深圳职业技术大学毕业如何调档案呢(深职大档案调动)

深职大毕业生档案调取全流程详解

一、 理解毕业生档案的核心价值与基本属性

在深入探讨调档流程之前，我们必须首先深刻认识到毕业生档案的极端重要性。它绝非一摞可有可无的纸张，而是伴随个人一生的官方履历证明。

毕业生档案的主要内容通常包括：

• 高中阶段材料：如高中毕业生登记表、学籍卡、高考报名登记表、高考志愿表等。
• 大学阶段材料：如高校毕业生登记表、学业成绩单、入学登记表、学年鉴定表、实习鉴定表、奖惩记录、党团组织关系材料（入党/入团志愿书、申请书、思想汇报、转正材料等）。
• 毕业派遣相关材料：如全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证（历史上曾称为“派遣证”，现已优化，但其功能由电子或纸质报到凭证体现）的白联部分。

档案的法律效力与用途体现在：它是公务员录用、国有企业事业单位招聘、参军入伍、升学深造（考研、专升本）时进行政治审查的核心依据；是办理职称评定、职业资格考试报名、转正定级、工龄认定、社会保险缴纳、办理退休等手续的必备文件；也是户籍迁移、办理公证等重要事务的参考凭证。一旦档案丢失或成为无人管理的“死档”，将给个人带来难以估量的麻烦和损失。

档案管理的基本原则是“档随人走”和“公对公转递”。这意味着档案必须存放在具备人事档案管理权限的机构，如户籍所在地或工作单位所在地的公共就业和人才服务机构、有人事权的用人单位（如机关、国企、事业单位等），并且其转递必须由这些机构之间通过机要通道或专人送达完成，严禁个人私自携带和拆阅档案。

二、 毕业前夕：明确去向与信息采集的关键步骤

调档工作并非始于毕业离校之后，而是在毕业学年的最后一个学期就已启动。深职大会组织毕业生进行全面的毕业去向登记和信息核对，这是决定档案流向的源头。

1.确定毕业去向类型

毕业生的去向直接决定了档案的接收单位。主要分为以下几类：

• 已落实就业单位：
  • 单位有人事档案管理权限：例如被录用到国家机关、国有企业、国有控股企业、事业单位等。这些单位通常有自己的组织人事部门或委托上级主管部门管理档案。毕业生需向单位确认其详细名称、地址和邮编，以便学校准确寄送。
  • 单位无人事档案管理权限：绝大多数民营企业、外资企业、合资企业、个体工商户等不具备保管档案的资质。此时，档案通常会被派往单位营业执照注册地或其指定的、或毕业生户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如深圳市人才服务中心、各区人才资源中心等）。
• 国内升学（含专升本、考研成功）：档案将直接转递至被录取的院校。毕业生需提供录取院校的调档函及准确的档案接收地址信息。
• 出国、出境深造或工作：档案一般转回户籍所在地的公共就业和人才服务机构。
• 自主创业、自由职业、暂未就业：这是最常见的情况。为了保障档案的安全和连续性，学校通常会建议并将档案转递至毕业生户籍所在地的县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构（例如，某毕业生户籍在湖南省长沙市雨花区，档案则可能转至长沙市人才服务中心或雨花区人力资源公共服务中心）。
• 参加国家地方项目（如“西部计划”、“三支一扶”）：档案一般由项目主办单位或户籍地人才机构负责保管，需根据项目具体要求办理。

2.配合学校完成信息填报与确认

深职大通常会在毕业前通过辅导员、班级负责人或专门的毕业生信息系统，发放《高校毕业生档案转递信息登记表》或在线填报链接。毕业生必须本着对自己高度负责的态度，准确、完整、清晰地填写或核对以下信息：

• 姓名、学号、身份证号、专业、班级等个人基本信息。
• 档案转递单位全称（必须与公章一致）。
• 档案转递详细地址（省、市、区、街道、门牌号）。
• 接收部门名称。
• 邮政编码、联系人及联系电话。

特别提醒：此环节的信息至关重要，任何错漏都可能导致档案寄错、退回甚至遗失。对于不确定的信息，务必主动咨询用人单位的人力资源部门或户籍地人才服务中心，切勿想当然地填写。提交信息后，要认真核对学校反馈的确认清单，确保万无一失。

三、 毕业离校后：档案转递流程与状态查询

办理完离校手续，毕业生与学校的物理联系减弱，但对档案的关注不能停止。

1.学校的集中转递工作

深职大毕业生就业指导中心或档案室会在毕业生离校后（通常在7月至8月），依据之前收集确认的转递信息，分批集中通过机要通信或邮政EMS标准快递（学生档案专用通道）寄送档案。这个过程需要一定时间，请毕业生耐心等待。

2.主动查询档案转递状态

毕业生不应被动等待，应主动追踪档案下落。查询途径包括：

• 联系深职大毕业生就业指导中心或档案室：询问本校档案寄出的批次和时间，并索要机要号或EMS快递单号（如果提供）。
• 查询机要文件或EMS物流信息：凭借机要号或快递单号，通过机要局查询系统或邮政EMS官网跟踪档案寄送进度。
• 联系档案接收单位：在预估档案已到达的时间点（通常寄出后1-4周，机要较慢，EMS较快），主动打电话或前往档案接收单位（如人才服务中心）确认档案是否已安全到达并完成入库。这是最关键的一步。

3.处理异常情况

• 档案被退回：如果因地址不详、单位拒收等原因被退回，学校会联系毕业生更新信息后重新寄送。毕业生需保持通讯畅通。
• 查询不到信息：若长时间查询不到物流信息或接收单位表示未收到，应立即与学校档案管理部门沟通，查明原因，必要时启动查找程序。

四、 特殊情况与后续调档：工作变动后的档案转移

很多毕业生并非一毕业就定终身，工作变动是常态。这就涉及到毕业后的再次调档问题。

1.什么是“调档函”

当您的新单位（具备人事权）或新单位委托存档的人才服务中心同意接收您的档案时，他们会向您当前档案所在机构（即原存档单位）出具一份正式公文——调档函。调档函是调动档案的唯一合法依据，上面会明确写明调档事由、调入单位名称、地址、联系方式及调出单位名称。

2.工作变动后调档的具体流程

假设您毕业后档案存放在户籍地A市人才服务中心，现在您在B市找到了工作，且B市人才服务中心同意接收档案。流程如下：

• 第一步：获取调档函。向B市人才服务中心申请开具调档函。通常需要提供身份证、与新单位签订的劳动合同等证明材料。
• 第二步：提交调档函。您本人或委托他人，将B市人才服务中心开具的调档函原件、您的身份证复印件等材料，提交给当前存档的A市人才服务中心，并填写《档案转出申请表》。
• 第三步：公对公转递。A市人才服务中心审核无误后，会通过机要通道将您的档案寄往B市人才服务中心。您不能自己接触档案。
• 第四步：确认到档。一段时间后，联系B市人才服务中心确认档案是否安全到达。至此，调档完成。

3.重要注意事项

• 档案切勿自持：绝对不要因为方便而要求将档案交给自己携带。一旦档案袋密封被拆开，任何单位都将拒绝接收，档案即刻失效成为“死档”，激活手续非常繁琐。
• 弄清接收单位资质：在请新单位开具调档函前，务必确认该单位或其所委托的人才服务机构是否具备正规的人事档案管理权限。
• 保持档案状态激活：如果档案存放在人才服务中心，即使暂时未就业，也建议定期了解相关政策，确保档案处于正常保管状态。必要时可办理人事代理，连续计算工龄等。

五、 常见问题与风险防范

1.什么是“死档”？如何激活？

“死档”即档案失去效力，无法正常流转和使用。形成原因主要有：档案长时间个人持有且拆封；档案丢失；超过五年未在人才服务机构缴纳档案保管费（目前大多数地区已取消收费）且失去联系。激活“死档”非常困难，通常需要回原毕业院校补充证明材料、重新审核密封，或需要具备人事权的单位出具证明，流程复杂耗时。最佳策略就是严格遵循“公对公”原则，杜绝“死档”产生。

2.档案与户口、党组织关系的关系？

档案、户口、党组织关系是三个独立的系统，虽然转移去向 often 一致，但办理机构和流程完全不同。毕业离校时，需要分别办理：- 档案：由学校根据派遣方案寄送。- 户口（如入学时迁入学校集体户）：凭《报到证》（或相关证明）、毕业证、户口迁移证等到迁入地公安派出所办理落户。- 党组织关系：通过全国党员管理信息系统进行线上转接，或开具纸质《中国共产党党员组织关系介绍信》，到接收单位党组织报到。务必确保三者都得到妥善落实，避免成为“口袋党员”或“黑户”。

3.如何联系深职大档案管理部门？

毕业生应留意深职大毕业生就业指导中心或学校官网发布的相关通知，获取最新的办公电话、办公地址、线上咨询渠道等信息。遇到档案问题时，应首先尝试通过这些官方渠道进行沟通解决。

深圳职业技术大学毕业生的档案调取是一个系统化、规范化的过程，其核心在于毕业前的精准信息填报和毕业后的主动追踪确认。毕业生必须树立正确的档案意识，理解其“一生相伴”的重要性，严格遵守“公对公转递”的原则，在人生的每一个转折点都妥善安排好档案的归宿。从深职大毕业，不仅是学业能力的证明，更是独立管理个人重要事务的开始，妥善处理好档案问题，就是为未来的职业发展扫清了一个重大的潜在障碍。