江西中医药高等专科学校毕业如何调档案呢(毕业档案转递指南)

高校毕业生档案调转工作是学生毕业离校流程中的核心环节之一，它直接关系到学生个人职业生涯的顺利开启。江西中医药高等专科学校（以下简称“江西中医药高专”）作为一所培养中医药领域专门人才的高等院校，其毕业生档案的调遣同样遵循国家关于高校毕业生档案管理的统一政策和规定，同时结合学校的具体工作安排。
下面呢将分步骤、分情形详细阐述毕业调档案的完整流程与要点。

一、 理解档案内容与重要性：调档前的认知准备

在正式启动调档程序前，毕业生必须深刻理解个人档案的内涵及其不可替代的价值。毕业生档案通常包含以下核心材料：

• 高中阶段档案：如高中毕业生登记表、学业水平考试成绩、高考报名登记表、体检表等。
• 大学阶段档案：主要包括入学登记表、学年鉴定表、学习成绩单、实习鉴定表、毕业论文（设计）成绩评定表、奖惩材料、入党（团）志愿书及相关材料、毕业生登记表、就业通知书（即报到证副联，现多为电子版）等。
• 其他应归档的材料。

这份档案具有原始性、唯一性和保密性。它不仅是个人学历与经历的真实证明，更是用人单位考察、录用人员的重要依据，也是办理转正定级、职称申报、社保缴纳、工龄认定、户口迁移等手续的必备文件。一旦档案丢失或成为“死档”（即档案未存放在具备人事档案管理权限的机构，流动停滞），补办将异常困难，且会严重影响个人发展。
因此，从思想上重视档案管理是成功调档的第一步。

二、 明确档案接收单位：确定档案去向的关键

调档的首要前提是明确档案的接收地。毕业生需根据自身的毕业去向，提前联系并确定具备人事档案管理权限的接收单位。通常情况下，档案去向分为以下几类：

1.已落实就业单位且单位具备档案管理权限

如果毕业生签约的是国有企业、机关事业单位等具备独立人事档案管理权限的单位，档案一般应转递至该用人单位的人事部门。毕业生需要向单位人事部门确认其单位名称、地址、邮编、联系人及联系电话等准确信息，以便学校填写转递信息。

2.已落实就业单位但单位不具备档案管理权限

如果毕业生签约的是私营企业、外资企业、民营企业等不具备档案管理权限的单位，或者单位委托第三方人力资源服务机构管理档案，则档案通常需要转递至单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如人才交流中心、人才市场）。毕业生需向用人单位或自行咨询相关人才服务机构，获取准确的档案接收单位信息。

3.升学深造

如果毕业生考取专升本或其他更高层次的院校，档案应转递至被录取院校的招生办公室或学生档案管理部门。毕业生需从录取院校获取调档函或录取通知书上注明档案接收信息。

4.未就业、自主创业或灵活就业

对于暂未找到固定工作单位、选择自主创业或灵活就业的毕业生，档案通常有三种选择：一是转回户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构；二是申请在毕业院校保留档案两年（具体政策需咨询学校学生工作处或就业指导中心，超过保留期限后学校会将档案转回生源地）；三是存放在学校所在地的合法人才服务机构。强烈建议优先选择转回生源地人才机构，因其稳定性高，便于后续办理相关手续。

5.出国（境）留学

选择出国留学的毕业生，档案一般转递至户籍所在地的公共就业和人才服务机构，或者教育部留学服务中心（需满足该中心存档条件）。

明确去向是填写《高校毕业生就业协议书》（俗称“三方协议”）或毕业去向登记系统时就必须确定的重要内容。学校将依据毕业生最终确认的就业方案或毕业去向信息来寄送档案。

三、 熟悉学校调档流程：按部就班办理手续

江西中医药高专的毕业调档工作通常由学校学生工作处或就业指导中心统一负责，各院系配合完成。流程一般如下：

1.毕业前夕的信息核对与确认

• 学校会组织毕业生核对个人基本信息，特别是姓名、身份证号、生源地等，确保准确无误。
• 毕业生需在学校指定的就业信息管理系统或通过书面形式，准确填报档案转递单位名称、详细地址、邮编、联系人及电话。此信息必须与接收单位确认一致，任何差错都可能导致档案投递失败。
• 对于需要调档函的情况（如升学、某些特定人才机构），毕业生需及时将调档函原件提交给学校档案管理部门。

2.毕业离校阶段的档案转递

• 学校在毕业生办理完所有离校手续、取得毕业资格后，开始整理并封装档案。
• 档案封装严格遵循保密规定，通过机要通信或EMS学生档案专用通道进行寄送。普通快递或个人携带档案是严格禁止的（特殊情况如专人提取需有严格手续）。
• 学校会在寄出档案后，将档案转递信息（如转递单号、寄出日期等）录入系统或通知毕业生查询。毕业生应密切关注学校通知，并牢记档案转递凭证。

3.离校后的追踪与确认

• 档案寄出后，毕业生应主动、及时地与档案接收单位联系，确认档案是否已安全到达。通常可在寄出后1-2周进行查询。
• 若长时间未收到，应凭转递单号向学校查询寄递状态，或向接收单位核实。
• 确认档案到达后，部分接收单位可能会要求毕业生本人前去办理报到和存档手续，毕业生需按要求完成。

四、 重要材料与关键节点

1.报到证（就业报到证）的作用

虽然现在很多地方实行电子报到证，但其功能依然重要。它是毕业生到接收单位报到的凭证，也是档案转递的重要依据之一（通常报到证白色联会放入档案袋）。毕业生须妥善保管电子或纸质报到证，并按规定时间报到。

2.调档函

对于升学、或者需要将档案从原存放地调往新单位的情况，新单位或录取院校出具的调档函是必需的。函件上会明确写明调档单位、调档人信息及档案接收信息。

3.就业协议书（三方协议）

协议书上填写的档案接收单位信息是学校寄发档案的直接依据，填写时必须慎之又慎。

五、 常见问题与应对策略

1.档案滞留或地址错误

若因地址填写错误等原因导致档案被退回学校，毕业生应立即与学校档案管理部门联系，提供正确的地址信息，申请重新寄发。若档案滞留在学校超过保留期限，需尽快办理转出手续，避免成为“死档”。

2.档案丢失

虽然概率极低，但万一发生，应立即向学校报告，并尽力配合学校根据相关规定进行补办。补办过程繁琐，可能只能补办部分证明性材料，因此预防远胜于补救。

3.成为“死档”

如果档案因各种原因长期拿在自己手中或存放在无资质机构，就会变成“死档”。激活“死档”需联系户籍地或拟接收地的人才服务机构，咨询激活条件和流程，通常需要补充相关证明，过程复杂。

4.就业单位变更

毕业后短期内更换工作单位，若档案已发至原单位，需由新单位出具调档函，到原档案存放地办理调档手续。若档案尚未寄出，需及时联系学校更新派遣信息。

六、 特别提醒与长远规划

毕业生本人不能私自拆阅档案袋，拆封的档案将失效，需要退回学校重新审核密封。要养成定期（如每1-2年）关心档案存放状况的习惯，尤其是在更换工作或城市后，应及时办理档案转移手续，确保其“随人走”。应将档案管理视为个人职业生涯管理的一部分，从毕业伊始就建立清晰的档案流转记录。

江西中医药高等专科学校的毕业调档案工作是一项系统、严谨的工作，需要毕业生、学校以及接收单位三方的密切配合。毕业生作为档案的归属主体，必须承担起首要责任，主动了解政策，明确自身去向，细致核对信息，并及时追踪反馈。只有确保档案安全、准确、及时地到达指定的接收单位，才能为未来的职业发展扫清障碍，奠定坚实的基础。整个调档过程，也是对毕业生责任心和信息处理能力的一次实际考验。