天门职业学院毕业如何调档案呢(天门职院毕业调档)

1.档案的核心内容

• 高中阶段材料：包括高中毕业生登记表、学业水平考试成绩、高考报名登记表、高考志愿表、高考体检表等，是个人早期学习经历的证明。
• 大学阶段材料：这是档案的主体部分，包括高等学校毕业生登记表、大学期间的学习成绩单、入学体检表、学年鉴定表、奖惩记录、党团组织材料（如入党志愿书、申请书、思想汇报、转正申请等）、军训考核表、社会实践证明、毕业生就业通知书（即报到证副本，虽现已简化但仍具参考意义）等。
• 其他补充材料：在校期间获得的重要证书复印件、学位授予证明等也可能归档。

2.档案的不可替代性作用

• 就业入职的通行证：国有企业、事业单位、政府机关等在招聘录用人员时，必须调阅个人档案进行政审，档案的真实性和完整性直接决定录用结果。即使是一些大型民营企业，也越来越重视员工的背景审查，档案是重要依据。
• 职业发展的基石：未来进行职称评定、职务晋升、岗位聘任时，档案中记载的学习经历、工作年限、考核结果、奖惩情况等都是关键评审材料。没有完整档案，这些关乎个人发展的关键步骤将无法进行。
• 公共服务的关键凭证：办理社会保险（养老、医疗、失业等）、公积金、退休手续时，需要依据档案来确定工龄、视同缴费年限等核心参数。工龄的认定直接影响养老金的高低。
• 政治生活的记录载体：入党、参军、报考公务员等涉及政治审查的环节，档案是唯一权威的审查依据。
• 学历资质的最终证明：在特定情况下，档案中的成绩单、毕业生登记表是比毕业证书、学位证书更具法律效力的学历证明。

因此，天门职业学院的毕业生必须树立“档案伴随一生”的意识，将其视为与身份证、毕业证同等重要的个人资产，给予最高程度的重视。任何对档案的漠视或不当处理，都可能在未来造成难以挽回的损失。

1.第一步：明确档案接收单位（至关重要）

这是整个调档流程的起点和决策核心。毕业生必须根据自身毕业去向，明确一个具备档案管理资质的单位作为档案接收地。主要去向分为以下几类：

• 已落实就业单位：
  • 如果就业单位是国有企业、事业单位、政府机关等具有独立人事权的单位，通常单位本身就可以直接接收并管理档案。毕业生需向单位人事部门确认其是否具备此资质。
  • 如果就业单位是私营企业、外资企业、民营企业等无人事档案管理权的单位，档案则需要委托单位所在地或生源地的公共就业和人才服务机构（如人才市场、人才交流中心）进行管理。毕业生需咨询单位人事部门，了解其合作或指定的人才服务机构是哪家。
• 升学深造：考取其他院校（本科或研究生）的毕业生，档案应转至录取院校的招生办公室或学生档案管理部门。录取院校会发放调档函。
• 未就业、自由职业、自主创业：通常情况下，档案会转回生源所在地的县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构或人力资源和社会保障局。这是最普遍的档案去向，确保档案不会丢失。
• 出国（境）留学：档案可转至生源地人才服务机构，或教育部留学服务中心（需满足该中心的具体要求）。

关键提示：务必提前与接收单位联系，确认其单位全称、详细地址、邮政编码、联系人、联系电话等准确信息，以及需要提供哪些材料才能开具调档函。

2.第二步：获取调档函（关键指令文件）

调档函是档案接收单位出具的、同意接收毕业生档案的正式书面证明，也是天门职业学院学生工作处或档案科启动转档程序的唯一合法指令。调档函上必须加盖接收单位的公章。

• 如何获取：由毕业生向已确定的档案接收单位申请开具。
  例如，就业单位的人事部门、人才服务中心的服务窗口、录取院校的招办等。
• 核心信息：调档函应包含抬头（天门职业学院）、毕业生姓名、身份证号、学号等基本信息，以及明确的接收单位名称、地址、联系方式，并注明调档事由。

3.第三步：向学校提交转档申请及相关材料

毕业生在获得调档函后，需按照天门职业学院规定的时间和方式，向学校负责档案管理的部门（通常是学生工作处或类似的职能科室）提交转档申请。

• 所需材料通常包括：
  • 调档函原件。
  • 本人身份证复印件。
  • 毕业证复印件（或离校手续单）。
  • 填写完整的《毕业生档案转递申请表》（根据学校具体要求）。
• 提交方式：可本人现场提交，或委托他人代办（需提供委托书和双方身份证复印件），部分学校可能开通了线上申请渠道，毕业生需密切关注学校官方通知。

4.第四步：学校审核并办理转递

学校档案管理部门在收到齐全的材料后，会进行审核。审核无误后，将按照调档函上的信息，对毕业生的档案进行核对、封装。然后通过国家指定的机要通信渠道或EMS档案专递方式寄出档案。

• 机要通信：安全等级高，但传递速度相对较慢，且一般不对个人提供查询服务。常用于机关、事业单位等重要档案转递。
• EMS档案专递：是目前高校普遍采用的方式，有专门的通道和封装要求，可提供运单号供查询。

5.第五步：确认档案到达与报到

档案寄出后，毕业生切勿坐视不管。应主动跟进：

• 向学校问询档案寄出的时间及机要号或EMS单号。
• 根据运单号，在一定时间后（通常为1-4周，视距离和传递方式而定），主动联系档案接收单位，确认档案是否已安全到达。
• 如档案接收单位要求（特别是人才服务机构），毕业生可能还需持毕业证、身份证等材料前往办理报到或存档手续，完成最后的对接。

1.签约单位无人事权，档案挂靠人才市场

这是最常见的情况。毕业生需要做的是：

• 与就业单位确认档案委托存放的人才市场全称。
• 本人或由单位统一向该人才市场申请开具调档函。
• 将调档函交给学校。档案将由学校直接寄往人才市场。
• 之后，毕业生需关注人才市场的通知，可能需要办理人事代理手续，并按时缴纳档案保管费（目前多数地区已免费）。

2.暂未就业，档案转回生源地

这是最稳妥的默认选项。操作流程相对简单：

• 无需自己开具调档函。学校会根据国家政策，为未签订就业协议或未提供调档函的毕业生，统一将档案转递至生源地所在地级市或县级的毕业生就业主管部门（通常是人力资源和社会保障局或教育局下设的人才服务中心）。
• 毕业生务必在离校前，向学校核实默认转递单位的准确名称和地址。
• 离校后，应尽快主动联系生源地的档案接收单位，查询档案是否到达，并了解后续是否需要办理登记手续。切莫以为档案转回生源地就万事大吉，不闻不问极易导致档案“沉睡”。

3.准备考研、考公、考编的“慢就业”群体

对于这类毕业生，将档案妥善安置在生源地或学校所在地的公共人才服务机构是最佳选择。

• 好处在于：计算工龄（从存档之日算起）、保留干部身份、方便开具考研、考编所需的各类证明（如存档证明、无犯罪记录证明等）。
• 切忌将档案留在自己手中。超过一定期限（通常为两年），人才市场将拒绝接收自带档案，档案即成“死档”。

1.误区一：档案可有可无，自己保管更方便。

风险：这是最危险的做法。个人保管的档案，任何单位都不会承认其有效性。档案材料易丢失、损毁，更易被拆开篡改，导致档案作废。一旦成为“死档”，激活过程极其繁琐，需要回原学校、原单位层层补办证明，耗时耗力，且有些材料无法补办。

正确做法：坚决杜绝档案自持，必须存入有资质的机构。

2.误区二：不关心档案去向，离校后便不闻不问。

风险：可能因地址填写错误、接收单位拒收等原因导致档案寄丢。多年后需要用时，根本不知从何找起，犹如大海捞针。

正确做法：履行好“第一责任人”的义务，主动跟进每一个环节，直至确认接收单位成功入库。

3.误区三：混淆“报到证”与“调档函”的作用。

说明：随着政策简化，报到证已不再是办理档案转递的必需材料。它的功能更多地体现在毕业生到用人单位报到的象征意义。而调档函才是调动档案的实质性法律文件。毕业生应以接收单位开具的调档函为准。

4.误区四：认为所有人才机构都能接收档案。

风险：只有县级以上（含县级）政府设立的人力资源公共服务机构才具备档案管理权限。一些私人的、行业性的中介机构并无此资质。

正确做法：务必通过当地人社局官网等官方渠道核实机构资质。

1.如果档案遗失怎么办？

应立即启动补办程序。首先联系天门职业学院档案管理部门，说明情况，根据学校要求，准备身份证、毕业证等证明材料，申请补办在校期间的核心材料，如毕业生登记表、成绩单等。补办的材料需加盖学校公章方能有效。这是一个艰难的过程，凸显了前期妥善管理的重要性。

2.如果档案在自己手上多年，已成“死档”如何激活？

尝试联系生源地或当前工作地的人才服务中心，咨询激活政策。通常需要满足以下条件：

• 档案密封完好，无拆封痕迹。
• 提供完整的学历证明、身份证明。
• 可能需要进行档案材料的完整性审核。
• 如果档案已被拆开，问题会复杂得多，可能需要返回原毕业院校重新审核密封。

3.就业单位变动，如何二次调档？

这属于工作流动中的档案转递。由新单位（或其委托的人才机构）向你当前档案所在地（原单位或原人才市场）开具调档函。你本人需配合办理相关手续，当前的档案管理机构会按新调档函的要求将档案转出。流程与毕业时类似。

4.给天门职业学院毕业生的长期档案管理建议

• 记录在案：将档案存放单位的全称、地址、电话、联系人以及自己的档案编号等信息记录在一个安全可靠的地方。
• 动态更新：今后工作中产生的劳动合同、离职证明、职称评定材料等重要文件，应及时送交档案管理机构归档，确保档案的连续性和完整性。
• 定期查询：每隔几年，特别是在更换工作或城市后，主动查询一次档案所在地，确保心中有数。