南京航空航天大学金城学院毕业如何调档案呢(南航金城调档流程)

在具体探讨如何调档案之前，我们必须首先深刻认识到毕业生档案的极端重要性。它绝非一叠可有可无的纸张，而是伴随个人一生的重要法律凭证和历史记录。

毕业生档案是国家人事档案的起点，其内容主要是在校期间形成的，反映学生个人经历、德才能绩、学习表现的真实记录。它不仅是用人单位选拔、聘用、考核人才的重要依据，也是个人办理转正定级、职称申报、社会保险、退休手续等不可或缺的证明文件。一旦档案管理不善，出现遗失、断档或材料不全的情况，将会给个人带来难以估量的麻烦和损失，例如无法计算工龄、影响干部身份认定、导致社保缴纳记录中断等。

一份完整的大学毕业生档案通常包含以下核心材料：

• 高中阶段档案：包括高中毕业生登记表、学业水平考试成绩、高考报名登记表、高考志愿表、高考体检表等。
• 大学期间入学材料：如大学入学登记表、入学体检报告等。
• 学习成果记录：包括大学期间各学年的学习成绩单、毕业设计（论文）成绩评定表。
• 党团组织关系材料：如入团志愿书、入党申请书、思想汇报、转正申请等（如有）。
• 奖惩记录：在校期间获得的重要奖项证明或处分决定文件。
• 毕业相关证明：高校毕业生登记表、就业通知书（报到证副本，根据政策变化可能调整）等。

了解这些构成，有助于毕业生在离校前核对档案材料是否齐全，同时也是未来在接收单位核查档案时做到心中有数。

调档案的第一步，也是最关键的一步，是明确档案的“去处”，即档案接收单位。不同的毕业去向，决定了档案将被调往不同的机构。南京航空航天大学金城学院的毕业生主要分为以下几类情况：

• 已签订就业协议（含劳动合同），且用人单位具有档案管理权限： 这通常指的是国家机关、国有企事业单位、大型集团公司等。这类单位本身或其上级主管单位设有人事部门，可以直接接收并管理员工档案。毕业生的档案将直接调往该用人单位。
• 已签订就业协议，但用人单位不具备档案管理权限或无档案管理要求： 这常见于私营企业、外资企业、民营企业等。这些单位通常不接收员工档案。此时，毕业生的档案可以选择调回户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如人才交流中心、人力资源市场），或者调往就业地所在的公共人才服务机构进行人事代理。
• 考取国内研究生或第二学士学位： 档案需要调往被录取的院校。这是最直接明了的情况，录取院校的研究生院或学生处会出具正式的调档函。
• 出国（境）留学： 档案一般应调回户籍所在地的公共就业和人才服务机构存放。部分留学生服务中心也提供档案托管服务，但需根据其具体政策办理。
• 自主创业、自由职业或暂未落实工作单位： 档案通常调回户籍所在地的公共就业和人才服务机构进行托管。这是确保档案安全、连续计算工龄（存档期间可计算工龄）的最稳妥方式。
• 参加国家地方基层项目（如“三支一扶”、“西部计划”等）： 档案去向需根据项目具体要求来定，可能暂时留在学校，也可能转至项目主管单位或户籍地人才机构。

毕业生必须根据自身实际情况，提前与相关单位或机构联系，确认其是否具备接收档案的资质以及具体的接收地址、部门、联系方式等信息。这是开具调档函的基础。

调档函是调入单位向调出单位（即南京航空航天大学金城学院）发出的正式商调公文，是学校寄送档案的唯一合法依据。没有有效的调档函，学校无权寄出任何学生的档案。

调档函通常包含以下核心信息：

• 发函单位名称、公章及联系方式。
• 收函单位名称（南京航空航天大学金城学院学生工作处或档案室）。
• 被调档学生的姓名、身份证号、学号等基本信息。
• 明确的档案调入单位名称、详细地址、接收部门、联系人及联系电话。
• 发函日期及有效期限。

如何获取调档函？

• 就业单位开具： 对于有档案管理权的单位，毕业生应向单位人事部门申请开具。
• 人才服务机构开具： 对于将档案存放在人才服务机构的毕业生，需携带身份证、户口本、毕业证等相关材料，到该机构办理人事代理手续并申请开具调档函。
• 录取院校开具： 考取研究生的同学，录取院校会统一寄发或由学生自行在系统上下载打印调档函。

毕业生在收到调档函后，务必仔细核对所有信息是否准确无误，特别是姓名、身份证号以及调入单位的全称和地址。任何错误都可能导致档案无法准确投递。

在明确了档案去向并取得调档函后，毕业生需要按照学校规定的流程办理手续。虽然具体细节可能因年份和学校通知略有不同，但一般遵循以下步骤：

• 第一步：关注学校官方通知。 毕业季，南京航空航天大学金城学院的学生工作处或就业指导中心会通过官网、官方微信公众号、班级辅导员等渠道，发布关于毕业生档案转递工作的详细安排通知。毕业生必须密切关注，了解办理时间、地点、所需材料、线上系统操作方式等关键信息。
• 第二步：准备并提交材料。 通常需要提交的材料包括：
  • 原件：有效的调档函。
  • 复印件：毕业生本人身份证复印件、毕业证复印件等（按学校要求准备）。
  • 表格：可能需要填写《毕业生档案转递申请表》或在线填报相关信息，确保档案邮寄地址、联系人等信息绝对准确。
• 第三步：学校审核与寄送。 学校相关部门（通常是学生工作处档案室）在收到毕业生的申请和调档函后，会进行审核。审核通过后，会将学生的档案进行密封、包装，并通过国家指定的机要通信渠道或EMS学生档案专用通道进行寄送。机要通信是一种比普通邮政更安全、可追踪的档案传递方式，但邮寄速度相对较慢。
• 第四步：查询档案寄送状态与确认接收。 档案寄出后，学校通常会提供一个机要号或快递单号。毕业生应主动向学校索要或通过学校提供的查询系统获取该号码，并自行跟踪邮寄进度。在档案寄出后约1-2个月，应主动联系档案接收单位，确认档案是否已安全到达。这是确保档案万无一失的最后一道关口，切不可掉以轻心。

在调档案过程中，毕业生可能会遇到各种问题，提前了解并掌握应对方法至关重要。

• 问题一：暂未找到工作，档案怎么办？

  答：强烈建议将档案转回户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构。这是国家为毕业生提供的免费托管服务，可以有效保障档案的安全和连续性。切勿将档案长时间滞留学校或个人手中。学校通常只为毕业生提供两年择业期内的短期存放（具体时限以学校规定为准），逾期不再保管，并可能统一转回生源地，届时若地址不详容易导致档案丢失。

• 问题二：调档函信息有误或丢失怎么办？

  答：立即联系发函单位（如用人单位、人才中心），说明情况，申请重新开具一份正确的调档函。任何涂改或信息不全的调档函都可能被学校拒收。

• 问题三：档案寄出后长时间未到达接收单位怎么办？

  答：凭借机要号或快递单号向邮局或快递公司查询邮寄轨迹。联系学校档案室老师，协助查询寄送记录。如果确认丢失，应立即启动补办程序，向学校申请补办档案内的重要材料，但这将是一个极其繁琐和漫长的过程。

• 问题四：毕业后更换了工作单位，需要再次调档怎么办？

  答：这属于工作流动中的档案转移。由新单位（如具备管理权）或新单位委托的人才机构向您当前档案所在地开具调档函，您本人持调档函及相关证件到当前档案存放机构办理调出手续即可。这已不属于毕业调档范畴，但原理相通。

• 问题五：可以自行携带档案吗？

  答：绝对不可以！根据国家规定，个人严禁私自拆阅、保管和转递档案。档案必须通过机要通道公对公转递。个人手持的档案将被任何正规单位拒收，从而变成“死档”，激活手续非常复杂。

调档案只是档案管理的起点而非终点。毕业生应将档案视为一项需要长期关注的个人资产。

在档案到达接收单位后，应适时了解档案的保管情况。如果档案存放在人才服务机构，并办理了人事代理，后续工作中形成的劳动合同、职称评定材料、年度考核表、奖励材料等，都应及时送交档案管理机构归档，确保档案内容的连续和完整。

在职业发展过程中，如发生工作变动、学历提升、取得重要职业资格等，都应考虑到档案的同步转移和更新。一个内容详实、管理规范的档案，将在您今后的职业生涯中，尤其是在进入国有单位、参加公务员、事业单位招考、进行重要资质评定时，发挥不可替代的作用。

南京航空航天大学金城学院的毕业生对待调档案事宜，必须秉持高度的责任心和严谨的态度。从认清价值、明确去向，到获取函件、遵循校规办理，再到后续的跟踪确认与长期管理，每一个环节都需要毕业生的主动参与和细心操作。顺利完成档案的转递，不仅是给大学生活画上一个圆满的句号，更是为未来的职业发展铺就一条顺畅、安心的道路。