天津医科大学临床医学院毕业如何调档案呢(档案转递指南)

毕业季来临，除了收获学业的硕果，办理各项离校手续也是毕业生们面临的实际任务。其中，学生档案的调转是关乎未来发展的关键一步。天津医科大学临床医学院的毕业生，无论选择直接就业、继续攻读研究生、出国深造还是暂未落实去向，都需要妥善处理个人档案。
下面呢将分阶段、分情况详细阐述档案调转的完整流程、注意事项及常见问题应对策略。

在具体操作之前，首先必须深刻认识到人事档案的极端重要性。它并非可有可无的材料，而是由国家授权单位制作并管理的、记录个人主要经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现等情况的文件材料，具有法律效力。对于医学院校的毕业生，档案更是将来参加住院医师规范化培训、报考医疗卫生系统岗位、进行职称晋升评审的必备依据。

毕业生档案通常包含以下核心材料：

• 高中阶段材料：如高中毕业生登记表、高考报名登记表、体检表等。
• 大学期间材料：包括入学登记表、学年鉴定表、学习成绩单、军训鉴定、奖惩记录、入党（团）材料、体检表等。
• 毕业阶段材料：高校毕业生登记表、毕业生就业通知书（即“报到证”白联，现已逐步电子化）、学位授予证明等。
• 其他重要材料：如有社会实践、实习鉴定、论文答辩情况等也可能归档。

档案由学校学生档案管理部门统一保管，在校期间学生个人不能接触。毕业时，学校会根据毕业生的最终去向，通过机要通信或EMS档案专用通道等规定渠道，将档案转递至有权接收和管理人事档案的机构。

成功的档案调转始于充分的准备。毕业生应提前数月就开始关注和着手相关事宜。

这是决定调档流程的第一步。不同的去向，档案的最终落脚点不同：

• 已落实就业单位（且单位有档案管理权限）：通常指国家机关、事业单位、国有企业、大型优质民营企业等。档案将转至该用人单位的人事部门或其指定的档案管理机构。毕业生需向单位确认其是否具备接收档案的资质，并获取准确的单位名称、地址和联系人信息。
• 已落实就业单位（但单位无档案管理权限）：多数民营、外资、中小企业不具备独立人事档案管理权。档案通常需要委托单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如人才交流中心、人才市场）管理。毕业生需与单位人力资源部门沟通，明确委托托管的人才机构信息。
• 考取国内研究生（或第二学位）：档案需转至录取院校的研究生院或学生档案管理部门。这是最直接的流向，调档函由录取学校提供。
• 出国（境）深造：档案一般转回户籍所在地的公共就业和人才服务机构。部分留学服务中心也提供档案托管服务，需提前咨询并办理相关手续。
• 暂未就业、自由职业、自主创业：档案通常转回户籍所在地的公共就业和人才服务机构。这是确保档案安全、连续计算工龄（如有）的稳妥选择。
• 参加国家地方基层项目（如“三支一扶”、“西部计划”）：档案去向依据项目政策执行，可能暂存学校一段时间，或转至项目主管部门、户籍地人才机构。

调档函是调转档案的“通行证”，由档案的接收单位出具。它是一份正式的公函，明确写明调档事由、档案接收单位全称、地址、联系方式以及调档人的基本信息。

• 如何获取：对于就业单位，需向单位人事部门申请；对于考研院校，录取后学校会统一发放或由考生自行在系统下载打印；对于人才机构，需携带相关证件（如身份证、户口本、毕业证等）前往办理开户和调档手续。
• 信息核对：收到调档函后，务必仔细核对上述所有信息是否准确无误，特别是单位名称（必须与公章一致）和地址。任何错误都可能导致档案寄送失败。

天津医科大学临床医学院的学生处或档案室会在毕业季发布关于毕业生档案转递工作的详细通知。内容包括：

• 集中办理档案转递的时间段。
• 需要毕业生提交哪些材料（如调档函原件或复印件、个人信息确认表等）。
• 提交材料的截止日期和受理部门、联系方式。
• 档案转递的查询方式和预计时间。

毕业生必须密切关注班级群、学院官网或学校官方信息平台，确保不错过任何重要通知。错过集中办理时间，后续个人办理可能会更复杂、耗时更长。

在明确去向并做好准备后，即可进入具体操作阶段。

1. 提交调档函：在规定时间内，将就业单位或人才机构开具的、信息准确的调档函提交给学校学生档案管理部门。通常需要填写一份《毕业生档案转递信息登记表》。
2. 学校审核与转递：学校审核无误后，会在集中办理期内，通过机要通信或邮政EMS标准快递（有档案寄递资质）的方式，将档案批量寄往调档函上指定的地址。
3. 确认档案到达：档案寄出后，学校可能会提供档案转递单号或查询方式。毕业生应主动、及时地与接收单位联系，确认档案是否已安全到达。这个过程通常需要几周时间，请保持耐心。
4. 办理报到手续：档案到位后，持报到证（如需）等相关材料到单位或人才机构办理正式报到和档案托管手续。

1. 提交录取调档函：将录取院校研究生招生办公室或档案室出具的调档函提交给本校档案管理部门。这是最常见且流程最清晰的一种情况。
2. 学校寄送档案：学校会按要求将完整的学生档案寄往录取院校。部分院校可能要求档案在特定日期前送达，务必留意时间要求。
3. 入学后核实：研究生入学后，学校会组织核查新生档案。如有问题会及时联系学生本人。

适用于未就业、灵活就业或户籍地就业的毕业生。

1. 确认生源地接收政策：提前联系户籍所在地的市、区（县）级公共就业和人才服务中心，咨询毕业生档案接收政策、所需材料及详细地址。各地要求可能略有差异。
2. 办理接收手续（如需）：部分人才中心可能需要毕业生先凭户口本、身份证等办理档案接收开户，然后出具调档函；部分则允许学校根据默认地址直接转递，毕业生事后去确认即可。
3. 向学校提供信息：将准确的生源地人才中心名称、地址、邮编等信息，或已获取的调档函，提交给学校。
4. 学校转递与本人确认：学校转递后，毕业生应主动联系生源地人才中心，查询档案是否已到档并办理托管手续。切记不要将档案长期滞留在家中或个人手中。

档案寄出后，追踪其下落至关重要。

• 查询途径：
  • 学校查询：联系学校档案室，询问档案寄出时间、采用的邮寄方式及单号。
  • 接收单位查询：直接致电或前往档案接收单位的人事部门或档案室查询。
  • 人才服务中心网站查询：许多地方人才中心提供了在线档案查询系统，输入姓名、身份证号等信息即可查询。
  • 机要通信查询：通过机要渠道寄送的档案，可凭学校提供的机要号向当地机要局查询递送状态，但此查询有一定时限。
• 查询时机：一般在档案寄出后1-2个月进行查询较为合适，给物流和接收单位归档留出足够时间。若长时间查询不到，应立即联系学校档案室寻求帮助。

在调档过程中，可能会遇到各种问题，提前了解并防范能有效规避风险。

风险：档案在转递过程中因地址错误、单位拒收、物流失误等原因丢失或滞留。

应对：立即启动查询程序。首先向学校确认寄出详情和凭证，然后督促接收单位查找。若确认丢失，需尽快向学校申请补办档案材料。补办过程极其繁琐，需回到高中、大学等多个部门逐一补办证明，耗时耗力。
因此，前期信息准确和后期主动追踪是最好