长白山职业技术学院毕业如何调档案呢(毕业档案转递)

档案具有凭证性和权威性。它是由官方机构形成并保管的原始记录，是证明个人学习经历、学历学位、政治面貌等的权威文件。在办理入职、落户、公务员政审、事业单位招录、职称评定、职务晋升、退休计算工龄等关键时刻，档案都是不可或缺的核心证明材料。一旦档案遗失或转递出现差错，将给个人带来难以估量的麻烦和损失。

档案的转递具有严格的规范性。根据国家《档案法》、《流动人员人事档案管理暂行规定》等相关法规，档案的转递必须通过机要通信或专人送取的方式进行，严禁个人私自携带和拆阅。这是一种“公对公”的行为，即由长白山职业技术学院的档案管理部门直接转递至具备人事档案管理权限的接收单位（如人社局、人才服务中心、国有企事业单位、机关等）。

档案管理具有动态性。它并非一份静止不变的文件，而是会随着个人职业生涯的发展不断续接新的材料（如劳动合同、离职证明、年度考核表、职称评定材料等）。
因此，将档案准确、及时地存放到合规的机构，是保证其未来能够被正常增补和利用的前提。

明确个人毕业去向：这是决定档案流向的核心。毕业生的去向通常分为以下几类，每一类对应的档案接收单位各不相同：

• 已签订就业协议（三方协议）：若就业单位是机关、事业单位、国有企业等具备人事档案管理权限的实体，档案一般转至该单位的人事部门。
• 已签订就业协议，但就业单位是私营企业、外资企业、民营企业等无人事档案管理权限的实体：档案通常转递至单位委托存档的公共就业和人才服务机构（通常是单位注册地或所在地的人才市场）。
• 未就业、自主创业或灵活就业：档案通常转回生源地的公共就业和人才服务机构（如某某市/县人力资源和社会保障局或人才服务中心）。
• 考取专升本或研究生：档案需转至录取院校的招生办公室或学生档案管理部门。
• 参加“三支一扶”、“西部计划”等基层项目：档案去向需根据项目办的具体要求确定，可能保留在学校一段时间，也可能转至项目主管单位指定的机构。

与相关方进行确认：在明确去向后，必须进行二次确认。

• 对于已就业者，务必向用人单位的人事部门或HR确认准确的档案接收单位名称、详细地址、联系人及联系电话。许多单位并不自行管理档案，而是统一存放在指定的人才机构，因此绝不能想当然。
• 对于转回生源地的毕业生，应主动联系生源地的人才服务中心，咨询接收档案的具体要求，确认其单位名称和地址，因为不同地区可能由人社局、人才交流中心、就业局等不同部门负责。
• 对于升学者，严格按照录取院校调档函上的要求办理。

关注学校通知并与辅导员/就业指导老师沟通：毕业季，长白山职业技术学院的学生工作处、就业指导中心或档案室通常会发布关于毕业派遣和档案转递的详细通知和工作安排。毕业生必须密切关注班级群、学校官网或就业信息平台的通知。
于此同时呢，主动与辅导员或就业指导老师保持沟通，他们是连接学生和学校档案管理部门的重要桥梁，可以提供个性化的指导和帮助。

准确填报档案转递信息：学校通常会通过线上或线下的方式，组织毕业生统一填报《高校毕业生档案转递信息表》。这张表格至关重要，是学校寄送档案的唯一依据。毕业生必须按照前期确认好的信息，准确、清晰、完整地填写接收单位全称、地址、邮编、联系人、电话等信息。任何填写错误都可能导致档案被退回或寄丢。

学校统一转递（主要方式）：对于大多数应届毕业生，学校会在学生毕业后（通常在7月至8月），根据毕业生填报的《档案转递信息表》，通过邮政EMS标准快递、机要通信等方式，集中批量将档案转递至各地接收单位。这种方式安全、高效，是院校的首选。

调档函办理（特殊情况）：在某些情况下，毕业生可能需要自行办理调档手续。
例如，毕业后才落实工作单位，或者更换工作后需要将档案从原存放地调至新单位。此时，流程如下：

• 第一步：由新的档案接收单位（如新单位或新单位委托的人才中心）出具一份调档函。这是一份正式的、带有公章的公文，是调取档案的凭证。
• 第二步：毕业生本人或委托他人，持调档函原件、身份证原件及复印件等材料，前往当前档案所在地（如果是刚毕业不久，可能就是长白山职业技术学院档案室；如果是毕业已久，则是档案现存的人才机构）申请调档。
• 第三步：档案管理机构审核调档函和身份证明无误后，会办理调出手续，同样通过公对公渠道将档案转出。

档案转递的跟踪与确认：档案寄出后，并非就此了事。毕业生负有跟踪和确认档案是否安全到达的责任。学校或档案转出机构会提供一个档案转递单号（如EMS单号）。毕业生应主动查询物流信息，并在档案寄出后约1-2周，主动联系档案接收单位，确认对方是否已收到并审核无误自己的档案。这是一个非常重要的习惯，可以及时发现并解决问题。

档案滞留与“弃档”：部分毕业生对档案重要性认识不足，离校时不管不同，导致档案滞留在学校。根据规定，学校仅为毕业生保管档案一段时间（通常为两年），逾期后将按规定转回生源地，在此过程中极易发生遗失。绝对要避免“弃档”行为，应主动与学校联系，尽快将档案转至合规机构。

档案接收单位不予接收：这可能是因为接收单位名称填写错误、该单位不具备人事档案管理权限或档案材料存在缺失等问题。应首先联系接收单位问明拒收原因，然后联系学校档案室或就业指导中心，协商解决办法，可能需要重新出具证明或更换接收单位。

档案遗失：虽然概率较低，但一旦发生则非常棘手。应立即启动查找程序，首先根据转递单号追踪物流信息，联系经手各个环节的机构。若确认遗失，需尽快联系母校，协商补办相关重要材料，如入学登记表、成绩单、毕业登记表等，但档案的原始性将无法完全复原。

成为“死档”：档案一旦由个人拆封或在自己手中保存过久（超过一定期限，如人才机构规定未办理存档手续的），就会变成“死档”，任何正规机构都将拒绝接收。解决方法通常需要联系原封存单位重新审核密封，或者通过档案服务机构协助激活，过程复杂繁琐。

办理存档手续：在确认档案到达后，毕业生最好能亲自或通过邮寄方式，与档案接收单位办理正式的存档手续，获取一份存档证明或回执。这份证明是档案已安全落户的凭证，务必妥善保管。

知晓档案所在地：在未来的职业生涯中，务必时刻牢记自己的档案存放在哪个具体单位（精确到单位全称和地址）。每次工作变动、地点迁移，都要考虑档案是否需要同步调动，并提前咨询调入调出双方机构的流程和要求。

保持信息更新：当个人信息（如联系方式、家庭住址）发生变化时，应及时通知档案存放单位更新，确保在需要时能够被顺利联系到。