青岛港湾职业技术学院毕业如何调档案呢(毕业调档指南)

毕业生档案，通常被称为“学籍档案”，是记录学生个人经历、政治面貌、品德作风、学习成绩、身体状况等信息的原始文件集合，具有法律凭证效用。它主要包括高考报名登记表、高校毕业生登记表、学习成绩单、在校期间的奖惩材料、党团组织关系材料、体检表等。学生毕业前，这份档案由学校保管；毕业后，档案则需要根据毕业生的去向，转递至具有人事档案管理权限的机构进行托管。

档案的重要性体现在多个方面：它是用人单位选拔、聘用毕业生的重要依据，特别是进入国家机关、国有企业、事业单位等，档案审查是必不可少的环节。档案关系到个人切身利益，如转正定级、职称评定、养老保险、工龄计算、办理退休等，都需要依据档案记载来确认。办理户口迁移、出国政审、考研深造等事宜，也往往需要调阅或出具相关档案证明。可以说，档案是伴随个人一生的“第二身份证”，其重要性不容忽视。对于青岛港湾职业技术学院的毕业生，无论是选择就业、升学还是自主创业，都必须妥善处理好档案的归属问题。

档案调转，即“档案转递”，是指学校根据毕业生提供的有效调档函或录取通知书，通过机要通信或专人送取的方式，将档案安全、准确地寄送至指定接收单位的过程。整个过程环环相扣，任何环节的疏漏都可能导致档案流转不畅。

在正式启动调档流程之前，毕业生必须完成两项核心准备工作：明确自身毕业去向和了解档案的可能流向。这是整个调档工作的基石。

（一） 明确毕业去向，确定档案接收方

毕业生的去向决定了档案的最终目的地。通常有以下几种情况：

• 已落实就业单位：若单位具备人事档案管理权限（如政府机关、国企、事业单位等），档案应转至该单位。若单位无人事权（如多数民营企业、外资企业），则档案通常转至单位委托的人力资源公共服务机构（如所在地的人才市场）或单位户籍所在地的人才服务中心。
• 考取更高学历院校：档案应转至录取院校的招生办公室或研究生院。
• 未就业、自主创业或自由职业：档案通常转回户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构。这是最常见的档案托管方式，俗称“打回原籍”。
• 出国（境）留学：档案可转至户籍所在地人才机构，或教育部留学服务中心等专门服务机构。
• 应征入伍：档案转至部队指定的管理部门。

（二） 主动联系，获取关键凭证——《调档函》

除“打回原籍”等由学校按政策默认操作的情况外，大多数情况需要毕业生主动向档案接收单位申请并获取调档函。这是调档的“通行证”。

• 对于已就业者，应咨询单位人力资源部门，了解档案接收详情，并由该部门或其委托的人才机构出具调档函。
• 对于升学者，录取院校会随录取通知书一并寄送调档函。
• 对于将档案存放在户籍地人才机构的，可能需要本人或委托家人前往人才机构办理开户手续并申请调档函。

《调档函》必须要素齐全，包括：抬头（青岛港湾职业技术学院学生工作处或档案室）、毕业生姓名、身份证号、学号、接收单位全称、详细地址、邮编、联系人及联系电话，并加盖接收单位的公章。

（三） 关注学校通知，熟知校内流程与时间节点

青岛港湾职业技术学院通常会在毕业学年通过班会、学院网站、辅导员通知等多种渠道，发布关于毕业生档案转递工作的具体安排。毕业生务必密切关注，了解以下信息：

• 学校负责档案转递的具体部门（通常是学生工作处或就业指导中心）。
• 提交调档函等材料的截止日期。
• 档案集中寄发的大致时间。
• 档案转递信息查询的途径和方法。

在完成前期准备后，毕业生即可按照以下步骤，一步步完成档案调转。

（一） 第一阶段：信息核对与材料提交

• 核对个人信息：认真核对学校下发的《毕业生档案转递信息确认表》或类似表格，确保姓名、专业、身份证号、档案接收单位名称、地址等关键信息准确无误。这是防止档案寄错的第一步。
• 提交调档函：将获取的《调档函》原件（或根据学校要求的清晰电子版/复印件）在规定时间内提交给学校指定的负责老师或部门。务必留存好调档函的复印件或照片以备查。
• 填写相关表格：根据学校要求，可能还需要填写档案转递登记表等。

（二） 第二阶段：学校审核与档案转递

• 学校审核：学校档案管理部门会对毕业生提交的调档函和信息的真实性、完整性进行审核。
• 档案整理与封装：审核无误后，学校会将毕业生在校期间的完整学籍档案材料进行整理、登记、密封，并贴上档案转递通知单。
• 档案寄发：学校会通过机要通信或邮政EMS标准快递等国家规定的保密渠道，集中寄发档案。机要通信相对安全但速度较慢，通常用于寄往机关事业单位；EMS更为常用。毕业生会收到一个档案寄出的物流单号（如有），需妥善保存。

（三） 第三阶段：跟进查询与最终确认

• 跟踪物流信息：在档案寄出后，凭物流单号（如果提供）跟踪档案运输状态，了解是否已签收。
• 主动联系接收单位确认：在档案预计到达时间后的一至两周内，主动电话联系档案接收单位（人才市场、用人单位等），确认档案是否已安全到达并入库。这是确保档案“落地”的关键一步，切勿寄出后就置之不理。
• 办理档案托管手续：对于托管在人才机构的档案，确认到达后，可能还需要本人或线上办理正式的托管手续，签订协议，获取《人事代理手册》或相关证明。

针对不同的毕业选择，档案调转有其特定的关注点。

（一） 就业毕业生

• 分清单位性质：务必确认单位是否具备人事权。如果单位不管理档案，一定要问清档案应寄往哪个人才服务中心，并获取该人才中心的准确调档函。
• 注意试用期：在试用期内，档案可先转回户籍地人才机构暂存。待正式录用后，再由新单位出具调档函将档案调至工作地。但这需要与学校沟通好，避免档案已按“未就业”方向寄出。
• 更换工作：入职后若更换工作，需要新单位（或其委托的人才机构）出具调档函，到原档案保管单位办理调转，而非通过母校再次调档。

（二） 升学毕业生

• 关注调档时限：录取院校对档案转入有时间要求，务必在学校规定时间内提交调档函，确保档案能按时寄达，不影响入学资格审查。
• 确认档案内容完整性：升学后，接收院校会审查高中乃至大学的完整档案。如有缺失，应及时联系原毕业院校补办相关材料。

（三） 未就业/回原籍毕业生

• 明确户籍地接收单位：“打回原籍”并非简单地寄回家庭住址，而是寄往户籍所在地的市级或县级人力资源和社会保障局下属的公共就业和人才服务中心。务必提前查询清楚该机构的准确名称、地址和联系方式。
• 主动报到：档案寄回后，建议主动联系户籍地人才中心确认，并了解是否需要办理报到手续。虽多数地区已实行线上报到或无需报到，但主动确认可避免档案“沉睡”。

（四） 特殊情况处理

• 暂缓就业：部分学校可能提供档案暂存服务，但通常有时间限制（如两年）。需向学校申请并了解具体政策，到期前必须及时转出。
• 档案自带：原则上严禁个人自带档案。如确有极特殊情况需要自带，必须征得学校和接收单位双方同意，档案密封完好，并在规定时间内送达，不得私自拆封。