广西中医药大学毕业如何调档案呢(广西中医药大学档案调动)

毕业生档案是记录个人主要经历、政治面貌、品德作风、学业成绩等情况的文件材料，具有重要的凭证、依据和参考作用。它主要包括《高校毕业生登记表》、学业成绩单、在校期间的奖惩材料、党团组织关系材料、体检表以及其他需归档的材料。根据国家相关规定，档案属于机密文件，其传递、转接必须遵循“公对公”的原则，严禁个人私自携带和拆阅。广西中医药大学的毕业生档案通常由学校学生工作处或就业指导中心下属的档案管理部门统一负责保管和转递。

在启动调档流程之前，毕业生首先必须明确自己档案的接收单位，即“档案去向”。不同的毕业去向，决定了不同的调档流程和接收单位。

这是所有调档工作的起点和基础。毕业生需根据自身实际情况，在以下类别中对号入座：

• 已签订就业协议（就业单位具备档案接收权限）：如果你的就业单位是国有企事业单位、政府机关等，这些单位自身或其上级主管部门设有人事权，可以接收并管理员工档案。你的档案接收单位即为你所签约的单位。
• 已签订就业协议（就业单位不具备档案接收权限）：大多数民营企业、外资企业等不具备档案接收权限。此时，你的档案通常需要委托单位所在地或生源地的人力资源和社会保障局（人才交流服务中心）进行管理。你需要与公司确认档案委托存放的具体人才机构名称。
• 未就业、自主创业或自由职业：档案通常会转回生源地所在地级市的人力资源和社会保障局（人才交流服务中心）。生源地一般指高考时的户籍所在地。
• 国内升学（考取硕士研究生或博士研究生）：档案接收单位为你所考取的高校研究生院或招生办公室。
• 出国（境）深造或工作：档案一般转回生源地人才中心，或存放在教育部留学服务中心（需提前申请并获取调档函）。
• 应征入伍：档案接收单位为你所入伍部队的政治工作部门或指定的档案接收机构。

确定去向是第一步，也是最关键的一步，因为后续所有的调档函开具都基于此。

调档函是调取档案的权威凭证和唯一指令。它是由档案接收单位出具的、发往广西中医药大学档案管理部门的正式公文，用于通知学校将指定学生的档案转递至该单位。没有调档函，学校无法启动档案转递程序。

• 如何获取：
  • 对于就业的同学：向你档案的接收单位（就业单位的人事部门或地方人才中心）提出申请，由他们为你开具调档函。
  • 对于升学的同学：录取院校的研究生院或招办会在录取通知书中附带调档函，或要求你在其官网系统内自行下载打印。
  • 对于回生源地的同学：部分生源地人才中心会与高校有默认协议，无需单独开具调档函，学校会按计划批量转递。但为了保险起见，强烈建议主动联系生源地人才中心，确认是否需要以及如何获取调档函，或至少获取准确的档案接收单位名称、地址和联系人信息。
• 核对信息：收到调档函后，务必仔细核对函件上的所有信息，包括：毕业生姓名、身份证号、学校名称等个人基本信息，以及档案接收单位的全称、详细地址、邮政编码、联系人、联系电话。任何错误都可能导致档案寄错或丢失，必须立即联系出具单位更正。

获取正确无误的调档函后，毕业生需按照广西中医药大学毕业生离校流程的安排，办理相关手续。

• 提交方式：通常需要将调档函的原件（或学校要求的清晰复印件）提交给学校指定的部门，一般是学生工作处、就业指导中心或档案室。具体提交方式、时间和地点，请密切关注班级通知、学校官网或就业信息网发布的毕业生离校工作安排。
• 填写转递信息：学校可能会要求毕业生在线或书面填写《档案转递登记表》，再次确认档案接收单位的详细信息。务必确保所填信息与调档函完全一致。
• 结清手续：档案转递是离校手续的一部分，通常需要在你结清学费、归还图书、办理完宿舍退宿等所有事项后，学校才会最终办理档案转出。

毕业生提交调档函并办结所有离校手续后，学校的档案管理部门会开始进行档案的整理、核对和封装工作。

• 转递方式：学校会通过机要通信或EMS学生档案专用通道这两种国家认可的保密邮寄方式寄送档案。绝对不会将档案交给学生个人携带。
• 时间节点：档案的集中转递一般安排在毕业离校后的一个月至两个月内（例如7月-8月）。学校需要时间整理所有毕业生的档案并分批寄出。请耐心等待，无需频繁催促。
• 索取转递凭证：部分学校可能会提供档案转递的机要号或EMS单号查询服务。如有需要，可咨询学校档案管理部门是否及如何查询。

这是整个调档流程的收官步骤，至关重要却最容易被忽略。学校寄出档案并不意味着万事大吉，你必须亲自确认档案已安全抵达接收单位。

• 主动查询：在档案寄出约2-4周后，主动联系你档案的接收单位（人才中心、就业单位人事处或录取院校）的人事档案管理部门，报上你的姓名和身份证号，查询档案是否已收到并审核入库。
• 获取证明：对于委托人才中心管理的档案，在确认到达后，通常需要办理人事代理手续，并获取《存档证明》或相关文件，以此证明你的档案已妥善安置。
• 处理异常：若长时间查询不到档案到达信息，应立即首先联系档案接收单位查询，同时也可联系学校档案管理部门，提供个人信息请求协助查询邮寄轨迹。

在调档过程中，可能会遇到一些特殊情况，需要特别留意：

• 档案暂留学校：对于暂未确定去向的毕业生，按照国家规定，学校可为毕业生提供两年的档案暂存服务（暂缓派遣）。在此期间，学校负责保管档案，不收取费用。毕业生一旦确定工作或去向，仍需按上述流程获取调档函办理转出。两年期满后，若仍未办理，学校将按规定将档案转回生源地人才中心，此后可能不再能开具报到证。
• 改派与调档：毕业后如果在短期内更换了工作单位，且新单位需要档案，这可能涉及改派手续。你需要先到学校就业指导中心办理改派，获取新的就业报到证或相关证明，然后由新的接收单位出具调档函，才能将档案从原接收单位调至新单位。
• 党员档案：党员档案（入党志愿书等材料）通常是和人事档案一起转递的。但部分党组织关系接收单位可能会要求先单独审核党员档案。如有此要求，需提前与学校党委组织部沟通，按指示办理。
• 重要性再三强调：
  • 务必确保所有填写和提供的地址、单位名称准确无误。
  • 务必保持沟通渠道畅通，手机号码、电子邮箱在毕业后一段时间内不要更换。
  • 务必主动跟进，不要被动等待。档案事关重大，自己是第一责任人。
  • 严禁拆封档案袋！个人拆阅将使档案作废，重建流程极其繁琐。

总而言之，广西中医药大学的毕业生调档工作是一项环环相扣的系统工程。它要求毕业生本人具备高度的责任心和主动性，从明确去向开始，到最终确认档案安全抵达结束，每一步都需要细心和耐心。充分了解政策流程，与学校、接收单位保持有效沟通，是确保个人档案顺利、安全完成转递，从而保障自身未来职业发展不受影响的关键所在。祝愿每一位毕业生都能顺利完成档案调转，开启人生崭新的篇章。