山东交通职业学院毕业如何调档案呢(毕业档案如何调取)

高校毕业生档案，作为个人人事档案的起点，其重要性不言而喻。它不仅是个人学习经历的凭证，更是未来职业生涯发展的基石。对于山东交通职业学院的毕业生来说，无论你是选择踏入职场、继续深造、自主创业，还是暂未确定去向，妥善处理个人档案都是毕业季不可或缺的关键一步。档案调转流程环环相扣，任何一个环节的疏忽都可能导致档案滞留、遗失或成为“死档”，给未来带来不必要的麻烦。
因此，全面、细致地了解整个调档过程，做到心中有数、行动有方，是每位毕业生的责任。

一、 深刻理解毕业生档案的核心内容与根本重要性

在具体操作调档之前，首先必须清晰认识档案里有什么以及它为什么如此重要。这有助于毕业生从思想根源上重视档案调转工作。

1.毕业生档案的基本构成

山东交通职业学院毕业生档案通常包含以下主要材料：

• 高中阶段档案：如高中毕业生登记表、学业水平考试成绩、高考报名登记表、高考体检表等。
• 大学阶段档案：包括入学登记表、学年鉴定表、学习成绩单、军训考核表、奖惩记录、入党（团）材料、毕业生登记表、体检表等。
• 就业相关材料：如就业通知书（报到证）副联（此联原件必须归入档案）、实习鉴定表等。

这些材料共同构成了一个学生在校期间全面、真实的记录。

2.档案的不可替代性作用

• 身份认定与工龄计算的依据：档案是确认干部身份、计算工龄的起点，直接影响退休待遇。
• 职业发展的通行证：进入国有企业、事业单位、政府机关等，档案审查是录用的必经程序。职称评定、职务晋升也严重依赖档案记录。
• 继续深造的必备材料：考取研究生后，录取院校会要求调取档案进行政治审查和学籍管理。
• 公共服务办理的凭证：办理户口迁移、入党、出国政审、生育证明等，都可能需要查阅档案。
• 社会保障权益的保障：档案关系到的养老保险、失业保险等社会保险的缴纳与享受。

认识到档案的上述核心价值，毕业生才会以审慎的态度对待调档事宜。

二、 毕业前夕的关键准备：明确去向与核对信息

调档工作并非毕业后才开始，早在毕业学年，尤其是最后一个学期，毕业生就需要着手准备。

1.明确个人毕业去向，确定档案接收单位

这是整个调档流程的基石。档案必须有一个合法、有效的接收单位。通常有以下几种情况：

• 已落实就业单位且单位具备档案管理权限：例如签约到国企、事业单位、机关等。档案应转递至该用人单位的人事部门或上级主管单位指定的人才机构。
• 已落实就业单位但单位不具备档案管理权限：绝大多数民营企业、外资企业等无人事权。档案通常应转递至单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如人才市场、人才交流中心）。
• 考取研究生或专升本：档案应转递至被录取院校的招生办公室或研究生院指定的档案管理部门。
• 出国（境）深造或工作：档案一般转递至户籍所在地的公共就业和人才服务机构。
• 自主创业、自由职业或暂未就业：档案通常转回户籍所在地的公共就业和人才服务机构进行托管。
• 参加“三支一扶”、“西部计划”等基层项目：按项目规定，档案可能暂留学校或转至项目主管部门指定的人才机构。

毕业生必须主动与就业单位或录取院校的人力资源部门、或户籍地人才中心联系，确认准确的档案接收单位名称、详细地址、邮编、联系人及联系电话。这个信息至关重要，必须准确无误。

2.配合学校完成毕业信息核对与填报

山东交通职业学院通常在毕业前会组织毕业生进行就业信息上报或毕业派遣信息确认。毕业生需登录学校指定的就业管理系统或填写纸质表格，如实填报自己的毕业去向和档案转递信息。这是学校据此开具《就业报到证》和寄发档案的直接依据。务必认真核对，确保所填信息与从接收单位获取的信息完全一致。任何笔误都可能导致档案寄错，追回极其困难。

三、 核心凭证：《就业报到证》的作用与办理

《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》（简称《报到证》）是毕业生到接收单位报到的凭证，也是学校档案管理部门寄送学生档案的唯一依据。其上半联（研究生为粉色，本专科生为蓝色）由毕业生持有用于报到，下半联（白色，即通知联）必须装入毕业生档案。

1.《报到证》的签发依据

• 与有人事权的单位签订就业协议书（三方协议），《报到证》开往用人单位。
• 与无人事权的单位签订劳动合同或提供用工证明，且选择将档案托管在工作地人才机构的，《报到证》开往该人才机构。
• 未就业、出国、自主创业等，《报到证》通常开往户籍所在地的公共就业和人才服务机构（即“回生源地”）。
• 考取研究生，《报到证》一般不开具，凭调档函和录取通知书办理档案转递。

2.《报到证》的办理流程

通常由山东交通职业学院就业指导中心根据毕业生上报的就业信息，统一到山东省人力资源和社会保障厅或教育厅办理。毕业生需关注学校通知，及时确认信息并领取《报到证》。

四、 毕业离校后的档案调转具体操作流程

离校后，档案调转进入实质操作阶段。根据毕业生不同情况，流程略有差异。

1.常规情况：学校统一寄发

对于大多数在毕业前已确定去向并完成信息填报的毕业生，山东交通职业学院档案管理部门会依据《报到证》信息，在毕业生离校后（通常是7月至8月），通过机要通信或EMS学生档案专用通道等方式，将档案批量寄往档案接收单位。

毕业生在此阶段的核心任务是：耐心等待并主动追踪。

• 查询寄递信息：向学校档案室或就业指导中心咨询档案寄出的大致时间，并索要档案转递的单号（如机要号或EMS单号）。
• 确认档案到达：在档案寄出后一段时间（机要通信较慢，可能需1-2个月），主动联系档案接收单位（如单位HR、人才中心），确认档案是否已安全收到。这是最关键的一步，确保档案“落地”。
• 办理报到手续：持《报到证》原件、毕业证、学位证等材料，在规定时间内到《报到证》抬头所指单位办理报到手续，完成档案的最终对接。

2.特殊情况：个人办理调档

在某些情况下，可能需要毕业生自行办理调档：

• 毕业时未确定去向，档案暂留学校：国家规定学校可为毕业生免费保管档案两年（择业期内）。两年内一旦确定工作或需要调档，需凭新的接收单位出具的《调档函》、身份证复印件等材料，联系学校档案室办理转出手续。
• 超过两年择业期，档案已转回生源地：如果档案已由学校转回生源地人才中心，之后找到工作需要调档，则需由新单位或新单位所在地人才中心开具《调档函》，毕业生本人持《调档函》、身份证等前往生源地人才中心办理调出手续。
• 改派后需要调整档案去向：毕业生在择业期内更换工作单位并办理了《报到证》改派手续后，需要凭新的《报到证》到原档案存放地（可能是学校或原人才中心）办理档案转递。

五、 重要注意事项与常见问题解析

1.严禁个人自带档案

根据国家规定，个人严禁私自拆封、保管和转递档案。档案的转递必须通过机要通信或公对公的寄送方式。如果档案袋被拆开，将视为无效档案，任何单位均不予接收。如果学校误将档案交给本人，切勿自行携带，应立即返回学校档案室，要求其通过规定渠道寄出。

2.关注时间节点，避免档案滞留或丢失

密切关注学校关于档案转递的各项通知，切勿错过信息填报截止日期。离校后主动追踪档案去向，避免因长期不管不同导致档案成为“死档”或遗失。特别是档案暂留学校的毕业生，两年择业期满前务必处理好档案去向。

3.准确区分档案与户口

档案和户口是两个独立的管理系统。档案的存放地不一定与户口所在地一致。毕业生应根据自身发展需要，分别办理档案和户口的迁移手续，切勿混淆。

4.妥善保管《报到证》

《报到证》是毕业生干部身份的重要证明，有效期通常为一个月至几年不等（以各地规定为准），务必在有效期内办理报到。
于此同时呢，自行妥善保管好《报到证》原件，遗失补办手续繁琐。

5.保持沟通渠道畅通

离校后，务必保持与辅导员、学校就业指导中心、档案室的联系渠道畅通（如手机、邮箱），以便学校在必要时能及时联系到你。

六、 档案问题的事后补救措施

如果不幸遇到了档案问题，也应积极寻求解决办法：

1.档案遗失

如果确认档案在转递过程中遗失，应立即向最后寄出档案的单位（如学校）和负责寄递的部门（如机要局）反映情况，查找原因。必要时，需要按照相关规定进行补办，回高中和大学重新补齐关键材料，过程极为耗时费力，因此预防远胜于补救。

2.档案成为“死档”

档案长期存放在个人手中或无人事权的单位超过一定期限，就会变成“死档”。激活“死档”通常需要联系户籍地或工作地的人才服务机构，咨询激活条件和流程，可能需要补办相关证明、缴纳托管费用等。

山东交通职业学院毕业生的档案调转是一项严肃、严谨的工作，需要毕业生本人给予高度重视并积极行动。从毕业前的信息确认，到离校后的主动追踪，每一个环节都容不得半点马虎。只有将档案安全、准确地送达其合法的“新家”，才能为未来的职业生涯扫清障碍，保驾护航。希望每一位毕业生都能顺利、圆满地完成此项任务，开启人生的新篇章。