广东职业技术学院毕业如何调档案呢(毕业档案如何调取)

调档并非毕业离校时的一时之举，而是需要提前谋划和准备。通常在毕业学年的最后一个学期，学校就会启动毕业生档案转递的准备工作。

1.明确个人毕业去向，确定档案接收单位

毕业生需根据自身情况，尽早确定档案的接收地。主要去向包括：

• 已落实就业单位：
  • 如果就业单位是国家机关、事业单位、国有企业等具有人事档案管理权限的机构，毕业生应与单位确认其是否接收档案，并获取准确的档案接收单位名称、地址和联系方式。通常这类单位会直接出具调档函。
  • 如果就业单位是民营企业、外资企业等无人事档案管理权限的机构，档案通常无法存放在单位。毕业生需要将档案转递至单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如人力资源社会保障局下属的人才服务中心、人才市场）。毕业生需自行联系这些机构，办理档案托管手续并获取调档函。
• 升学（如专升本、考研成功）：已被其他院校录取的毕业生，需要向录取院校的招生办公室或研究生院咨询档案接收事宜，并提供录取通知书等证明材料。录取院校会出具调档函，档案将直接转递至新的学校。
• 未就业、自主创业或灵活就业：对于暂未找到工作或选择自由职业的毕业生，最稳妥、最常见的做法是将档案转回户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构。毕业生应提前联系户籍地的人才服务中心，了解接收政策和所需材料，申请开具调档函。
• 出国（境）深造或工作：此类毕业生的档案通常也建议转回户籍所在地的公共就业和人才服务机构进行保管。

2.获取并核对“调档函”

调档函是调取档案的唯一合法凭证，由档案的接收单位（如上述的工作单位、人才中心、录取院校）出具。它是一份正式的公函，上面会明确写明调档事由、档案接收单位的全称、详细地址、邮编、联系人、联系电话以及档案转递的特殊要求。

毕业生在拿到调档函后，务必仔细核对以上所有信息是否准确无误。任何信息的错误，都可能导致档案寄送错误或丢失，后果非常严重。确认无误后，将调档函的原件（或学校规定的清晰电子版/复印件）在规定时间内提交给广东职业技术学院负责档案管理的部门（通常是学生工作处、就业指导中心或档案馆，具体部门需咨询辅导员或学校官网通知）。

3.配合学校完成毕业信息核对

在毕业前夕，学校通常会组织毕业生核对个人信息，包括姓名、身份证号、专业、生源地等。这些信息是打印《高校毕业生登记表》和生成档案转递地址的依据，务必确保准确。
于此同时呢，要完善档案内的相关材料，如填写好《高校毕业生登记表》等。

当毕业生明确了去向并获取调档函后，就进入了正式的调档操作阶段。
下面呢是基于高校通用流程梳理的核心步骤，广东职业技术学院的毕业生应密切关注学校发布的官方通知，并以通知要求为准。

1.提交调档函与相关信息

按照学校规定的时间和方式（如线上系统填报、线下提交纸质版），将有效的调档函提交给学校档案管理部门。
于此同时呢，可能需要填写或确认《档案转递通知单》，再次核实档案接收单位的详细信息及个人联系方式。

2.学校审核与档案整理封装

学校档案管理部门会对毕业生提交的调档函进行审核，确认接收单位的资质和信息的准确性。审核通过后，工作人员会开始整理该生的全部档案材料，确保材料齐全、完整。整理完毕后，会严格按照规定进行密封、加盖骑缝章，以确保档案在转递过程中的机密性和安全性。

3.档案转递

这是最关键的一步。根据国家规定，高校毕业生档案必须通过机要通信或邮政EMS标准快递中的“高校毕业生档案专用通道”进行转递。严禁个人自行携带档案！

• 机要通信：一种专门传递党政军机关及国企重要文件的保密通信方式，安全性极高，但邮寄速度相对较慢，且通常不对个人开放查询详细物流信息。
• 邮政EMS高校毕业生档案专用通道：这是目前大多数高校采用的方式，相比机要通信，查询物流信息更为方便。学校会批量交寄，并获取档案寄出的凭证。

学校在完成档案寄出后，通常会通过就业系统、官网或班级通知等方式，公布档案寄出的批次、时间及快递单号（如为EMS），毕业生需留意查询。

4.确认档案到达与办理托管

档案寄出后，毕业生的工作并未结束。毕业生应主动、及时地联系档案接收单位，查询档案是否已安全到达。

• 如果档案接收单位是人才服务中心，通常在档案到达后，还需要毕业生本人（或委托他人）前往办理正式的托管手续，签订托管协议，并缴纳一定的档案管理费（部分地区已免费）。
• 如果接收单位是就业单位或录取院校，一般对方在收到档案后会入库管理，毕业生可向相关部门确认即可。

切记：务必在档案寄出后的一至两个月内完成确认工作。如果长时间未收到，应立即向学校档案管理部门查询寄递情况，避免档案遗失。

在调档过程中，毕业生可能会遇到各种问题，需要冷静应对，寻求正确的解决方法。

1.暂缓就业与档案暂存学校

部分毕业生可能因各种原因（如等待公务员考试结果、正在求职中）选择办理“暂缓就业”。在这种情况下，经个人申请、学校批准后，档案可以在学校保留一段时间（通常为两年，具体政策以广东省及学校当年规定为准）。在此期间，学校负责保管档案，但不负责添加任何新的工作经历材料。暂缓期结束后，毕业生必须及时将档案转出，否则学校可能会按规定将档案转回生源地人才机构。

2.档案滞留、遗失或成为“死档”

• 档案滞留：指毕业时未及时办理调档手续，档案长期留在学校。处理方法是尽快联系学校档案管理部门，说明情况，补办调档手续。
• 档案遗失：如在转递过程中遗失，应立即联系学校查询寄递记录，并协同接收单位寻找。若确认遗失，则需要启动繁琐的档案补办程序，回广东职业技术学院及其他相关教育机构，逐一补办成绩单、毕业证明等关键材料，并重新建档。
• “死档”：指档案在个人手中保存超过一定期限（通常规定严禁个人保管档案），或档案袋被拆开。一旦成为“死档”，将失去其法律效力和真实性，任何单位均不予接收。处理起来极为麻烦，可能需要联系户籍地人才机构咨询激活手续，过程复杂且成功率不确定。

3.改派后的档案调整

毕业生在离校后短期内更换了工作单位，且新单位需要档案，这就涉及“改派”和档案调整。首先需要办理就业报到证改派手续（根据国家政策，报到证制度正在改革，需以最新政策为准），然后凭新的接收函或调档函，联系档案当前所在单位（可能是原单位、人才中心或学校），办理档案转递手续。

4.对档案内容有疑问

如对档案内材料的真实性、准确性有异议，本人无权查阅档案。应向广东职业技术学院档案管理部门提出书面申请，由工作人员按规定核查并出具相关证明。

为确保万无一失，广东职业技术学院的毕业生在调档过程中应牢记以下几点：

• 主动性是关键：不要被动等待，要主动规划去向、主动联系接收单位、主动跟进转递进度。将档案事宜视为自己的重要责任。
• 信息准确是基础：任何环节中填写的单位名称、地址、联系人、电话等，必须反复核对，确保百分之百正确。
• 遵守时间是保障：密切关注学校发布的各项毕业日程和调档截止日期，错过时间可能会延误档案转递，影响入职或升学。
• 保持沟通是桥梁：与辅导员、学校档案管理部门、档案接收单位保持顺畅、有效的沟通，遇到问题及时咨询求助。
• 长期关注是习惯：档案管理是终身之事。即使在毕业多年后，当工作变动、学历提升、职称评定时，都要关注自己档案的所在地和状态。

总而言之，广东职业技术学院毕业生调档案是一项严谨、规范的工作，需要毕业生本人给予高度的重视并付出切实的努力。通过提前了解政策、明晰自身去向、严格按照流程操作，并保持高度的责任心，每一位毕业生都能顺利完成档案的转递，为未来的职业生涯奠定一个安全、稳妥的人事基础。切记，档案无小事，妥善处理是对自己未来负责的表现。