南昌职业大学毕业如何调档案呢(南昌职大档案调取)

高校毕业生档案是记录个人学历、经历、品德作风等的重要文件，具有法律效用和凭证价值。南昌职业大学的毕业生在办理离校手续时，档案的转移是重中之重。其流程并非单向的学校行为，而是一个需要毕业生主动发起、积极配合、并最终确认的闭环过程。理解这一过程的主动权在自己手中，是成功调档的第一步。

在正式申请调档之前，毕业生必须首先明确自己档案的“目的地”。这个目的地的确定，直接取决于毕业后的去向。这是整个调档流程的基石，方向错了，后续所有努力都可能白费。

• 情况一：已签约就业单位（且有档案接收权）

  如果你的就业单位是政府机关、国有企事业单位、大型知名企业等，这些单位通常具备独立的人事权，并设有专门的人事部门或档案室负责管理员工档案。此时，档案应转递至该就业单位。你需要向单位的人事部门确认其详细的单位名称、地址、邮编以及档案接收部门的联系人及联系电话。

• 情况二：已签约就业单位（但无档案接收权）

  绝大多数民营企业、外资企业、中小企业不具备保管人事档案的资质。在这种情况下，你的档案通常需要委托单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如人才市场、人才交流中心）进行管理。你需要向公司人力资源部门咨询其合作或指定的人才机构是哪一家，并获取该机构的准确调档信息。

• 情况三：升学（考取研究生或专升本）

  如果你成功考取了其他高校的研究生或进行专升本学习，档案应转至你即将入读的院校。你需要从录取学校的招生办公室或研究生院获取《调档函》，该函件上会明确写明录取学校的档案接收地址、部门和信息。

• 情况四：未就业、自由职业或出国

  如果你毕业后暂未找到工作、选择自由职业或计划出国深造，档案通常有三种选择：一是转回户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构（这是最常见且推荐的做法）；二是申请暂留学校（通常有两年期限，具体政策需咨询学校）；三是转至生源地教育局（部分师范类毕业生或特殊情况）。强烈建议优先选择转回户籍地人才机构，以确保档案管理的连续性和安全性。

在明确档案去向的基础上，毕业生需要主动与档案接收单位取得联系，核实其接收档案的具体要求、流程以及所需的关键凭证——通常是《调档函》或相关接收证明。

《调档函》是调取个人档案的法定文件，是学校档案馆或学生档案管理部门启动档案转递程序的唯一依据。没有有效的《调档函》，学校无法办理档案转出手续。

• 《调档函》由谁开具？

  它由档案的接收单位开具。例如：录用你的有人事权的单位的人事部门、负责托管你档案的人才服务中心、录取你的新学校的研究生院或招生办公室。

• 如何获取《调档函》？

  你需要根据前述确定的档案去向，主动联系接收单位，按照其规定提交申请材料（如身份证复印件、毕业证复印件、劳动合同等），申请开具《调档函》。许多人才机构已开通线上申请功能，方便快捷。

• 《调档函》包含哪些关键信息？

  一份规范的《调档函》必须包含以下要素：抬头（致：南昌职业大学档案馆/学生处）、调档事由（如：因XXX同志被我单位录用）、毕业生基本信息（姓名、身份证号、专业等）、档案接收单位的详细名称、地址、邮编、联系人、联系电话，并加盖接收单位的公章。仔细核对所有信息，确保准确无误。

获取了准确无误的《调档函》后，下一步就是向南昌职业大学负责档案管理的部门（通常是学校档案馆或学生工作处）正式提交调档申请。

• 第一步：确认学校办理部门与时间

  登录南昌职业大学官网，查找学生处、就业指导中心或档案馆的相关通知，明确毕业季集中办理档案转递的时间、地点、联系方式以及所需材料清单。通常学校会发布详细的日程安排。

• 第二步：准备并提交申请材料

  一般而言，需要准备以下材料：

  • 原件：有效的《调档函》。
  • 复印件：本人身份证复印件、毕业证复印件。
  • 表格：可能需要填写学校制定的《毕业生档案转递申请表》或类似表格，如实填写个人信息和档案寄送地址。

  建议提前准备好所有材料的原件及复印件，并按要求提交。可以本人现场提交，也可根据学校规定委托他人代办或通过邮寄、线上系统提交（如有）。

• 第三步：配合学校审核与办理

  学校档案管理部门收到申请后，会审核《调档函》的真实性和有效性，以及申请材料的完整性。审核通过后，学校会整理密封你的档案，并通过机要通信或EMS档案专用通道进行寄送。此过程需要一定时间，请耐心等待。

档案属于机密文件，国家有严格的转递规定，严禁个人自带档案。

• 转递方式

  南昌职业大学会通过以下两种安全渠道寄送档案：

  • 机要通信：这是党政机关传递机密文件的主要方式，安全性最高，但查询周期较长，速度较慢。
  • EMS高校毕业生档案专用通道：这是目前高校普遍采用的方式，是中国邮政为高校档案寄送设立的专项服务，有专门的封套和追踪流程，速度相对较快，可在线查询物流信息。

  具体采用哪种方式，以学校的安排为准。

• 如何跟进与查询？
  • 向学校索要“档案转递单号”：办理完调档手续后，务必向学校档案管理部门询问并记录下你的档案寄送单号（无论是机要号还是EMS单号）。这是后续查询的唯一凭证。
  • 主动查询物流信息：获得单号后，定期通过中国邮政EMS官网或机要通信查询系统（可通过学校或当地机要局查询）跟踪档案物流状态。
  • 确认档案到达：这是最关键的一步！在查询显示档案已签收后，务必主动联系档案接收单位（人才市场、公司人事部等），口头或书面确认他们是否已成功收到并录入你的档案。这一步至关重要，可以避免因寄送出错导致的档案遗失。

在调档过程中，可能会遇到一些意外情况，毕业生需要知道如何应对。

• 问题一：《调档函》开具有误或信息变更

  如果在提交申请前发现《调档函》信息错误，或档案接收单位发生变更，应立即联系原接收单位作废旧函，并重新开具正确的《调档函》。切勿使用信息错误的函件申请调档。

• 问题二：档案滞留或成为“死档”

  如果因个人原因（如长期不办理调档、档案在自己手中保管超过规定期限）导致档案滞留在学校或成为“死档”，需要尽快联系学校档案管理部门和户籍地人才机构，咨询激活和转递的具体补救措施，过程可能会更复杂。

• 问题三：超过两年择业期，档案仍在学校

  国家规定毕业生档案可在学校免费保管两年（择业期）。超过两年后，学校通常会根据就业派遣方案将档案寄回生源地人才机构。毕业生应主动联系学校，确认档案是否已寄出及寄往何处，并及时跟进。

• 问题四：签收单位表示未收到档案

  如果物流信息显示已签收，但接收单位表示未收到，首先应核对签收人信息，可能是单位内部流转需要时间。若确认遗失，应立即联系学校档案管理部门，由学校出面与邮递机构核实处理，必要时可申请补办档案材料（极为麻烦，应极力避免）。

总而言之，南昌职业大学的毕业生调档是一个系统性工程，要求毕业生具备高度的责任心和主动性。从毕业前夕明确去向开始，到获取准确的《调档函》，再到向学校提交申请并持续跟进直至确认接收，每一个环节都不可或缺。充分理解档案的重要性，严格遵守流程规范，保持与学校、接收单位的有效沟通，是确保个人档案安全、顺利到达新“家”的根本保障。这份关乎职业生涯的“人生记录”，值得每一位毕业生认真对待。