铜陵学院毕业如何调档案呢(铜陵学院档案转调)

铜陵学院毕业生档案调动全流程详解

高校毕业生档案是记录学生个人经历、品德作风、学业成绩、社会实践等情况的原始记录，是用人单位选拔、聘用人才的重要参考依据，也是个人办理社会保险、职称评定、工龄计算、退休手续等不可或缺的证明文件。铜陵学院的毕业生在离校前后，必须妥善处理个人档案的转移事宜，确保其能够安全、顺利地抵达指定接收地。
下面呢将分步骤详细阐述铜陵学院毕业生如何调动个人档案。

一、 理解档案内容与重要性

在启动调档流程之前，毕业生首先需要深刻理解人事档案的核心内容及其长远重要性。一份完整的高校毕业生档案通常包含但不限于以下材料：

• 高中阶段档案：如高中毕业生登记表、学业水平考试成绩、高考报名登记表、高考志愿表、高考体检表等。
• 大学阶段档案：主要包括入学登记表、学年鉴定表、成绩单、毕业生登记表、学位授予决定、实习鉴定表、奖惩材料、党团组织关系材料（入团/入党申请书、志愿书、思想汇报、转正申请等）、就业通知书（报到证）副联等。

这些材料共同构成了个人的“官方履历”，其重要性体现在：

• 就业入职的通行证：国家机关、事业单位、国有企业以及部分规范化管理的民营企业，在正式录用员工时，必须审查并接收其人事档案，这是办理入职手续的关键一步。
• 职业发展的基石：档案是评定专业技术职称（如工程师、会计师、教师系列职称等）、进行干部选拔任用的重要依据。档案中记录的学习经历、工作年限、考核结果等直接关联到职称晋升和职务提拔。
• 社会服务的凭证：办理落户手续（尤其是通过人才引进政策落户大城市）、缴纳社会保险、计算工龄、办理退休等，都需要档案作为证明。
• 政治审查的依据：报考公务员、事业单位，参军入伍，入党等需要进行严格的政治审查，档案是政审环节的核心材料来源。

因此，任何对档案的轻视、拖延甚至“弃档”行为，都可能对未来发展造成难以估量的障碍。铜陵学院的毕业生务必树立正确的档案意识。

二、 明确档案去向与接收单位

档案调动的第一步，也是决定性的一步，是明确档案的最终接收单位。这通常与毕业时的就业状况和户籍情况直接相关。铜陵学院会根据毕业生的就业协议书或毕业去向登记信息，统一开具《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》（简称“报到证”），报到证上注明的单位或地址，即为学校建议的档案转递方向。具体去向可分为以下几类：

• 已签订就业协议且单位具备档案管理权限：如果毕业生与国家机关、事业单位、国有企业或大型优质民营企业签约，且该单位拥有独立的人事档案管理权（通常有其人事部门或档案室），那么档案应直接转递至该用人单位。毕业生需在就业协议书上准确填写单位的档案接收地址、联系部门和邮编。
• 已签订就业协议但单位不具备档案管理权限：大部分民营企业、外资企业等不具备保管人事档案的资质。在这种情况下，毕业生的档案通常需要委托单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如市、区级人才服务中心、人力资源市场等）进行管理。毕业生需要确认单位指定或推荐的人才服务机构，并提供该机构的准确接收信息。
• 未就业、自主创业或灵活就业：对于暂未落实工作单位、选择自主创业或灵活就业的毕业生，其档案一般会被转回生源所在地的毕业生就业主管部门或公共人才服务机构。
  例如，生源地是某省的，档案可能转至该省的高校毕业生就业指导中心或地市级的人力资源和社会保障局。这是确保档案安全的默认选项。
• 考取研究生或第二学士学位：成功考取国内其他高校研究生的毕业生，档案需要调往录取院校的研究生院或学生档案管理部门。毕业生需及时向铜陵学院提供调档函（由录取院校发出）和准确的档案接收地址。
• 出国（境）深造或工作：选择出国（境）的毕业生，其档案通常转回生源地人才服务机构，或者存放在教育部留学服务中心等专门机构。

毕业生务必在离校前，向辅导员或学校就业指导中心、学生处档案室确认自己的档案默认转递去向，如有变更需求，必须按规定提前申请。

三、 调档前的准备工作

在正式办理调档手续前，充分的准备工作能有效避免后续的混乱与延误。

• 确认接收单位信息：主动联系档案接收单位（用人单位人事部门或人才服务中心），核实其全称、详细地址、邮政编码、接收部门、联系电话等信息。一个字符的错误都可能导致档案投递失败。对于人才服务中心，还需了解其是否需要预先办理委托存档手续或获取调档函。
• 获取关键调档凭证：
  • 调档函：这是档案接收单位同意接收档案并请求原保管单位转递档案的正式公文。对于考取研究生、变更档案存放地（如从生源地人才中心调往工作地人才中心）等情况，调档函是必不可少的文件。调档函需由具有档案管理权限的机构出具。
  • 报到证：对于初次毕业派遣的毕业生，学校通常依据报到证信息批量转递档案。如果毕业后需要改派（即变更报到单位），则需要重新办理报到证，并凭新的报到证办理档案转递。
• 准备个人身份证明材料：办理调档时，通常需要出示或提供毕业生本人的身份证复印件、毕业证复印件等，以证明身份。
• 联系学校档案管理部门：提前了解铜陵学院学生处或负责档案管理的具体部门的办公地点、联系电话、办公时间、办理流程以及所需材料清单。可以通过学校官网、学生手册或咨询辅导员获取信息。

四、 正式调档流程与操作步骤

铜陵学院毕业生调动档案，根据毕业时间和档案状态，可分为“毕业离校时统一转递”和“毕业后单独申请调档”两种情况。

情况一：毕业离校时统一转递档案

这是最普遍、最便捷的方式。通常在每年6月至7月，学校会集中为应届毕业生办理档案转递手续。

• 信息核对：毕业前夕，学校会组织毕业生核对档案转递信息（通常在线上系统或纸质表格中进行）。毕业生必须认真核对接收单位名称、地址、邮编等是否准确无误。这是避免档案错投的最后一道关口。
• 提交最终就业材料：已将就业协议书交至学校的毕业生，学校会据此开具报到证并安排档案转递。尚未提交的，需尽快提交以确保档案能按意向转递。
• 等待学校寄出：学校在审核无误后，会通过专门的邮政机要通道或EMS学生档案专用通道，将档案批量寄往各接收单位。机要通信是一种比普通邮政更安全、可追踪的档案传递方式，但时效相对较慢。
• 查询档案投递状态：档案寄出后，毕业生应主动向学校询问档案寄出的大致时间，并保存好学校提供的档案转递单号（如有）。随后，应主动联系档案接收单位，确认是否已收到档案。此环节至关重要，切勿以为学校寄出就万事大吉。

情况二：毕业后单独申请调档

适用于档案暂存学校（有保留期限，通常为两年）、或已转至某单位/人才中心后需要再次调动的情况。

• 确认档案当前所在地：首先必须明确自己的档案现在何处。是仍在铜陵学院学生档案室？还是已经转到了生源地的人才中心？可以通过联系学校档案室或生源地人社部门查询。
• 获取并准备调档函：由新的档案接收单位出具正式的调档函。调档函应写明调档事由、调入单位详细信息、毕业生基本信息等，并加盖单位公章。
• 提交申请材料至当前档案保管单位：
  • 若档案仍在铜陵学院：毕业生（或委托他人）需携带调档函、本人身份证复印件、毕业证复印件等材料，前往学校学生处或档案室填写《档案转递申请表》，办理调出手续。学校审核通过后，会通过机要通道将档案寄往新单位。
  • 若档案已在外单位（如人才中心）：则需要向该单位提交调档函、身份证等材料，申请将档案调出。原档案保管单位会按程序办理转递。
• 委托他人办理：如本人无法亲自办理，可书写委托书，注明委托事项、双方身份证信息，由受托人携带委托书、双方身份证原件及复印件以及其他所需材料代为办理。
• 关注转递进度并确认接收：同样，在档案寄出后，应及时向寄出单位索要转递凭证（如机要号），并跟踪查询，确保新单位成功接收。收到后最好能获取一份盖有接收单位公章的《档案接收回执》或类似证明。

五、 常见问题与注意事项

在档案调动过程中，毕业生常会遇到一些问题，需要特别留意：

• 档案自带问题：原则上，严禁个人私自携带和拆阅档案。档案的转递必须通过机要通信或派专人取送。个人手持的档案，绝大多数正规单位会拒收，从而变成“死档”。如遇特殊情况学校将档案交予本人，务必在规定时间内（通常很短）原封不动地交至接收单位，并获取接收凭证。
• 档案丢失或滞留：如果长期未关注档案去向，发现档案遗失或滞留在学校、邮路中，应立即联系可能涉及的所有环节（学校、邮政机要局、接收单位）进行查找。确认丢失后，需尽快回铜陵学院申请补办相关学籍材料，过程繁琐且耗时。
• 成为“死档”：档案在自己手中存放超过一定期限（如人才中心规定的代理期），或档案材料缺失严重，就会变成“死档”。激活“死档”需要联系户籍地或用人单位所在地的人才服务机构，咨询激活条件和流程，可能需要补办材料、重新审核等。
• 改派与档案调动：毕业后如果在规定期限内（通常为两年）更换工作单位且需要变更档案去向，需先到学校就业指导中心和省级就业主管部门办理报到证改派手续，凭新的报到证才能办理档案调动。
• 时间节点把握：高校档案部门在寒暑假期间可能值班人员较少，办理业务速度会受影响。毕业生应尽量避开假期高峰办理调档事宜，或提前电话确认办公安排。
• 费用问题：档案从学校转出通常不收费。但将档案存放在人才服务中心，可能需要按年缴纳档案托管费（目前许多地区已免费）。调动档案时产生的邮寄费用一般由毕业生承担或由新单位报销，需提前了解。

铜陵学院毕业生的档案调动是一项严肃而重要的工作，它要求毕业生具备高度的责任心和细致的行动力。从理解档案价值开始，到明确去向、准备材料、执行流程，再到最后的跟踪确认，每一步都需谨慎对待。毕业生应积极主动地与学校、接收单位保持沟通，确保信息畅通无误。妥善处理好个人档案，不仅是对自己过去学习生涯的负责，更是为未来职业发展铺平道路，扫除障碍。
随着人事管理制度的信息化发展，未来档案查询与转递或会更加便捷，但现阶段，遵循规范流程、亲力亲为仍是保障档案安全的不二法门。