湖北工程学院新技术学院毕业如何调档案呢(湖北工程学院调档流程)

毕业生档案是记录学生个人经历、政治面貌、品德作风、学业成绩、实践能力等情况的文件材料，具有重要的凭证和参考价值。它不仅是用人单位选拔、聘用人才的重要依据，也是个人办理职称评定、公务员招录、研究生入学、入党审察、办理退休等事务时必须审查的关键文件。对湖北工程学院新技术学院的毕业生来说，这份档案是其大学四年生活的官方浓缩和权威证明。

一份完整的学生档案通常包含以下几个主要部分：

• 高中阶段材料：如高中学籍表、高考报名登记表、高考体检表等。
• 大学入学材料：入学登记表、高校招生体检表等。
• 学习学术材料：各学期学习成绩单、毕业设计（论文）成绩评定表、学位授予证明等。
• 政治面貌材料：入团、入党志愿书及相关思想汇报、考察材料。
• 奖惩材料：在校期间获得的重要奖项记录或处分决定文件。
• 社会实践材料：实习鉴定表、社会实践报告等（如有归档）。
• 毕业生就业材料：全国普通高等学校毕业生就业通知书（即报到证）白色联（原件必须归入档案）。

由此可见，档案内容事关个人重大历史，其转递和管理必须通过机要通信或专人送取的方式进行，个人不得私自携带和拆阅。

在正式启动档案调转程序之前，毕业生必须完成一系列准备工作，其中最关键的是明确档案的接收地。档案的去向并非随意选择，而是根据毕业时的就业状态和政策规定来确定的。

已签订就业协议且单位具备档案接收权限：这是最常见的情况。如果毕业生与国家机关、国有企事业单位、大型公有制企业等签约，这些单位通常有自己的党组织和人事部门，可以直接接收并管理员工档案。毕业生需要向单位确认其详细的全称、地址、邮编以及档案接收部门的联系人及电话，这些信息必须绝对准确。

已就业但单位不接收档案或就业于非公单位：多数民营企业、外资企业、中小企业不具备独立人事档案管理权限。在这种情况下，毕业生的档案通常需要委托单位所在地或生源地的人才交流服务中心进行管理。毕业生需与单位人力资源部门沟通，明确委托存档的人才机构是哪一家，并获取该机构的准确接收信息。

未就业、自主创业或自由职业：根据国家相关政策，未就业毕业生的档案原则上会转回其生源地所在区县一级的人力资源和社会保障局（人社局）或人才服务中心。毕业生需要提前查询生源地档案接收单位的全称、地址和联系方式。

考取研究生或专升本成功：档案需要调往即将入读的新的院校。毕业生须从录取院校的研究生院或招生办公室获取准确的调档函，函上会写明录取院校的档案接收地址、部门和要求。

在确认了档案去向后，毕业生应主动与湖北工程学院新技术学院的档案管理部门（通常是学生工作处或专门的档案室）取得联系，了解学校具体的档案转递工作安排、时间节点和需要提交哪些材料。

整个档案调转流程是一个环环相扣的过程，需要毕业生按照步骤逐一完成。

第一步：获取调档凭证

这是启动调档流程的“钥匙”。根据不同的档案去向，所需的凭证也不同：

• 前往就业单位或人才中心：通常需要报到证。报到证由学校根据毕业生上交的就业协议书到省高校毕业生就业指导服务中心办理。其上注明的报到单位即为档案转递的单位。
• 考取研究生：需要录取院校出具的调档函。调档函是证明你已被录取并需要调取档案的官方文件。
• 回生源地：一般只需等待学校按政策统一转递即可，但部分情况下可能需要生源地人社局开具的接收函。

第二步：向学校提交信息与申请

毕业生需要按照学校的要求，及时、准确地向辅导员或学校档案管理部门提交档案接收单位的详细信息。这通常通过线上就业系统填报或填写纸质表格完成。信息包括：

• 档案接收单位全称（必须与公章一致）
• 详细地址
• 邮政编码
• 接收部门
• 联系人及联系电话

同时，将调档函或报到证（白色联）等凭证原件交给学校。学校审核无误后，会将此信息作为邮寄档案的唯一依据。

第三步：学校审核、封装与转递

学校档案管理部门会整理、核对每一位毕业生的档案材料，确保完整无误后，进行密封并加盖公章。然后，学校会通过机要通信渠道或邮政EMS标准快递（具有学生档案转递资质）的方式，将档案批量寄往毕业生指定的接收单位。这个过程通常集中在毕业后的7月至8月进行。

第四步：查询档案流转状态并确认接收

档案寄出后，毕业生并非就此了事。应主动通过学校提供的查询方式（如快递单号）或直接联系档案接收单位，跟踪档案的流转状态，确认对方是否已成功签收。通常档案寄出后2周到1个月内可以到达。确认接收后，整个调档流程才算基本结束。

在调档过程中，毕业生常常会遇到一些问题，提前了解可以避免很多麻烦。

档案能否自行携带？

绝对不可以。个人携带档案是违反档案管理规定的行为，任何具备档案管理资质的机构都不会接收个人手持的档案。自行拆封档案更会导致档案直接作废，变成“死档”，激活手续非常繁琐。

逾期未收到档案或档案遗失怎么办？

首先应联系学校档案室，查询当时档案寄出的机要号或快递单号，根据号码追踪流向。如果确认遗失，应立即与学校和接收单位沟通，由学校出面协调追查或根据存底材料进行补办，但补办的只是部分材料，过程复杂漫长。

更换工作后如何再次调档？

毕业离校后的档案调动，不再由原毕业院校负责。你需要联系你当前的档案存放地（如某人才中心），凭新单位出具的调档函或录用证明，办理档案转出手续。此时的调档流程是你与两个人才机构（或单位）之间的事情。

《报到证》的作用与遗失

报到证是毕业生办理档案转递和户口迁移的重要凭证，其白色联必须放入档案。务必妥善保管。如若遗失，需及时到省级就业指导部门申请补办证明书，否则会影响档案转递。

与学校保持沟通

务必留存学校档案管理部门或辅导员老师的联系方式，在办理过程中遇到任何不确定的问题，应第一时间咨询学校，获取最权威的指导，切勿想当然操作。

档案顺利到达接收单位并不意味着万事大吉，毕业生还应完成最后一步的“报到”手续。

对于需要到就业单位或人才中心报到的毕业生，应持报到证》的彩色联（本人持有联），在规定的期限内（通常报到证上有注明），前往档案接收单位办理正式的报到手续，确认人事关系已成功转入。这对于计算工龄、评定职称、缴纳社保等都至关重要。

对于将档案寄回生源地的毕业生，也建议主动联系生源地的人力资源公共服务中心，确认档案已入库，并了解是否需要办理任何网上或现场的登记手续，以便当地能更好地为你提供后续的就业服务。

湖北工程学院新技术学院的毕业生调档工作是一项严肃、严谨的系统性工作，需要毕业生本人以高度的责任心，提前规划、仔细核对、主动跟进、及时确认，确保这份记录着自己青春奋斗历程的宝贵文件能够安全、顺畅地完成迁徙，为未来的职业生涯奠定坚实的管理基础。