湖南文理学院芙蓉学院毕业如何调档案呢(芙蓉学院毕业调档)

毕业生档案是学生在校期间形成的，反映其个人经历、德才能绩、学习表现、政治面貌、家庭状况等情况的文件材料集合，具有原始性、真实性、保密性和凭证性的特点。它并非由学生个人保管，而是由学校相关部门在学生学习期间负责组建、管理，并在学生毕业时根据其就业或升学去向，通过规定的渠道转递至新的档案管理单位。

档案的内容通常包括：

• 高中阶段材料：如高中毕业生登记表、学业水平考试成绩、高考报名登记表、高考体检表等。
• 大学期间材料：如高等学校毕业生登记表、学业成绩单、入学登记表、学年鉴定表、军训鉴定表、奖惩材料、党团组织关系材料（入党/团申请书、志愿书、思想汇报、转正申请书等）、体检表、毕业生就业通知书（即报到证副联，现已逐步电子化或取消）等。
• 其他重要材料：如有学位授予证明复印件、重要的社会实践证明、毕业论文答辩成绩等。

档案的重要性体现在多个方面：

• 就业入职：国家机关、事业单位、国有企业以及部分规范化管理的民营企业录用员工时，必须审查个人档案，作为聘用、定岗、定薪的重要依据。
• 升学深造：考取研究生后，录取院校会要求调取档案，进行政治审查和学籍延续管理。
• 政治审查：报考公务员、事业单位、参军入伍、入党等都需要严格的政审，档案是核心审查内容。
• 职称评定：专业技术职称的申报与评定，需要依据档案中的学历、工作经历等材料。
• 落户手续：许多城市的人才引进落户政策，需要核查个人档案。
• 工龄计算与退休办理：档案是记录工作起始时间、计算工龄、办理退休手续的关键凭证。
• 出国政审与公证：办理出国手续时，部分情况需要档案管理部门出具相关证明。

因此，湖南文理学院芙蓉学院的毕业生必须充分认识到档案的极端重要性，将其视为与毕业证、学位证同等重要的个人身份与经历证明文件，慎重对待调档事宜。

办理档案调动的第一步，也是最重要的一步，是确定档案的接收单位，即所谓的“档案户口”。这个单位必须是具备人事档案管理权限的机构。毕业生需要根据自身毕业去向做出选择，并及时与该单位沟通，办理接收手续，获取调档凭证。

常见的档案接收单位类型包括：

• 有档案管理权的用人单位：主要指国家机关、事业单位、国有大中型企业等。毕业生与这类单位签订就业协议或劳动合同后，单位的人事部门会出具正式的调档函。
• 公共就业和人才服务机构：这是大多数毕业生的选择，尤其是到民营企业、外资企业就业、灵活就业或暂未就业的毕业生。这些机构包括：
  • 生源地所在地的市、区（县）级人力资源和社会保障局下属的人才交流中心、人才市场。
  • 就业单位所在地的公共人才服务机构（需了解该机构是否接受非本地生源档案）。
  毕业生需要携带相关证件（如身份证、毕业证、户口本等）到这些机构办理档案托管手续，机构会出具《调档函》或《档案接收函》。
• 考取的研究生院校：被国内高校或科研院所录取为硕士或博士研究生的毕业生，录取院校的研究生院（处）或招生办公室会统一寄发《调档函》，要求将档案转至该校。
• 参军入伍的部队单位：批准入伍的毕业生，档案会转至所在部队的政治工作部门。
• 原籍地教育局或人力资源和社会保障局：部分地区的师范类毕业生或特殊情况，档案可能转回生源地教育局或人社局。但通常情况下，更推荐托管至人才服务机构，便于后续流动和管理。

关键提示：毕业生务必在毕业离校前，最晚在学校规定的档案转递截止日期前，明确并确定好自己的档案户口，并将有效的调档函或准确的档案接收单位名称、地址、联系人、电话等信息提交给芙蓉学院负责档案转递的部门（通常是招生就业处或学生工作处下属的档案室/科）。如果暂未确定，应向学校申请档案暂存，但需了解暂存的时间限制（通常为两年择业期），并在此期间尽快落实接收单位。

在明确了档案户口并取得调档函后，毕业生需要按照芙蓉学院规定的流程办理调档手续。虽然具体操作细节可能因年份和学院内部管理优化而略有调整，但基本流程如下：

第一步：获取调档函并核对信息

毕业生从档案接收单位获取调档函（或接收函）。收到函件后，务必仔细核对以下信息是否准确无误：

• 抬头单位名称：是否准确写为“湖南文理学院芙蓉学院”或指定的具体管理部门。
• 毕业生本人信息：姓名、身份证号、专业、学号等是否准确。
• 档案转递信息：接收单位全称、详细地址、邮政编码、联系人、联系电话。
• 函件公章：是否清晰，是否为档案接收单位的有效公章（人事章或档案专用章）。

如有错误，应立即联系接收单位更正，避免因信息不符导致档案无法寄出或错寄。

第二步：提交调档函及相关材料至学院指定部门

毕业生需将调档函原件（或符合要求的电子版及打印件）、本人身份证复印件等学院要求的材料，提交至芙蓉学院负责毕业生档案转递工作的部门。这个部门通常是：

• 招生就业处：负责与就业相关的档案转递。
• 学生工作处/学工部下属的档案科/室：负责综合管理学生档案。
• 或根据当年毕业离校系统或通知中指定的具体办公室。

提交方式可能是：

• 线下提交：毕业生本人或委托他人（需有委托书及双方身份证复印件）到学院相关部门办公室提交。
• 线上提交：通过学院的毕业离校系统、指定邮箱或微信工作群等线上渠道上传调档函扫描件或照片。务必确认线上提交的有效性。

提交时，可能需要填写一份《档案转递申请表》或登记表，再次确认转递信息。

第三步：学院审核与档案转出准备

学院相关部门收到调档函后，会进行审核，确认函件的真实性和有效性。审核通过后，档案管理人员会：

• 从档案库中提取该毕业生的完整档案材料。
• 对照档案目录清单，核对材料是否齐全、无误。
• 对档案进行密封包装，加盖学校档案密封章或骑缝章，确保档案在运输过程中的保密与安全。
• 填写《档案转递通知单》或机要交寄单，注明档案内容、份数、转出和接收单位信息。

第四步：档案转递

密封好的档案将通过国家指定的保密通信渠道进行转递，以确保安全。主要方式有：

• 机要通信：这是最常用、最安全的方式，用于转递至国家机关、事业单位、国有企业和地市级以上人才服务中心等。这种方式速度相对较慢，且一般不提供个人查询单号，可通过学校或接收单位查询转递状态。
• 邮政EMS标准快递：近年来，部分高校与邮政合作，使用专用的“高校毕业生档案专用”EMS通道进行转递。这种方式通常可以提供快递单号，方便毕业生跟踪查询。接收单位也需具备接收快递档案的资质。
• 专人送达：特殊情况（如急需、短距离等），经学校批准，可能由接收单位派专人持介绍信和身份证件前来提取，但此方式较少见。

严禁个人自行携带档案！个人携带档案极易造成遗失、损毁或拆封，一旦拆封，档案将视为无效，需要回原学校重新审核密封，流程复杂且耗时。

第五步：确认档案到达与归档

档案寄出后，毕业生应主动关注档案转递情况：

• 如果通过EMS寄送，可凭单号在邮政官网查询投递状态。
• 如果通过机要通信，可在档案寄出约1-2个月后，主动联系档案接收单位，确认是否已收到并归档。

确认档案安全到达后，整个调档流程才算圆满完成。建议毕业生向接收单位索要《档案回执》或存档证明，作为凭证妥善保管。

针对不同的毕业去向，调档案时有一些需要特别关注的要点：

已就业（单位有档案管理权）

• 确保单位出具正规的调档函。
• 了解单位对档案到达时间的限制，提前与学校沟通，预留足够处理时间。
• 确认单位地址是否能正常接收机要文件。

已就业（单位无档案管理权，档案托管至人才市场）

• 这是最常见的情况。务必亲自或通过单位人事部门，联系合适的人才市场办理托管手续，获取调档函。
• 区分“单位委托存档”和“个人委托存档”。如果单位与人才市场有合作，可能由单位统一办理；否则需要毕业生个人办理。
• 关注人才市场对于档案材料的要求，确保学校转出的材料齐全。

考取研究生

• 调档函由录取院校统一发放，注意查收并按时提交给芙蓉学院。
• 关注录取院校规定的档案到达截止日期，研究生档案转递通常有较强的时间性。
• 如因特殊原因（如暑期）可能延迟，应及时与录取院校和芙蓉学院双方沟通。

暂未就业或灵活就业（档案转回生源地）

• 如未主动办理档案托管，学校通常会按默认方案将档案转递至毕业生生源地的人力资源和社会保障局或教育局。
• 毕业生需主动向学校核实默认转递地址是否准确，并了解生源地档案接收部门的全称、地址和联系方式。
• 即使档案转回生源地，也建议在落实工作后或方便时，及时办理档案调动手续，将档案转至工作地或常居地的人才机构，便于管理和使用。

计划出国（境）深造或工作

• 档案不能随个人出国。通常需要将档案存放在户籍所在地的人才交流中心或教育部留学服务中心（需满足其存档条件）。
• 需提前联系好存档机构，获取调档函，按流程办理。

在调档过程中，可能会遇到一些问题，以下是一些常见情况及应对方法：

问题一：调档函获取延迟或遗失

• 应对：及时与档案接收单位沟通催办。如遗失，请求接收单位补办或出具证明。同时向芙蓉学院说明情况，申请延缓档案转递。

问题二：档案转递信息填写错误

• 应对：提交调档函前务必仔细核对。如已提交后发现错误，立即联系学院档案管理部门申请更正，避免档案错寄。

问题三：档案寄出后长时间未到达

• 应对：首先通过查询系统（EMS）或向学校查询机要号，了解寄出时间和路径。然后联系接收单位确认是否收到。如确认未收到，应立即向学校反映，由学校向邮递机构查询追踪。机要通信查询周期较长，需耐心等待。

问题四：毕业后档案滞留学校

• 情况：未按时提交调档函，或提交的调档函不符合要求。
• 应对：尽快联系芙蓉学院档案管理部门，了解档案是否仍在库以及后续调出手续。通常超过两年择业期后，学校可能会将档案转至生源地，但具体操作需咨询学校。

问题五：个人手持档案或档案袋被拆开

• 严重警告：这是违规操作，会导致档案失效。
• 应对：立即联系芙蓉学院档案管理部门，说明情况，询问是否可以将档案退回学校重新审核密封。这个过程非常麻烦，且学校有权拒绝受理。务必避免此情况发生。

问题六：不清楚档案下落

• 应对：毕业后应主动追踪档案去向。可首先从芙蓉学院查询最初的转递记录（单位、地址、时间）。然后根据记录联系可能接收档案的单位（生源地人社局、人才市场等）逐一查询。也可尝试通过各地人社部门官网的档案查询系统进行查找。

档案的调取只是档案管理的一个环节，从长远来看，毕业生应树立正确的档案管理意识：

树立终身管理意识

档案并非毕业即“束之高阁”。在工作变动、学历提升、职称评定、职务晋升等人生重要节点，都会涉及档案的增补材料和转移。应像关注社保、公积金一样，关注自己档案的存放地和状态。

及时更新与补充材料

档案转入新的管理单位后，后续产生的如转正定级表、劳动合同解除证明、职称资格评定表、年度考核表等重要人事材料，应及时归入档案，确保档案材料的连续性和完整性。这项工作通常由用人单位人事部门或档案托管机构负责，但个人有提醒和监督的义务。

保持与档案管理机构的沟通

知晓自己的档案存放在哪个具体单位，记录该单位的联系方式。联系方式、工作单位等信息发生变化时，应主动通知档案管理机构更新信息，以便在需要时能及时联系到你。

谨慎对待档案调动

每次调动档案都必须有合规的理由和正式的调档手续。不要频繁、随意地调动档案。在调动前，确保新单位具备档案管理资质，并能提供良好的保管服务。

利用信息化手段查询

随着政务信息化的发展，许多省市的公共就业和人才服务机构都开通了线上档案查询服务。毕业生可以定期通过官方网站、微信公众号等渠道查询档案状态，做到心中有数。

湖南文理学院芙蓉学院的毕业生在办理档案调动时，务必秉持认真、负责、及时的原则。充分了解流程，提前准备材料，主动沟通协调，密切关注动态，是确保个人档案这一宝贵信息资源得以安全、准确、高效流转的关键。
这不仅是对自己过去学习生涯的负责，更是为未来职业发展铺平道路的重要保障。