山西药科职业学院毕业如何调档案呢(毕业档案转递流程)

毕业生档案是记录个人成长经历、学习成果和政治思想表现的重要历史材料，其管理和转递具有严格的规范性和保密性。山西药科职业学院的毕业生在办理档案调转时，需遵循一套清晰、规范的流程。
下面呢将对此过程进行详尽的分步阐述，并深入探讨相关注意事项，旨在为毕业生提供一份全面、实用的操作指南。

在着手调档之前，每一位毕业生都必须深刻理解档案的内容及其不可替代的重要性。
这不仅是办理手续的前提，更是对自己未来负责的表现。

• 档案的核心构成： 山西药科职业学院的毕业生档案通常包含但不限于以下材料：高中阶段学籍材料、入学登记表、毕业生登记表、学业成绩单、实习鉴定表、奖惩记录、党团组织关系材料（入党/入团申请书、志愿书等）、体检表、就业通知书（报到证副本）等。这些材料共同构成了一个完整的学生时代记录。
• 档案的法律与社会功能： 档案是个人身份、学历、资历、品行等方面的权威证据。在以下关键人生节点中，档案将发挥决定性作用：
  • 就业入职： 国家机关、事业单位、国有企业以及部分规范化管理的民营企业，在正式录用员工前，必须调阅个人档案进行政治审查和背景核查。
  • 职称评定与职务晋升： 在专业技术人员职称评审和干部选拔任用时，档案是核查学历、工作经历、考核结果的主要依据。
  • 户籍迁移与落户： 尤其是在大城市落户时，档案状况是审核条件之一。
  • 公务员、事业单位招考政审： 政审环节严格依赖于档案材料。
  • 研究生升学： 被录取后，招生单位会要求调取档案。
  • 工龄计算与退休办理： 档案中记载的首次参加工作时间是计算工龄的起点，直接影响养老金数额。
  • 党组织关系转接： 党员档案是组织关系转接的基础。

因此，确保档案安全、准确、及时地转递到合法的接收单位，是保障个人权益的基石。任何疏忽都可能导致档案“遗失”或“变死档”（即档案长期滞留在个人手中或无人事权的单位，失去法律效力），补救过程将极为繁琐和困难。

调档不是盲目进行的，它建立在毕业生已有明确、合法的档案接收地的基础之上。这个准备阶段至关重要。

• 第一步：确定档案接收单位

  毕业生需根据自身毕业去向，确定一个具备人事档案管理权限的机构来接收档案。常见的合法接收单位包括：

  • 户籍所在地的市、区（县）级公共就业和人才服务机构（人才交流中心）： 这是最普遍的选择，适用于未就业、灵活就业或就业单位无人事权的毕业生。档案寄回原籍，安全可靠，便于日后办理相关手续。
  • 就业单位： 如果就业单位是国家机关、事业单位、国有大中型企业，它们通常有自己的组织人事部门，可以直接接收并管理员工档案。
  • 就业地的人才服务中心： 如果就业单位是私营企业、外资企业等无人事权的机构，但单位或个人希望在就业地托管档案，则需要由单位或个人联系就业地的人才服务中心办理档案托管手续，并由该中心出具调档函。
  • 考取的研究生院校： 被录取后，招生院校的研究生院或相关部门会发出调档通知。

  特别注意： 普通的、无人事档案管理权限的公司（如大多数小微企业）不能接收档案。切勿将档案接收单位写成此类公司地址。

• 第二步：获取官方“调档函”

  调档函是调取档案的唯一合法凭证，相当于档案接收单位向山西药科职业学院发出的“邀请函”和“接收证明”。没有调档函，学院无法启动转档程序。

  如何获取调档函：

  • 若档案派回原籍：一般无需毕业生单独获取。在学校集中办理派遣时，会根据生源地信息，默认将档案转至生源地对应的市级或县级人才服务中心。但毕业生最好主动向该机构核实确认其准确名称、地址和接收流程。
  • 若档案派至就业单位或就业地人才中心：毕业生需联系接收单位的人事部门或人才中心，提交相关材料（如劳动合同、身份证复印件等），申请开具调档函。调档函必须是原件，并盖有接收单位的公章，函中应清晰写明调档事由、档案转入单位全称、详细地址、邮编、联系人及联系电话。
  • 若考取研究生：录取院校会随录取通知书一并寄送调档函，或有单独通知。
• 第三步：关注学院通知与准备个人信息

  山西药科职业学院通常会在毕业学年通过班会、学院官网、就业指导中心微信公众号、班级群等多种渠道，发布关于毕业生档案转递工作的具体安排通知。毕业生务必密切关注这些官方信息，了解集中办理的时间段、需要填写的表格（如就业协议书、毕业去向登记）、需要提交的材料以及负责此项工作的老师联系方式。

  同时，准备好个人基本信息，如学号、姓名、身份证号、联系方式，以及准确的档案接收单位信息。

准备工作就绪后，即可进入正式办理流程。学院的档案转递工作一般分为集中办理和零星办理两个阶段。

• 集中办理阶段（毕业离校前后）

  这是针对大多数有明确去向的毕业生的批量处理阶段，效率最高。

  1. 信息核对与确认： 学院就业指导部门或档案室会组织毕业生核对档案转递地址。毕业生会收到一份信息确认表，必须极其认真地核对档案接收单位的名称、地址、邮编等信息，确保一字不差。任何错误都可能导致档案寄丢。确认无误后签字提交。
  2. 提交调档函： 对于需要调档函的情况（如派往非生源地单位），毕业生需在规定时限内，将调档函原件提交给学院指定的部门（通常是就业指导中心或学生档案管理处）。
  3. 学院审核与封装： 学院相关部门审核毕业生的毕业资格、派遣方案及调档函有效性。审核通过后，由档案室工作人员将每位毕业生的档案材料整理、密封、加盖公章。
  4. 统一寄发： 学院会通过邮政EMS标准快递（有专门的学生档案通道，可追踪）或机要通信渠道，将档案批量寄往各接收单位。机要通信更为安全，但速度较慢，且一般不对个人查询。

  关键点： 在此阶段，毕业生最核心的任务就是准确无误地确认信息并按时提交必要文件。

• 零星办理阶段（集中办理期过后）

  适用于毕业时未确定去向、或毕业后才确定工作单位需要补办调档的毕业生。

  1. 联系学院档案室： 毕业生需主动联系山西药科职业学院负责档案管理的老师，咨询零星调档的具体要求、办理时间和所需材料。联系方式可通过学院官网或咨询原辅导员获取。
  2. 准备并提交材料： 通常需要以下材料：
     • 本人有效身份证复印件。
     • 调档函原件（由新单位或人才中心开具）。
     • 毕业证复印件（证明已毕业离校）。
     • 可能还需要填写一份《档案转递申请表》。
  3. 委托他人代办： 如本人无法到场，可委托他人代办。除上述材料外，还需提供本人亲笔签名的委托书、本人的身份证复印件及代办人的身份证原件和复印件。
  4. 办理与寄出： 档案室老师审核材料无误后，办理调出手续，并将档案通过规定渠道寄出。

档案寄出并不意味着万事大吉。毕业生必须主动跟进，确认档案已安全到达接收单位。

• 查询档案物流信息： 如果学院通过EMS寄送，通常会提供快递单号。毕业生应记下单号，定期在邮政官网查询物流状态，直至显示“已签收”。
• 向接收单位核实： 在档案寄出一段时间后（通常为1-4周，考虑邮寄和处理时间），毕业生应主动联系档案接收单位（如人才中心的人事代理科），提供姓名、毕业院校等信息，询问档案是否已收到并入库。这是最直接、最可靠的确认方式。
• 处理异常情况： 若长时间未收到或查询不到，应立即联系学院档案室，询问寄出日期和单号，共同查找原因。如遇档案被退回，需及时与学院和接收单位沟通，解决地址错误等问题后重新办理转递。

完成档案到位确认后，如果档案存放在人才服务中心，毕业生可能还需要办理档案托管手续，签订托管协议，并牢记自己的档案编号，以便日后使用。

在调档过程中，可能会遇到一些特殊情况和问题，需要冷静应对。

• 暂缓就业与档案留校： 部分毕业生可能因某种原因（如继续考研、正在求职中）申请暂缓就业。经学校批准后，档案可在学校保留一段时间（通常为两年）。在此期间，学校负责保管档案，不计算工龄。毕业生需在暂缓期结束前，及时回校办理档案转出手续，否则学校可能会按规定将档案寄回生源地。
• 档案自带问题： 原则上，严禁个人自带档案。档案转递必须公对公，通过机要或专用EMS。极特殊情况下，经接收单位同意并在调档函上注明“允许本人自带”，学校可能密封后交予本人。毕业生必须在规定时限内（如一周内）将密封完好的档案交至接收单位，不得私自拆封，否则档案作废。
• 改派后的档案调整： 毕业生在首次派遣后，又更换了工作单位或就业城市，需要办理改派手续（重新开具报到证）。之后，需凭新的报到证和新单位的调档函，联系学校档案室办理档案改寄。
• 档案遗失或信息有误： 如发现档案遗失或材料有误，应立即与学校档案室联系。补办档案极其困难，需要回原毕业高中、大学等多个部门一点点补开证明，耗时耗力。
  因此，前期仔细核对信息至关重要。

山西药科职业学院毕业生的档案调转是一项严肃、严谨的工作，它连接着学生的过去与未来。整个过程要求毕业生扮演积极主动的角色，从明确接收单位、获取调档函，到配合学校核对信息、提交材料，再到最后的查询确认，每一个环节都需要细心和耐心。充分了解流程、提前做好准备、保持有效沟通，是确保档案安全、顺畅转递的不二法门。正确处理档案事宜，将为毕业生未来的职业发展和社会保障打下坚实的基础。