秦皇岛工业职业技术学院毕业如何调档案呢(毕业档案转递流程)

毕业生档案，又称人事档案，是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。它通常包含高中毕业生登记表、高考志愿表、高校学习期间的学习成绩单、毕业生登记表、学年考评表、奖惩材料、入党入团材料、体检表以及其他可供组织参考的材料。

对于秦皇岛工业职业技术学院的毕业生，档案的去向直接取决于毕业时的就业状况和人生规划。其主要去向可分为以下几类：

• 就业单位：若就业单位为国家机关、国有企业、事业单位等具有人事档案管理权限的部门，档案通常会调往该单位。
• 人才交流服务中心：若就业单位为私营企业、外资企业等无人事档案管理权限的机构，档案则需托管至单位所在地或户籍所在地的公共人才服务机构。
• 升学院校：若考取专升本或其他更高层次的院校，档案将调往被录取的院校。
• 生源地人力资源和社会保障局：未就业、出国或自主创业的毕业生，其档案默认转回生源地的县级以上人力资源和社会保障局下属公共就业和人才服务机构。

明确档案的接收地是启动一切调档程序的前提。

在正式办理调档手续之前，毕业生必须做好万全的准备，厘清几个关键要素，否则整个过程将无法推进。

1.确认档案接收单位及详细地址

这是调档流程中最核心的一步。毕业生必须主动联系档案意向接收单位，明确告知自己的情况，确认该单位是否同意接收档案以及接收档案的准确名称和地址。

• 对于有档案管理权的单位：直接联系其人事部门获取调档信息。
• 对于人才服务中心：联系其档案管理部门，询问托管流程，获取准确的机构名称和地址。
• 对于升学院校：联系录取院校的招生办公室或研究生院，获取调档函和档案接收地址。
• 对于生源地人社局：联系生源地县级以上的公共就业和人才服务机构，确认接收事宜。

2.获取调档函

调档函是调取档案的唯一合法凭证。它是由档案接收单位开具的、表明同意接收该毕业生档案的正式公文。调档函上会清晰注明接收单位的全称、地址、联系人、联系电话以及毕业生的基本信息。没有调档函，学校无法启动档案转递程序。毕业生务必确保调档函上的信息绝对准确无误。

3.关注学校通知，备齐个人材料

秦皇岛工业职业技术学院通常会在毕业学年通过辅导员、班级群、学校官网或就业信息网发布关于毕业派遣和档案转递的具体通知和时间安排。毕业生需密切关注，并按要求准备好以下材料：

• 本人有效身份证件。
• 档案接收单位开具的调档函（原件）。
• 如实填写的《高校毕业生档案转递申请表》或类似表格（按学校要求）。
• 如委托他人代办，还需提供本人签名的委托书、本人身份证复印件及代办人身份证原件。

当准备工作就绪后，即可按照以下步骤办理调档。

第一步：提交调档申请与调档函

毕业生本人（或受托人）需在学校规定的时间内，将档案接收单位开具的调档函原件以及其他所需材料，提交至学校负责档案管理的部门，通常是学生工作处或就业指导中心。工作人员会审核调档函的真实性和有效性，并核对接收单位的资质。

第二步：学校审核与档案整理

学校档案管理部门在收到齐全且符合要求的材料后，会对毕业生的档案进行最后的整理、审核、密封和编号。确保档案材料完整无误后，准备寄出。

第三步：档案转递

根据国家规定，高校毕业生档案必须通过机要通信或邮政EMS标准快递方式进行转递，严禁个人自带档案。秦皇岛工业职业技术学院会统一通过这些安全渠道，将档案寄往调档函上指定的接收单位。这个过程需要一定的时间，机要通信相对较慢，可能需要几周时间。

第四步：确认档案到达

档案寄出后，学校可能会提供档案转递的单号或信息。毕业生务必在档案寄出后的一到两个月内，主动联系档案接收单位，查询档案是否已安全到达并被成功接收。这是确保档案不会丢失的关键一步，切勿置之不理。

第五步：办理档案托管手续（如适用）

如果档案是寄往人才服务中心，在确认档案到达后，毕业生通常还需要本人前往该中心，凭身份证等证件办理正式的托管手续，签订人事代理协议，并缴纳相关费用。至此，整个调档流程才全部完成。

毕业后的去向不同，调档的策略和注意事项也略有差异。

1.已就业毕业生的调档

已签订就业协议，且单位有档案管理权的，流程最为直接，按单位要求办理即可。如果单位无权管理档案，则需与单位沟通，确定将档案托管在何处的人才服务中心，然后由该人才中心开具调档函。

2.专升本的调档

考取专升本的学生，在收到录取通知书后，通常会同时收到录取院校寄送的调档函。凭此调档函和录取通知书复印件，到学校办理档案转递即可。务必注意调档的时间要求，确保档案能在新生入学前到达录取院校。

3.未就业或灵活就业毕业生的调档

这种情况下，档案默认转回生源地。毕业生即使暂时未就业，也最好主动联系生源地的人才服务机构，了解接收政策，并可将此信息告知学校，以便学校准确寄送。避免因信息不清导致档案寄送错误。

4.档案暂留学校（缓派）

部分毕业生可能在离校时还未确定档案去向。根据国家规定，学校可以为毕业生提供两年的档案暂存服务（称为“择业期”）。在此期间，毕业生一旦确定接收单位，可随时回校办理调档。但两年期满后，学校将按规定将档案寄回生源地，毕业生需及时与学校沟通此事宜。

在调档过程中，可能会遇到一些常见问题，以下提供应对建议。

问题一：丢失调档函或调档函信息错误怎么办？

立即联系档案接收单位，说明情况，申请重新开具一份调档函。切勿使用信息错误的调档函。

问题二：如何查询档案转递状态？

首先向学校档案管理部门询问档案寄出的确切日期和采用的邮寄方式（机要或EMS）。如果通过EMS寄送，可向学校索要快递单号自行查询。如果通过机要通信，可请求学校提供机要号，然后尝试联系当地机要局或接收单位查询，但机要查询流程较为繁琐，耐心等待并主动向接收单位确认是最有效的方法。

问题三：档案被退回或迟迟未到怎么办？

首先联系接收单位，确认是否因地址不详、单位拒收等原因退回。同时联系学校，确认档案是否已退回学校。如果退回，需重新确认接收单位信息，再次办理调档手续。如果迟迟未到也未退回，则需要学校和接收单位双方协助核查邮寄路径，必要时可申请档案挂失和补办手续，但这将非常麻烦。

问题四：成为“死档”如何激活？

档案在自己手中存放超过两年或拆封，就会变成“死档”。激活方法通常是：联系生源地或当前工作地的人才服务中心，咨询激活档案的流程。通常需要补办相关手续，如重新审核材料、办理托管等，必要时可能需要学校协助重新封签。

问题五：毕业后联系方式变更，如何确保不失联？

在离校前，向辅导员或学校档案管理部门提供一个可靠的长期联系电话和通讯地址。一旦变更，应及时通知学校更新信息，以便学校在必要时能联系到本人。

为确保万无一失，毕业生需牢记以下几点：

• 主动性：整个调档过程，从确认接收单位到最终确认档案到达，都需要毕业生主动联系和推动。切勿等待学校或单位通知。
• 准确性：所有信息，特别是接收单位的名称、地址、邮编，必须反复核对，确保绝对准确。一字之差就可能导致档案寄丢。
• 时效性：密切关注学校发布的各项截止日期，按时提交材料，避免错过集中办理时间。
• 追踪与确认：“档案已寄出”不等于“档案已收到”。主动向接收单位确认是必不可少的最后一步。
• 长期关注：档案是伴随一生的重要文件。即使毕业后，也应大致了解自己档案的存放地，在发生工作变动、学历提升等情况时，及时办理档案转移手续。