上海科学技术职业学院毕业如何调档案呢(毕业档案调取流程)

毕业生档案内通常包含以下关键材料：高校毕业生登记表、学业成绩单、在校期间的奖惩材料、入党/入团志愿书及相关材料、体检表、毕业生就业通知书（即《报到证》副联，虽现阶段部分省份已取消纸质报到证，但其电子凭证或相关证明的功能依然存在）等。这些材料共同构成了个人早期经历的官方证明体系。

其重要性体现在多个方面：它是用人单位选拔、聘用、考察人才的重要依据；是办理职称评审、报考公务员或事业单位、参加国有企业招聘的必备审查文件；是办理户口迁移、尤其是大城市落户（如上海、北京等）的核心材料之一；是未来参加社会保险、确认工龄、办理退休手续的佐证材料；也是出国政审、办理公证时需要调阅的基础文件。可以说，档案伴随个人职业生涯始终，若管理不善，将成为个人发展道路上的重大隐患。

• 已就业且单位具备档案保管权限：这是最直接的情况。如果你被录用至国家机关、国有企事业单位、公办学校等，这些单位自身或其上级主管单位通常设有人事部门，具备档案保管资格。你的档案将直接转递至该单位的人事部门。
• 已就业但单位不具备档案保管权限：绝大多数民营企业、外资企业、合资企业等不具备保管员工档案的资质。在这种情况下，你的档案通常需要委托单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如市、区级人才服务中心、人力资源市场）进行保管。你需要与用人单位确认他们指定或合作的档案托管机构。
• 升学深造：如果你考取了其他高校（本科或研究生），档案将转至你被录取的院校招生办公室或学生档案管理部门。这是一个无缝衔接的过程，通常由录取学校发出调档函，现所在学校据此办理。
• 未就业、自由职业或出国：对于暂未确定去向或选择灵活就业的毕业生，按照国家的相关规定，学校通常建议并将档案转回毕业生户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构。这是确保档案得到安全、规范管理的最普遍选择。
• 参军入伍：档案将转至所在部队的政治工作部门或指定的档案管理机构。

确定接收单位是启动一切调档程序的前提。毕业生务必提前与接收单位确认其详细名称、地址、邮编、联系电话以及部门信息，任何信息的错误都可能导致转递失败。

第一步：确认并获取调档依据

档案转递必须有官方凭证，不能凭个人口头要求办理。这个凭证根据去向不同而有所区别：

• 对于就业或回原籍的毕业生，核心依据是就业报到证或根据国家最新政策提供的相应电子凭证/调档函。即使在推行电子报到证的地区，其效力和作用与纸质版一致，学校会根据教育主管部门签发的派遣信息生成转档数据。
• 对于升学的毕业生，依据是录取院校出具的调档函。调档函上会明确写明录取学生的信息、档案寄往的地址和部门。
• 对于去往特定人才机构的，有时可能需要该机构出具的调档函或接收函。

毕业生需要确保学校就业指导中心或档案室已准确掌握你的最终去向信息。

第二步：在学校办理离校与档案转递手续

在毕业离校前夕或办理离校手续时，学校会统一组织毕业生核对档案转递信息。以上海科学技术职业学院为例，通常会通过以下方式进行：

• 学校就业指导部门会发布通知，要求毕业生登录指定的就业管理系统或平台，在线核对、确认并提交本人的档案转递地址、单位名称等信息。这是最关键的一步，务必反复核对，确保每一个字、每一个号码都准确无误。
• 也可能需要毕业生填写纸质的《档案转递地址确认表》并签字。
• 所有信息核对无误后，学校档案管理部门将根据最终确认的名单和地址，分批集中办理档案转递。

特别注意：档案严禁个人携带！所有转递工作均由学校通过机要通信或EMS学生档案专用通道进行公对公寄送。

第三步：关注档案转递进程并确认接收

学校寄出档案后，并不会立即到达接收单位。由于采用机要通信，其传递速度慢于普通快递，且物流信息可能无法像普通快递一样实时在线追踪。

• 毕业生应主动向学校咨询档案寄出的时间，并索要唯一的机要号或EMS单号（如有）。
• 在预计送达时间（通常寄出后1-4周）后，主动联系档案接收单位（你填写的那个单位的人事部门或人才中心档案科），确认他们是否已收到并审核无误你的档案。这是毕业生个人的责任，切勿寄出后就置之不理。
• 确认接收后，最好能获取一份接收单位出具的档案到达证明或回执，自行妥善保管，以备不时之需。

第四步：处理特殊情况——后续调整改派

毕业时档案已发回原籍，但之后又在新城市找到了工作，需要调档，该怎么办？

• 这种情况属于改派或档案调动。你需要联系新单位或新单位所在地的人才服务中心，请他们出具一份调档函。
• 然后，你需持此调档函、身份证等材料，前往当前保管你档案的原籍地人才服务中心，申请办理档案转出手续。
• 原档案保管机构审核无误后，会通过机要通道将你的档案转至新单位指定的接收机构。
• 切记，整个流程仍需遵循公对公原则，你本人不能接触档案袋。

• 逾期未办理或信息错误：忽视学校的核对通知，或提供的地址信息错误、不完整，会导致档案无法寄出或寄错地方，甚至丢失。务必重视信息核对环节。
• 档案滞留学校：按照国家规定，学校仅为毕业生保管档案一段时间（通常为两年），逾期未转出的，学校有权将其转回生源地，期间可能产生保管费，且一旦学校集中转递，追踪起来更为麻烦。应尽快确定去向并办理转递。
• “弃档”与“死档”：对档案不管不同，长期置之不理，或个人私自拆开档案袋，都会导致档案失去有效性，成为“死档”。激活“死档”程序繁琐复杂，需要回原学校等单位重新审核、密封，耗时耗力。
• 混淆概念：切勿将人事档案与学籍档案、毕业证书混淆。毕业证书由个人保管，而人事档案必须存放在有资质的机构。
• 联系方式变更：毕业后更换手机号码，导致学校或档案接收单位在遇到问题时无法联系到你。应在离校时向学校提供可靠的长期联系方式。

主动沟通，责任在心：调档是你自己的事，必须主动跟进。定期与上海科学技术职业学院负责档案管理的老师（通常是辅导员或学校档案室/就业指导中心老师）保持沟通，了解办理进度和注意事项。

利用官方渠道获取信息：密切关注学校官网、就业信息网、官方微信公众号发布的关于毕业生离校、档案转递工作的各项通知和指南。这些信息是最权威、最及时的。

提前咨询接收单位：在填写转递信息前，最好提前打电话给你意向的档案接收单位（如某人才服务中心），咨询他们接收档案的具体要求、详细地址、邮编、接收部门全称，以及是否需要其他辅助材料。不同地区、不同单位的要求可能略有不同。

妥善保管相关凭证：将报到证（或电子版截图）、调档函复印件、机要号、档案接收确认回执等所有相关文件和信息集中妥善保管，形成一个完整的“档案轨迹”证明，这对于未来任何需要核查档案信息的场合都至关重要。

总而言之，上海科学技术职业学院毕业生的档案调转是一项严肃、严谨的系统性工作，它要求毕业生本人具备高度的责任感和清晰的流程意识。从认知档案价值开始，到明确去向、核对信息、追踪物流、最终确认接收，每一个环节都不可或缺。唯有认真对待，亲力亲为，仔细核对，主动沟通，才能确保这份记录着自己青春和奋斗历程的重要文件安全、准确地抵达归宿，为未来的职业生涯扫清障碍，奠定坚实的基础。