是毕业生到接收单位报到的凭证。虽然近年来国家逐步取消就业报到证，但政策过渡期内或特定情况下可能仍需关注相关要求。如有遗失，需及时向学校或省级就业主管部门申请补办证明。

单位变更：在档案转递过程中或档案到达后不久就更换了工作，需要再次调档。

规避策略：档案一旦到达公共人才服务中心，相对稳定。更换工作后，若新单位需调档，则由新单位或新单位所在地的人才中心出具调档函，至当前档案存放机构办理调转即可。需注意档案不应频繁流动。

总而言之，淄博职业学院毕业生调档是一项严肃、规范且需要高度责任感的事务。它要求毕业生扮演主动规划者、细心沟通者和持续跟进者的角色。从毕业前的未雨绸缪，到精准获取调档函，再到配合学校完成转递，直至最终向接收单位核实到位，每一个环节都不可或缺。唯有以认真谨慎的态度对待此事，才能确保这份承载着个人重要信息的档案得以安全、准确地落户，从而无忧地开启人生新的篇章，让档案真正成为职业生涯中的助力而非绊脚石。