蚌埠经济技术职业学院毕业如何调档案呢(毕业调档指南)

毕业生档案是记录学生个人经历、政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力等内容的具有保存价值的文件材料，是个人身份、学历、资历等方面的重要证据，与个人户口、职称、社保、组织关系等紧密挂钩。它并非毕业时发放的《毕业证书》或《报到证》（现已逐步取消），而是一套由学校统一整理、密封并负责转递的机密文件。

对于蚌埠经济技术职业学院的毕业生来说，其档案内通常包含但不限于以下材料：高中阶段的学籍材料、高考报名登记表、体检表等；大学阶段的入学登记表、学习成绩单、学年鉴定表、奖惩记录、党团组织材料（入团/入党申请书、志愿书、思想汇报等）、毕业生登记表、实习鉴定表、就业通知书（报到证副本）等。这些材料共同构成了个人的“第二身份证”，其重要性体现在多个方面：

• 就业与入职审查：机关、事业单位、国有企业以及许多大型民营企业录用员工时，必须审查个人档案，以确认学历、经历和政治面貌的真实性。档案不全或无法调取将直接影响正式录用。
• 升学深造：考取专升本或研究生的学生，被录取后，录取院校会要求调取档案进行政审和存档。
• 政治审查与组织生活：入党、提干、报考公务员、参军等都需要进行严格的政治审查，档案是政审的核心依据。
• 职称评定与职业资格：评定专业技术职称（如工程师、会计师、教师职称等）时，需要档案中的工作经历、考核结果等材料作为支撑。
• 工龄计算与社保福利：档案中记录的工作起始时间是核定工龄的关键，直接影响带薪年休假、养老金核算等社会福利待遇。
• 户籍迁移：在一些城市的人才引进落户政策中，档案是必要条件之一，需要先办理档案调入，才能申请落户。

因此，每一位毕业生都必须高度重视自己的档案，确保其得到妥善安置，绝不能出现“弃档”、“自持档案”或“档案丢失”的情况。自持档案会导致档案成为“死档”，失去其法律效力和流通性，后续激活手续非常繁琐。

调转档案并非毕业离校时临时起意就能快速办结的事项，需要毕业生提前规划、充分准备。主要准备工作涉及明确档案去向和获取关键调档凭证。

第一步：明确档案接收单位（档案去向）

这是整个调档流程的起点和核心。毕业生必须首先确定自己的档案将要寄往何处。根据毕业后的不同去向，接收单位通常分为以下几类：

• 有档案保管权的就业单位：通常是指国家机关、事业单位、国有企业等。毕业生在签订就业协议后，应主动向单位的人事部门确认其是否具备档案保管权限，以及具体的调档要求和接收地址、联系人、电话等信息。
• 就业地或生源地的人才服务中心：如果就业单位是私营企业、外资企业等不具备档案保管权的机构，或者毕业生处于自主创业、灵活就业、待就业状态，档案通常会寄往公共人才服务机构。这又分为两种情况：
  • 寄往就业地人才服务中心：适用于希望在就业城市长期发展的毕业生。需提前咨询该人才中心是否接收档案（通常需凭与本地企业签订的劳动合同等材料），并办理接收手续。
  • 寄往生源地人才服务中心：这是最常见的默认去向。如果毕业生未签订就业协议或单位不接收档案，学校通常会默认将档案转回毕业生高考生源地所在的市、县级人力资源和社会保障局（人社局）下属的人才交流服务中心。
• 升学录取院校：考取专升本或研究生的同学，档案接收单位就是录取院校的招生办公室或学生档案管理部门。需从录取院校获取准确的调档信息。

第二步：获取调档函

在明确了接收单位后，毕业生需要从该单位获取调档函。这是调档案的“通行证”和“指令书”，是学校档案馆（或学工部）办理档案转递的唯一依据。

• 开具单位：调档函必须由具备档案保管权的单位（如上述的用人单位、人才中心、录取高校）出具。
• 内容要求：一份规范的调档函应包含以下要素：抬头（蚌埠经济技术职业学院）、调档事由、毕业生基本信息（姓名、身份证号、专业等）、档案接收单位的详细名称、地址、邮编、联系人及联系电话，并加盖接收单位的公章。
• 获取方式：毕业生需联系接收单位，根据其规定流程申请开具调档函。可能是现场办理，也可能通过线上申请邮寄获得。

第三步：确认个人信息与学校要求

在办理手续前，务必与蚌埠经济技术职业学院负责档案管理的部门（通常是学生处或档案馆）取得联系，确认以下信息：

• 本校具体的档案调转流程、办理时间、办公地点和所需材料。
• 离校系统中关于档案部分的手续是否已办结（如学费、图书、宿舍等是否结清）。
• 核对学校档案系统中登记的个人姓名、身份证号等信息是否准确无误，以免影响转递。

在做好万全准备后，毕业生即可按照学校的规定程序办理调档。虽然各校具体操作细节可能略有不同，但主要流程通常如下：

第一步：提交调档申请与材料

毕业生本人（或书面委托他人）需携带所需材料前往学校档案管理部门办理。关键材料通常包括：

• 调档函原件：由档案接收单位开具的正式函件。
• 本人有效身份证件：身份证原件及复印件。
• 毕业证复印件：用以证明已毕业离校。
• 如委托他人代办：还需提供本人亲笔签名的委托书、本人的身份证复印件、代办人的身份证原件及复印件。

将上述材料提交给工作人员进行审核。审核重点是调档函的真实性和有效性，以及接收单位的资格。

第二步：填写档案转递信息表

审核通过后，工作人员会要求毕业生填写一份《档案转递通知单》或类似表格。毕业生需极其谨慎地填写档案接收单位的全称、详细地址、邮政编码、联系人以及联系电话。这些信息将直接用于邮寄面单的填写，一旦出错可能导致档案寄丢。

第三步：学校审核与档案转出

学校档案管理部门在收到全部合格材料并确认信息无误后，会进行以下操作：

• 整理、密封毕业生档案。
• 通过机要通信或EMS学生档案专用通道进行寄送。根据国家规定，学生档案必须通过机要交通转递，这是一种比普通快递更安全、更可靠的邮政通信方式，专门传递党政军机关及国企的机密文件，但邮寄速度相对较慢。近年来，教育部与国家邮政局合作，也可通过“EMS高校学生档案专用通道”寄送，同样安全可靠且有踪可循。
• 学校不会将密封的档案交给学生本人携带。

第四步：查询档案转递状态并确认接收

档案寄出后，事情并未结束，毕业生需主动跟进：

• 向学校档案管理部门索要档案转递单号（机要号或EMS单号）。
• 自行通过机要交通查询系统或EMS官网跟踪物流信息。（注：机要文件查询期通常为一年，且查询流程不如普通快递便捷，需耐心操作）。
• 物流信息显示签收后，务必主动联系档案接收单位，确认对方是否已收到并审核入库你的档案。这是最关键的一步，只有接收单位确认收到，整个调档流程才算真正完成。

在调档过程中，毕业生常常会遇到各种问题，以下是一些常见情况及应对策略：

1.档案滞留与“弃档”

如果毕业时未及时办理调档手续，学校通常会为毕业生保管档案一段时间（通常为两年）。在此期间，毕业生仍可按正常流程申请调档。超过保管期限后，学校会将其档案转回生源地人才服务中心。毕业生绝不能对档案不闻不问，应主动联系学校查询档案状态，并及时办理转递，避免成为“弃档”。

2.调档函开具问题

如果就业单位无法开具调档函，意味着单位无权保管档案，毕业生应尽快将档案委托至单位所在地或生源地的人才服务中心。人才市场是托管档案的法定机构。

3.档案丢失或信息错误

如果查询不到档案去向，首先应联系学校档案部门，查询当年寄出的机要号，并根据机要号向机要局申请核查。若确认丢失，需要联系学校尽力补办关键材料，如成绩单、毕业生登记表等，但这将是一个极其漫长和复杂的过程，因此前期仔细核对信息至关重要。

4.改派与调整档案去向

如果在档案寄出后，就业计划发生变化（如更换了工作），需要调整档案去向，流程会相对复杂。首先需要新的接收单位开具调档函，然后由原接收单位（档案当前所在单位）同意转出，最后再由原接收单位通过机要方式寄往新单位。这意味着需要协调两个单位之间的档案转移，并非由学校直接再次寄出。

5.党员档案的转递

党员档案是人事档案的一部分，通常不分开转递。但党组织关系的转接是另一个并行流程，需要在党内系统中办理转接手续，开具《中国共产党党员组织关系介绍信》。毕业生需要确保党员档案随人事档案一同转至接收单位，同时党组织关系也要落实到具体的党支部。

通用建议：在整个过程中，毕业生应保持主动沟通的态度，与学校、接收单位勤联系、多确认。所有重要信息，如地址、电话、联系人，务必反复核对。保留好所有办理手续的凭证、单据和沟通记录。

档案调转完成并非一劳永逸，档案管理是一项伴随职业生涯终身的长期工作。毕业生应建立以下意识：

1.知晓档案所在地

务必牢记自己的档案存放在哪个具体单位（如XX市人才服务中心XX分部），并记录该单位的地址和联系电话。今后任何需要用到档案的场合，都需要自行联系该单位。

2.及时更新档案材料

档案转入人才服务中心后，就成为“流动人员人事档案”。此后，在工作中产生的劳动合同、离职证明、年度考核表、职称资格认定文件等新材料，应及时送交档案存放机构归档，确保档案内容的连续性和完整性。具体提交材料和流程需咨询档案存放机构。

3.档案的再流动

未来更换工作城市或单位时，如果新单位或新城市的人才服务中心需要调取档案，仍需由新的接收单位开具调档函，然后由当前档案保管单位进行转递。本人只需负责联系和传递调档函，同样不能自行携带档案。

蚌埠经济技术职业学院的毕业生们，档案是你们职业生涯的忠实记录者。看似繁琐的调档流程，实则是对你们未来的一份重要保障。只要本着认真、负责、细致的态度，提前规划，逐步操作，就一定能够顺利完成档案的调转，为自己未来的发展扫清障碍，奠定坚实的基础。