武汉工程大学邮电与信息工程学院毕业如何调档案呢(毕业档案转递指南)

一、深刻认识毕业生档案的重要性与内容构成

在具体探讨如何调转档案之前，我们首先必须深刻理解毕业生档案为何如此重要，以及它内部究竟包含了哪些关键材料。这份认知是主动、正确办理调档手续的思想基础。

（一）毕业生档案的核心价值

毕业生档案并非一叠无用的旧纸张，它是个人成长轨迹的官方认证集合，其价值体现在多个层面：

• 身份与学历的权威证明： 档案中的高考成绩、录取名册、大学毕业登记表、学位授予证明等，是验证个人教育背景的最原始、最权威的依据，在求职、出国、深造时不可或缺。
• 职业生涯的起点记录： 对于进入国家机关、事业单位、国有企业等具备档案管理权限单位的毕业生，档案是办理正式录用手续、核定工资待遇、计算工龄、评定专业技术职称（评定）的必备材料。工龄的计算往往从档案正式转入用人单位或指定人才机构之日开始。
• 政治面貌与个人品德的客观反映： 档案中的入党/团志愿书、思想汇报、奖惩记录等，是组织考察个人政治思想、道德品质的重要参考，尤其在公务员考录、事业单位招聘、参军入伍等需要进行严格政审的环节中至关重要。
• 社会公共服务的基础依据： 办理社会保险（养老、医疗、失业等）、购买经济适用房、办理退休手续、享受相关福利政策时，相关部门通常会核查个人档案信息。
• 法律凭证作用： 档案材料在涉及个人权益的司法诉讼、遗产继承等情况下，可作为重要的法律证据。

一旦档案丢失或成为“死档”（即档案未存放在具备人事档案管理权的机构，流转中断），补办手续将极其繁琐复杂，甚至部分材料无法补办，可能导致工龄损失、社保缴纳记录缺失、职称评定延迟等一系列连锁问题，严重影响个人发展。

（二）毕业生档案的主要内容

武汉工程大学邮电与信息工程学院毕业生档案通常包含以下主要材料：

• 高中阶段材料： 高中毕业生登记表、高考报名登记表、高考志愿表、高考体检表等。
• 大学入学材料： 大学入学体检表、入学登记表等。
• 大学期间学习材料： 各学年的学习成绩单、学业成绩登记表。
• 毕业与学位材料： 高等学校毕业生登记表、毕业设计（论文）成绩评定表、学位授予决定或证明。
• 党团组织材料： 入党/入团志愿书、申请书、转正申请书、思想汇报、党团员登记表、奖惩材料等（此项由党团组织单独密封，通常随人事档案一同转递）。
• 奖惩材料： 在校期间获得的校级及以上奖励材料或处分决定文件。
• 其他材料： 实习鉴定表、毕业生就业通知书（即报到证副本，现已逐步取消，但历史档案中可能存在）等。

毕业生本人通常不能接触和拆阅档案，档案的传递由官方渠道进行，以确保其真实性和保密性。

二、毕业调档案的核心流程与关键步骤

武汉工程大学邮电与信息工程学院的毕业生调档流程，根据毕业去向的不同（就业、升学、待业等）略有差异，但核心环节基本一致。
下面呢将分步骤详细说明。

（一）第一步：明确档案接收单位（档案去向）

这是调档流程的起点，也是最关键的一步。毕业生必须首先确定自己的档案将被寄往何处。常见的档案去向包括：

• 有档案管理权的用人单位： 如政府机关、事业单位、国有企业等。毕业生需要向单位确认其是否具备人事档案管理权限，并获取准确的调档函。调档函是调取档案的正式凭证，需加盖单位公章，并写明档案接收单位的全称、地址、邮编、联系人及联系电话。
• 户籍所在地或工作所在地的公共就业和人才服务机构： 这是大多数入职私营企业、外资企业、自主创业或暂未就业毕业生的选择。毕业生需联系原籍地或意向工作地的人才市场/人才交流中心，咨询存档政策，办理委托存档手续，并获取该机构出具的调档函。
• 考取的研究生院校： 考取硕士或博士研究生的毕业生，录取院校的研究生院或招生办公室会发放正式的调档函，用于调取本科阶段的档案。
• 武汉工程大学邮电与信息工程学院（暂缓派遣）： 在特定情况下，经学校批准，档案可在学校暂存一段时间（通常为两年），但两年后必须转出。此选项需谨慎选择，并密切关注学校关于暂存档案的规定和截止日期。

核心动作： 主动联系接收单位，获取加盖公章的、信息准确的调档函。

（二）第二步：向学校提交调档申请与调档函

在获得调档函后，毕业生需按照武汉工程大学邮电与信息工程学院学生工作处或就业指导中心（具体负责部门名称请以毕业当年学校官方通知为准）的规定，办理调档手续。通常方式如下：

• 线上申请： 许多高校已开通线上毕业派遣系统。毕业生需登录系统，如实填写档案转递信息（包括接收单位名称、地址、邮编、联系人、电话等），并上传调档函的清晰扫描件或照片。
• 线下提交： 部分学校或特殊情况可能要求毕业生将调档函原件（或复印件）提交至指定的档案管理办公室或就业指导中心窗口。
• 关键信息核对： 在提交申请时，务必反复核对所有信息，特别是单位全称、地址和邮编，任何错误都可能导致档案寄错或丢失。
  于此同时呢，确保个人联系方式（手机号、邮箱）准确无误，以便学校在遇到问题时能及时联系。

核心动作： 通过学校指定渠道，准确无误地提交调档函和档案转递信息。

（三）第三步：学校审核与档案转递

毕业生提交申请后，学校相关部门会进行审核。审核通过后，学校档案管理部门会按照规定程序对档案进行整理、密封，并通过机要通信或邮政EMS标准快递等国家规定的保密渠道将档案寄往指定单位。

• 转递时间： 学校通常会在毕业季集中处理大批量档案转递，一般在6月至8月期间。具体寄出时间可关注学校通知。往届生或个别办理的，处理时间可能稍长。
• 转递渠道： 人事档案的转递有严格规定，严禁个人自带。主要通过机要通信（保密性强，但速度较慢，通常用于机关事业单位间传递）或EMS档案专递（有特定单号可查询，是目前高校普遍采用的方式）。
• 获取转递信息： 档案寄出后，学校通常会通过系统或公告等方式提供档案转递单号（如EMS单号），毕业生应主动查询并记录。

核心动作： 关注学校通知，获取档案转递单号，并耐心等待。

（四）第四步：确认档案到达与办理存档

档案寄出后，毕业生的任务并未结束。

• 主动查询与确认： 利用获得的单号查询快递物流信息。在档案预计到达时间后（通常寄出后1-4周，视距离和渠道而定），务必主动联系档案接收单位（人才市场或用人单位的人事部门），确认档案是否已安全收到，内容是否完整无误。
• 办理报到存档手续： 对于寄往人才市场的档案，确认收到后，毕业生可能还需要携带身份证、毕业证等材料，亲自或在线完成报到手续，签订人事代理协议，正式将档案存入该机构。对于用人单位，人事部门会办理相关归档手续。
• 保存相关凭证： 保留好调档函、学校出具的档案转递通知（如有）、存档证明或人事代理协议等所有相关文件的复印件或电子版，以备不时之需。

核心动作： 主动跟进，确认档案安全抵达，并完成最后的存档手续。

三、不同毕业去向下的调档案特别注意事项

（一）已就业毕业生

• 务必核实单位性质。如果单位无人事权（如大多数民营企业、外资企业），档案不能直接寄往单位，必须寄往单位委托存档的人才服务机构或户籍地人才市场。
• 与单位HR充分沟通，明确档案接收单位的准确信息，并由其协助办理调档函。

（二）国内升学毕业生

• 及时关注录取院校的调档通知，通常在录取后、入学前由研究生院发出。
• 将调档函及时提交给本科院校（武汉工程大学邮电与信息工程学院），并关注档案转递进度，确保在研究生院校规定日期前寄达。
• 部分院校可能要求档案直接由本科院校寄送，不接受学生自带，务必遵守规定。

（三）出国（境）深造或工作毕业生

• 档案通常建议转回户籍所在地的公共人才服务机构。
• 出国前务必办好调档手续，避免日后回国需要时档案仍滞留学校或成为“死档”。

（四）暂未就业（待业）毕业生

• 强烈建议将档案转回户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务中心。这是最稳妥、最通用的选择，便于未来就业后调档，也能连续计算工龄（从档案存入人才机构起算）。
• 尽量避免选择档案留校。留校期间档案是“休眠”状态，不计工龄，且两年后若忘记转出，学校可能会将其寄回原籍，过程中存在丢失风险。

（五）自主创业、自由职业毕业生

• 处理方式同暂未就业毕业生，将档案存放在户籍地或创业地的人才市场，保障个人权益的连续性。

四、常见问题与风险防范（疑难解答）

（一）档案丢失或迟迟未到怎么办？

• 根据单号查询邮寄轨迹，确认是否已投递。
• 若显示已签收但接收单位称未收到，应立即联系快递公司核实签收详情。
• 若邮寄途中丢失，应立即联系学校档案管理部门和快递公司，启动查找和补办程序。补办档案极其麻烦，需回原高中、大学等逐个补办相关材料。
• 预防胜于治疗，确保地址准确，并主动跟进是关键。

（二）《报到证》取消后如何调档？

• 近年来，国家已逐步取消高校毕业生就业报到证。调档的核心凭证变为由档案接收单位出具的调档函。毕业生无需再担心报到证的问题，集中精力办好调档函即可。

（三）毕业多年后如何调取档案？

• 往届生调档，首先需要确定档案当前存放在何处。可能的地点包括：毕业院校（若未超过规定的保管期）、原籍人才市场、曾经工作地的人才市场等。
• 可通过电话咨询或线上查询系统（如生源地人社厅/局官网）查找档案下落。
• 找到档案后，凭新接收单位出具的调档函，到当前档案保管机构办理调出手续。

（四）个人能否接触或保管档案？

• 绝对不可以。 个人保管档案会使档案失去效力，成为“死档”。任何单位都不会接收个人自带或拆封的档案。档案的转递必须公对公，通过机要或EMS标准快递进行。

（五）调档函有有效期吗？

• 通常调档函会注明有效期，一般为30天至90天不等。毕业生应在有效期内尽快办理调档手续，以免过期作废，需要重新开具。

五、结语

毕业生档案的调转是大学生涯的“最后一课”，也是踏入社会的“第一道手续”。对于武汉工程大学邮电与信息工程学院的学子而言，以高度的责任心对待此事，深入了解流程，积极主动沟通，细致核对信息，并做好全程跟踪，是确保个人档案安全、准确、顺利抵达新“家”的不二法门。这份看似普通的文件袋，承载着过去的努力，更关系到未来的发展。唯有妥善安置好它，才能无后顾之忧地在新的人生道路上阔步前行。切记，档案事务，主动为上，细致为要，安全第一。