山西工程技术学院毕业如何调档案呢(毕业档案转递流程)

一、 深刻理解毕业生档案的核心价值与基本构成

在详细阐述调档流程之前，我们首先必须深刻认识到个人档案的极端重要性。毕业生档案是国家人事档案的重要组成部分，它并非一份可以随意携带或自行保管的普通文件，而是由学校通过机要通信或专人送取方式进行转递的机密材料。其价值在于历史性、真实性和唯一性。

毕业生档案通常包含以下核心材料：

• 高中阶段档案：如高中毕业生登记表、学业水平考试成绩、高考报名登记表、体检表等。
• 大学阶段档案：高等学校毕业生登记表、学生学年鉴定表、成绩单、实习鉴定表、毕业论文（设计）成绩评定表、学位授予决定等。
• 党团组织材料：入团志愿书、入党申请书、思想汇报、转正申请书、入党志愿书（针对党员）等。
• 奖惩材料：在校期间获得的重要奖励或处分决定文件。
• 其他证明材料：如体检表、报到证（派遣证）白色联（此联需归入档案）等。

这份档案将伴随你的一生，成为你个人经历的唯一权威证明。任何单位在录用、考察员工时，档案都是不可或缺的审查依据。
因此，确保其从学校安全、准确地转递至正确的接收单位，是毕业生不可推卸的责任。

二、 调档前的全面准备与信息确认

“凡事预则立，不预则废。”调档工作成功的关键在于充分的前期准备。毕业生切不可等到离校前夕才仓促应对。

1.明确档案接收单位（档案目的地）

这是整个调档流程的起点和核心。毕业生必须根据自身毕业去向，精准确定档案应寄往何处。主要分为以下几种情况：

• 已落实就业单位且单位具备档案管理权限：通常指国家机关、事业单位、国有大中型企业等。此类单位或其上级主管部门（如人力资源与社会保障局、人才服务中心）会开具正式的调档函。毕业生需向单位人事部门确认准确的档案接收单位名称、地址、联系人及电话。
• 已落实就业单位但单位不具备档案管理权限：如私营企业、外资企业等。档案一般需托管至单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（以下简称“人才中心”）。毕业生需提前联系对应的人才中心，了解其接收档案的政策、所需材料及办理流程。
• 考取研究生或第二学士学位：档案将转至录取院校的研究生院或学生档案管理部门。录取院校会随录取通知书一并寄送调档函。
• 未就业、自主创业或自由职业：档案通常转回户籍所在地的县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构。这是最常见的档案流向，也称为“档案回原籍”。毕业生需提前联系户籍地人才中心，核实接收信息。
• 出国（境）深造或工作：档案一般也转回户籍所在地的人才中心进行保管。

2.主动与学校档案管理部门沟通

山西工程技术学院负责毕业生档案转递工作的通常是学生工作处或招生就业处下属的档案科/室。毕业生应主动关注学校官方通知（如学校官网、就业信息网、院系班级群通知），了解当年毕业生档案工作的具体安排、时间节点、负责老师及联系方式。提前确认好自己的基本信息（如学号、姓名、专业、班级）无误。

3.确保毕业手续齐全

档案的转递与毕业离校手续紧密挂钩。毕业生需按时完成学费清缴、图书归还、宿舍退宿、党团组织关系转接等各项手续，取得离校手续单。通常，在离校手续全部办结后，学校才会启动档案转递程序。

三、 核心环节：调档函的获取、审核与提交

调档函是调取档案的法定凭证，是接收单位向学校发出的正式索档文件。没有有效的调档函，学校无权转出任何学生的档案。

1.如何获取调档函？

• 就业单位或人才中心开具：由档案接收单位（如用人单位人事部门、人才中心）根据你的申请出具。一般需要提供个人信息（姓名、身份证号、毕业院校等）和调档事由。
• 录取院校寄送：研究生录取院校会统一寄发。
• 档案回原籍：部分情况下，户籍地人才中心可能会提供标准的接收证明或调档函模板，也可能默认接收，无需单独开具。但为保险起见，强烈建议主动联系确认。有些学校也会根据毕业生登记的“二分”（回生源地）信息，统一向原籍人才中心转递档案。

2.仔细审核调档函内容

收到调档函后，务必逐项核对以下关键信息是否准确无误：

• 抬头（致）：必须是“山西工程技术学院”。
• 毕业生姓名、身份证号、专业：确保与本人信息完全一致。
• 档案转递单位名称：即档案接收单位的全称，不能有错别字或简称。
• 档案转递地址、邮政编码、联系人、联系电话：这是档案邮寄的唯一依据，必须精确。
• 调档事由：如“入职”、“考研录取”、“档案托管”等。
• 出具单位的公章：必须是档案接收单位的公章或人事专用章，确保其真实有效。
• 有效期：注意调档函上标注的有效期限，确保在学校规定时间内提交。

如发现任何错误，应立即联系出具单位更正重开。

3.按时向学校提交调档函

按照山西工程技术学院毕业生档案工作的具体通知要求，在规定的截止日期前，将审核无误的调档函原件（或清晰电子版/复印件，按学校要求）提交给指定的负责部门或老师。
于此同时呢，很可能需要填写一份《毕业生档案转递信息登记表》，再次确认你的档案去向信息。这一步是告知学校你的档案最终去向的正式程序，至关重要。

四、 不同毕业去向下的具体调档流程详解

根据上述不同的档案接收单位类型，调档流程在细节上略有差异。

1.档案转至就业单位或指定人才中心

• 步骤一：从就业单位或单位指定的人才中心获取调档函。
• 步骤二：核对调档函信息，确保单位名称、地址等绝对准确。
• 步骤三：在学校规定时间内，将调档函提交至学校档案管理部门，并完成信息登记。
• 步骤四：学校审核无误后，将档案通过机要通道或邮政EMS标准快递（学生档案专用通道）寄出。
• 步骤五：档案寄出后，学校通常会提供档案转递单号或寄出日期等信息（通过校园系统查询或班级通知）。毕业生应主动跟踪档案物流状态。
• 步骤六：档案到达接收单位后，毕业生应主动联系该单位人事部门或人才中心，确认档案是否已安全收到、内容是否齐全。必要时，可索要《档案到达回执》。

2.档案随升学转至录取院校

• 步骤一：收到研究生录取通知书及内含的调档函。
• 步骤二：核对调档函上的录取院校信息。
• 步骤三：按录取院校要求的时间节点，将调档函提交给山西工程技术学院。部分院校可能要求应届毕业生档案稍晚寄出（如待毕业后成绩单、毕业结论等材料齐全后）。
• 步骤四：山西工程技术学院会在毕业生所有材料（如最终成绩单、学位授予决定）归档后，统一将完整档案寄往录取院校。
• 步骤五：关注录取院校的通知，确认档案是否已到档。这对于办理入学手续至关重要。

3.档案转回户籍所在地（档案回原籍）

• 步骤一：主动联系户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构，询问接收高校毕业生档案的具体要求、地址、联系人等信息。可拨打当地12333人力资源社会保障服务热线查询。
• 步骤二：根据人才中心的要求，可能需要在线申请获取接收函或调档函，也可能仅需提供准确的机构名称和地址。
• 步骤三：在学校进行毕业去向登记时，明确选择“回生源地”，并填写已核实无误的档案接收单位信息。
• 步骤四：学校将根据毕业生登记的“回原籍”信息，批量将档案转递至各地人才中心。
• 步骤五：档案寄出后一段时间（通常1-2个月），通过电话或在线平台查询户籍地人才中心，确认档案是否已到达并办理完毕托管手续。

五、 档案转递方式、查询与后续跟进

1.档案转递方式

根据国家规定，高校毕业生档案必须通过机要通信或邮政EMS标准快递中的“学生档案专用通道”进行转递。严禁个人自带档案。这两种方式都具备可查询、可追溯的特点，能最大程度保障档案安全。

2.如何查询档案转递状态？

• 联系学校查询：档案寄出后，可向学校档案管理部门咨询寄出时间和采用的邮寄方式、单号。
• 跟踪物流信息：如果通过EMS寄送，可使用单号在邮政官网查询物流轨迹。
• 联系接收单位确认：在预估档案已到达的时间后（通常省内1-2周，省外2-4周），主动联系档案接收单位的人事部门或人才中心，提供姓名、身份证号、毕业院校等信息，请求查询档案是否已签收归档。

3.至关重要的后续跟进

“提交调档函”不等于“调档完成”。档案安全抵达接收单位并成功入库，才是整个流程的终点。毕业生务必履行好跟进确认的责任。确认档案到位后，应了解该单位对档案托管的相关规定，如是否需要签订托管协议、缴纳保管费等（通常公共人才中心对未就业毕业生免收前期保管费）。

六、 常见问题与特殊情况的应对策略

1.暂缓就业与档案暂存学校

部分毕业生可能因某种原因（如备考、求职过渡期）申请将档案暂时留在学校。山西工程技术学院可能根据政策提供短期保管服务（通常为两年，具体以当年政策为准）。毕业生需向学校提出书面申请并获批准。需注意：暂存期间，学校不再负责出具与档案相关的任何证明；两年择业期过后，学校通常会按规定将档案转回生源地，毕业生必须在此前及时办理转出手续。

2.调整毕业去向（改派）与档案改寄

如果在档案已从学校寄出后，又更换了工作单位或升学学校，需要变更档案去向，这种情况称为“改派”。处理起来相对复杂：

• 需向学校就业指导中心和档案管理部门报告情况。
• 办理改派手续，获取新的《报到证》或调档函。
• 然后，由新的接收单位向档案当前所在单位（即原接收单位）开具调档函。
• 由原接收单位将档案转至新单位。整个过程需要毕业生在新旧单位及学校之间积极沟通协调。

3.档案遗失或长时间未到档

如果查询发现档案长时间（如超过正常邮寄时间一个月以上）未到达接收单位，应第一时间联系学校档案管理部门，查询寄出凭证和单号，共同向邮递部门核查。如确属遗失，需立即启动补办程序，向学校申请补办相关档案材料，过程繁琐且耗时。
因此，前期信息准确和中期及时跟踪是避免此类问题的关键。

4.成为“弃档族”的风险

切勿对档案置之不理，认为“暂时用不到就无所谓”。档案长期无人管理，会成为“死档”，将来需要时（如进入国企、考公、评职称）再激活和转递将异常困难，可能影响工龄计算、职称评定甚至退休待遇。务必确保档案始终处于国家授权的正规档案管理机构的监管之下。

山西工程技术学院的毕业生调档工作，是一项系统性工程，要求毕业生扮演好信息核实者、流程执行者和结果跟进者的主动角色。从明确去向、获取函件、提交学校到最终确认接收，每一个环节都需要细心、耐心和责任心。充分理解档案的重要性，严格遵守学校和时间节点的要求，保持与各方（学校、接收单位）的有效沟通，是确保你的这份“人生第二身份证”能够安全、顺畅完成迁移，为你未来的职业生涯保驾护航的不二法门。当你的档案安然抵达目的地时，你才真正为大学生涯画上了一个圆满的句号，可以无忧地开启新的人生篇章。