内蒙古工业职业学院毕业如何调档案呢(毕业档案转递指南)

毕业生档案通常包含以下核心材料：高中阶段的学籍材料（如高考报名登记表、体检表等）、高等学校毕业生登记表、学业成绩单、在校期间的奖惩记录、入党入团志愿书及相关思想汇报材料、毕业论文答辩成绩评定表、毕业生就业通知书（即报到证副本，通常为白色一联）等。这些材料一旦缺失，补办将异常繁琐，甚至无法补办原件。

档案的存放和转递受到国家法律法规的严格规范，其转递必须通过机要交通或派专人送取，严禁个人自行携带。个人保管档案极易造成档案丢失、损坏或拆封，从而导致档案失效，成为“死档”。激活“死档”需要耗费极大的时间和精力，会直接影响公务员考录、事业单位招聘、职称评定、户籍迁移等重要事宜的办理。

已就业毕业生：需明确就业单位的档案接收资质。

• 如果就业单位是国有企业、机关事业单位等具有人事档案管理权限的机构，档案通常直接调往该单位的人事部门。
• 如果就业单位是私营企业、外资企业等无人事档案管理权限的机构，档案则需委托单位所在地或生源地的公共人才服务机构（如人力资源与社会保障局、人才交流中心）进行管理。毕业生需与用人单位确认档案委托存放的具体人才机构名称。

未就业或灵活就业毕业生：档案通常有两种去向。

• 一是申请档案留校。根据规定，学校可为未就业毕业生提供两年（自毕业之日起算）的档案免费保管服务，期间一旦落实工作或确定档案去向，应及时回校办理转档手续。两年期满后，学校将根据档案迁移流程，将档案转回毕业生生源地的毕业生就业主管部门（通常是市级或县级的人力资源和社会保障局、教育局）。
• 二是直接转回生源地的公共就业和人才服务机构。这是大多数未就业毕业生的默认去向，确保了档案管理的连续性，方便毕业生在当地办理求职、失业登记等相关手续。

升学深造毕业生：对于通过专升本、考研等方式继续学习的学生，档案应调往即将入读的新院校招生办公室或学生档案管理部门。毕业生需从录取院校获取调档函，并按时提交给母校。

参加基层项目毕业生：如参加“西部计划”、“三支一扶”、“社区民生”等项目的毕业生，其档案去向需根据项目办的具体规定执行，可能保留在学校，也可能转至项目实施地的人才服务机构或生源地。

第一步：获取调档函

调档函是调转档案的核心凭证，是由档案接收单位出具的、用于向原档案保管单位（学校）申请调阅档案的正式公文。它证明了接收单位同意管理你的档案。

• 对于已就业者，调档函由有档案管理权的单位或其委托的人才服务中心开具。
• 对于转回生源地者，通常不需要毕业生自行获取调档函，学校会根据就业方案统一处理。但为确保万一，建议毕业生主动联系生源地人社局或教育局，确认档案接收的具体单位名称和地址。
• 对于升学深造者，调档函由录取院校发放，通常随录取通知书一并寄送或需要自行联系录取院校获取。

第二步：提交调档材料至学校

毕业生在获得调档函后，需在规定时间内（通常为毕业学年离校前）将调档函提交给内蒙古工业职业学院负责学生档案管理的部门（一般为学生工作处或就业指导中心）。

除了调档函，通常还需同时提供：

• 本人有效身份证复印件。
• 清楚的档案接收单位的详细名称、地址、邮编、联系人及联系电话。
• 如非本人办理，还需提供委托书及代办人身份证复印件。

务必确保所提交信息的绝对准确，任何差错都可能导致档案投递错误或退回。

第三步：学校审核与转递档案

学校档案管理部门在收到齐全的材料后，会进行审核登记，并整理密封毕业生档案。之后，学校会通过机要通信渠道或派专人寄送的方式，将档案转往调档函上指定的单位。机要通信是一种比普通邮政更为安全、可靠且可追踪的寄送方式，专门用于邮寄机密文件，但邮寄速度相对较慢，通常需要几周时间。

第四步：确认档案到达

档案寄出后，学校的工作即告完成。毕业生切不可认为此事就此结束。档案寄出约一两周后，毕业生必须主动联系档案接收单位，查询档案是否已安全、完整地到达。这是确保档案万无一失的关键一步，责任已由学校转移至毕业生本人。务必从接收单位获取“档案已收到”的明确答复。

在整个调档过程中，可能会遇到一些问题，毕业生应了解如何应对。

如何查询档案状态？

• 首先联系母校（内蒙古工业职业学院）的档案管理部门，查询档案是否已寄出以及寄出的机要号或快递单号。
• 随后，利用机要号或快递单号，通过邮政机要部门或快递公司官网跟踪物流信息。
• 致电或亲自前往档案接收单位，核实档案是否送达及内容是否齐全。

档案丢失或迟迟未到怎么办？

若查询发现档案疑似丢失，应立即同时联系母校和接收单位，根据机要号请求协查。如确认丢失，需尽快向学校提出补办申请。补办过程极为麻烦，需回校补办成绩单、毕业生登记表等关键材料的证明，并加盖公章，尽可能还原档案原貌。

档案成为“死档”如何激活？

如果档案因个人保管时间过长、拆封或材料缺失而变成“死档”，需要办理激活手续。通常的方法是：联系生源地或当前工作地的人才公共服务机构，咨询激活的具体政策。一般需要提交身份证、户口本、学历证明等材料，并由人才机构对档案材料进行审核。如材料齐全且密封完好，可能直接办理存档；如材料有问题，则需回原形成材料的单位补办或出具证明。

逾期未办理调档手续怎么办？

如果毕业后一直未办理调档，档案很可能已由学校根据默认方案转回生源地，或者仍保留在学校档案库（两年内）。毕业生应首先联系母校档案管理部门，查询档案当前的确切所在地，然后再根据现在的需要，按流程办理调档。

为确保档案调转过程顺利，请注意以下事项：

• 时机把握：密切关注班级群、学校官网发布的关于毕业派遣和档案转递的通知，切勿错过集中办理时间。
• 信息准确：提供给学校的档案接收单位信息必须反复核对，确保一字不差。一个字的错误就可能导致档案无法投递。
• 主动沟通：不要被动等待。应主动与辅导员、学校档案老师、就业单位HR、人才市场工作人员保持沟通，遇到不确定的问题及时询问。
• 保留凭证：妥善保管好调档函复印件、办理回执、机要号等所有过程中的凭证，以备不时之需。
• 长期关注：即使毕业后档案事宜已办妥，也应每隔一两年确认一下档案所在地，特别是在更换工作或城市后，如需变动应及时办理档案转移。