日照航海工程职业学院毕业如何调档案呢(毕业调档案指南)

（一）毕业生档案的核心重要性

• 身份认定与学历证明的重要依据： 档案中的入学登记表、成绩单、毕业登记表等是证明个人学习经历和学历真实性的权威文件，在求职、出国、办理社保等场合可能被要求核查。
• 职业生涯发展的基石： 进入国家机关、国有企业、事业单位等体制内单位，档案是办理入职、定岗定级、转正、评定职称、计算工龄、缴纳社会保险的必备材料。即使是在部分规范的大型民营企业，档案也同样受到重视。
• 政治审查与组织发展的凭证： 对于入党、参军、报考公务员或特殊岗位，档案是进行政治审查的主要信息来源。
• 流动性与连续性的保障： 档案随着个人的工作变动而流转，确保个人经历记录的完整性和连续性，对于未来退休金的计算等具有长远影响。

（二）毕业生档案的基本内容

一份完整的日照航海工程职业学院毕业生档案通常包含但不限于以下材料：

• 高中阶段档案材料（如高中毕业生登记表、学籍卡、高考报名登记表等）。
• 大学入学登记表、入学体检表。
• 在校期间的学习成绩单。
• 毕业生登记表（包含自我鉴定、院系意见、学校意见等）。
• 《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》（以下简称“报到证”）的白联（历史上曾为核心要件，现阶段其作用因政策调整而变化，但仍可能归档）。
• 党、团组织关系材料（如入党/入团申请书、思想汇报、转正申请书、志愿书等）。
• 奖惩记录材料。
• 其他有存档价值的材料。

理解档案的价值和内容，有助于毕业生从思想上高度重视调档事宜，避免因疏忽造成“弃档”或“死档”的被动局面。

（一）明确档案接收单位（档案去向）

档案必须寄往或派往一个具备人事档案管理权限的机构。常见的接收单位包括：

• 有人事权的就业单位： 如国家机关、事业单位、国有大中型企业。这些单位通常有自己的党委组织部门或人力资源部门负责管理档案。
• 就业地或户籍地的人才服务中心/人力资源公共服务机构： 这是绝大多数到民营企业、外资企业就业或灵活就业、自主创业毕业生的档案存放地。这些机构提供人事代理服务。
• 考取院校的研究生院或学生处： 对于专升本或考取硕士研究生的毕业生，档案需转至录取院校。
• 生源地毕业生就业主管部门： 针对暂未就业、出国或档案暂时无处可去的毕业生，学校通常会按政策将其档案转回生源地（一般为地市级的人力资源和社会保障局、教育局或人才服务中心）。

核心任务： 毕业生必须主动联系和确认接收单位的全称、详细地址、邮编、接收部门及联系电话。信息务必准确无误，这是确保档案安全准确投递的基础。

（二）区分不同毕业去向的调档流程要点

• 情况一：已落实就业单位（且单位有人事权）

  这是最直接的情况。毕业生需向单位确认其是否具备档案接收权限以及准确的调档信息。通常，单位会出具一份正式的《调档函》。《调档函》是学校办理档案转出的重要依据。

• 情况二：已落实就业单位（但单位无人事权）

  这是最常见的情况。毕业生需要与单位沟通，确定将档案存放在单位所在地还是户籍所在地的公共人才服务机构。然后，前往该人才服务机构办理档案接收手续，获取该机构开具的《调档函》或明确的接收证明。

• 情况三：考取更高学历院校（专升本/考研）

  毕业生收到录取通知书后，应仔细查看随寄的入学须知，其中会明确档案转接的要求。通常，录取院校的研究生院或学生处会提供详细的调档信息，有时也会直接寄送调档函到学生所在专科院校。毕业生需将此信息及时告知日照航海工程职业学院的档案管理部门。

• 情况四：暂未就业、自主创业、自由职业或出国深造

  在这种情况下，档案通常有两种选择：一是申请将档案暂存学校两年（具体政策需咨询学校，国家规定为两年择业期），二是将档案转回生源地的毕业生就业主管部门或指定的人才机构。选择回生源地是更为普遍和稳妥的做法，可以避免日后忘记办理转出而导致档案滞留。

• 情况五：应征入伍

  根据国家规定，高校毕业生的档案应转至其入伍所在地的县级人民政府征兵办公室，或者根据部队的具体要求进行转接。毕业生需主动与征兵办和学校武装部或档案管理部门联系，明确转递流程。

（一）关注学校通知与毕业离校系统

每年毕业季，学校的学生工作处、就业指导中心或教务处通常会通过官网、官方公众号、班级辅导员等渠道发布关于毕业生离校工作安排的通知，其中会详细说明档案转递的办理时间、地点、所需材料及线上操作步骤。毕业生务必密切关注，并按时完成各项离校手续。

（二）准备并提交调档所需关键材料

尽管各校要求可能略有差异，但普遍需要以下材料：

• 有效身份证明： 如身份证原件及复印件。
• 调档依据文件： 这是核心材料。
  • 对于就业者：《调档函》。必须是由具备人事权的单位或官方人才服务机构出具的正规函件，盖有公章，信息清晰。
  • 对于升学者：录取通知书复印件或录取院校出具的调档函。
  • 对于档案回生源地者：通常不需要学生自行提供调档函，学校会按照上级主管部门核定的生源信息进行派遣。但学生需在学校的就业系统或登记表中确认档案回生源地的意向。
• 填写完整的档案转递申请表： 学校可能会提供固定的表格，要求毕业生填写个人信息、档案接收单位的详细地址、联系方式等。

（三）办理流程步骤

1. 信息核对与登记： 毕业生根据自身情况，向辅导员或学校档案管理部门提交调档材料，或在学校的离校系统、就业信息系统中在线填报档案转递信息。这是确保档案准确寄出的第一步，务必反复核对接收单位名称、地址、邮编、联系人、电话，一个字符的错误都可能导致档案寄丢。
2. 学校审核与档案封装： 学校档案管理部门审核毕业生提交的材料是否齐全、合规。审核通过后，工作人员会将该毕业生的档案材料进行整理、核对、密封、加盖骑缝章。档案袋密封后，个人不得私自拆阅，否则档案将失效。
3. 档案转递： 学校会通过机要通信或邮政EMS标准快递等国家规定的保密通道进行档案转递。机要通信是传统且安全的方式，但速度较慢且查询不便；EMS档案专递是当前主流方式，通常提供单号可供查询物流信息。
4. 获取转递凭证并确认接收： 办理完毕后，务必向学校索要或自行记录档案转递的单号（如EMS单号）。档案寄出后，毕业生应主动、及时联系档案接收单位，确认档案是否已安全到达。这个过程可能持续几周甚至一两个月，需要耐心并保持跟进。

（四）特别注意事项

• 时间节点： 学校办理档案转递有集中办理期，通常安排在6月至8月。错过集中办理期，后续个别办理可能会更耗时。务必遵守学校规定的时间要求。
• 准确性至上： 提交的所有信息必须百分百准确。一旦因信息错误导致档案遗失，补办将极其困难甚至无法弥补。
• 主动沟通： 与辅导员、学校档案管理老师保持良好沟通，遇到问题及时询问。
  于此同时呢，与档案接收方保持联系，确保对方知晓并准备接收你的档案。
• 党、团组织关系转接： 党组织关系和团组织关系的转接是独立于档案转递的另一个重要流程，需要单独办理介绍信和转接手续，但其最终去向通常与档案去向一致或关联。务必同步办理，避免成为“口袋党员”或“失联团员”。

（一）档案丢失或迟迟未到怎么办？

不要惊慌。应第一时间根据手中的转递凭证（如EMS单号）查询物流信息。若显示已签收，则联系接收单位核实。若物流信息异常或长时间无更新，应立即联系学校档案管理部门，请求协助查询。如果确认丢失，需立即启动补办程序，向学校申请补办关键档案材料，如成绩单、毕业生登记表等，并加盖学校公章。但需注意，有些原始材料（如高中学籍档案）是无法补办的，因此预防远胜于补救。

（二）《报到证》取消后的影响

近年来，国家推行高校毕业生就业报到证制度改革，已逐步取消就业报到证。这意味着过去凭借报到证到单位或人事局“报到”并确认档案关系的环节发生了变化。现在，档案的转递更多地依赖于毕业生与接收单位之间的直接确认，以及学校与接收单位之间的公对公转递。毕业生需要更加主动地承担起确认档案到达的责任。

（三）档案可以自己携带吗？

绝对不可以。 按照国家规定，个人档案严禁个人自带转递。档案袋密封后，必须通过机要或EMS等官方渠道进行转递。个人携带的档案，接收单位有权拒绝接收，因为无法保证其密封性和内容的真实性，从而导致档案变成“死档”。

（四）成为“死档”后如何激活？

“死档”主要指档案长期滞留在个人手中或遗失。激活方法因情况而异：

• 若档案在自己手中但密封完好：尝试联系户籍地或工作地的人才服务中心，看是否愿意接收。但多数正规机构会拒绝。
• 若档案已被拆封：问题非常严重。需要返回原封档单位（如毕业院校）重新审核材料、密封盖章。
• 若档案遗失：需回原毕业院校及各学习阶段学校补办相关证明材料。

激活过程复杂且耗时，最好的办法就是严格遵循正规流程，避免档案沦为“死档”。

（五）毕业后档案暂存学校期间需要注意什么？

如果申请了档案暂存学校（通常不超过两年），需注意：

• 暂存期间，学校只是保管，不再负责添加任何新的工作经历等材料，档案性质仍是“学籍档案”，而非“人事档案”，不计工龄。
务必在暂存期满前（通常为两年择业期内），及时办理档案转出手续。否则，学校可能会按规定将其转回生源地，若生源地信息有误，也可能导致档案流转出现问题。

在未来的工作中，当发生工作变动、城市迁移时，都需要及时办理档案的转移手续，确保“人档不分离”。要养成定期关注档案存放地的习惯，尤其是在更换工作或联系方式时，应通知档案管理机构更新信息。对于在无人事权单位工作的毕业生，应了解档案在人才服务中心的状态，必要时办理人事代理服务，以便计算工龄、评定职称等。

毕业调档案是一项严肃、严谨的工作，需要毕业生以高度的责任感和细致的态度去对待。充分了解政策、提前规划准备、严格遵守流程、保持主动沟通，是确保个人档案安全、准确、顺利到达新“家”的不二法门。
这不仅是对过去学习生涯的一个圆满交代，更是为未来人生发展铺就一条顺畅的基石之路。