赣州师范高等专科学校毕业如何调档案呢(毕业调档指南)

毕业调档前的核心准备工作

档案调转并非一蹴而就，其成功与否在很大程度上取决于毕业前的充分准备。毕业生必须提前规划，明确方向，并准备好相应的材料，为后续流程的顺畅进行奠定坚实基础。

首要任务是明确档案接收单位。这是整个调档流程的起点和目的地，决定了调档函的开具对象和档案的最终流向。毕业生需根据自身毕业去向，尽快确定一个具备人事档案保管权限的单位。通常情况如下：

• 已签订就业协议（通常为“三方协议”）且就业单位具备档案保管权限：这主要是指国家机关、国有企事业单位、大型公有制企业等。档案接收单位即为该就业单位的人事部门或上级主管部门。
• 已签订就业协议，但就业单位（如私营企业、外资企业、民营企业等）不具备档案保管权限：档案需委托单位所在地或户籍所在地的公共人才服务机构进行管理。毕业生需与该人才服务机构联系办理接收手续。
• 未就业、自由职业或计划出国深造：通常情况下，档案会发回毕业生户籍所在地的县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构，即原籍的人力资源和社会保障局（人社局）或人才交流中心。
• 考取专升本或研究生：档案接收单位即为录取院校的招生办公室或学生档案管理部门。

在确定接收单位后，毕业生应主动与其沟通，确认其详细名称、地址、邮编、联系人及联系电话等准确信息，并了解对方接收档案的具体要求。

至关重要的一步是获取调档函。调档函是档案接收单位出具的、同意接收毕业生档案的正式书面证明文件，是学校办理档案转递的唯一依据。没有调档函，学校无法启动转档程序。毕业生需根据上述不同情况，向档案接收单位申请开具调档函，并确保其上的信息准确无误，加盖有单位公章。

再次，是与学校保持沟通。密切关注赣州师范高等专科学校学生工作处或就业指导中心发布的关于毕业生档案转递工作的各项通知。这些通知会明确集中办理档案转递的时间、所需提交的材料、线上系统的操作指南、咨询电话等重要信息。
于此同时呢，务必在学校的毕业生就业系统中核对并更新个人的联系方式（尤其是手机号码和家庭地址）、就业信息及档案接收单位的详细信息，确保数据的准确性，以免造成档案投递错误。

档案调转的具体操作流程详解

在完成前期准备后，毕业生便需要按照学校规定的流程，正式办理档案调转手续。该流程通常分为线上信息确认和线下材料提交两个部分，且具有明确的时间节点。

线上信息填报与确认。目前，绝大多数高校，包括赣州师范高等专科学校，都采用了数字化的就业管理系统。毕业生需要登录学校指定的就业信息平台或小程序，进入“档案转递”或“毕业去向登记”等相关模块。根据系统提示，如实、准确地填写档案接收单位的全称、详细地址、邮政编码、联系部门、联系人及联系电话。这是档案邮寄的唯一凭证来源，任何信息的错漏都可能导致档案无法投递或丢失。填写完毕后，务必反复核对，确认提交。

线下调档函的提交。在线上信息填报完毕后，毕业生需将档案接收单位开具的纸质版调档函原件，按要求提交给学校负责档案管理的部门，通常是学生工作处或就业指导中心。提交方式可能因学校具体安排而异，有时班级辅导员会统一收集，有时则需要毕业生本人在规定时间内自行交送。这是学校进行实物档案分拣和邮寄操作的关键依据。

等待档案转递与获取转递凭证。学校档案管理部门在收到所有毕业生的调档函并审核线上信息后，会统一通过机要通信或邮政EMS标准快递等形式进行档案转递。这个过程通常在毕业生离校后的一段时间内集中进行。档案寄出后，学校通常会在就业系统内更新档案的转递日期和快递单号（或机要号）。毕业生必须主动并及时地查询这些信息，并牢记快递单号。这是后续追踪档案去向的生命线。

离校后档案的追踪与确认事宜

档案离开学校并不意味着万事大吉，毕业生离校后的追踪与确认工作同样重要，这是确保档案安全“着陆”的最后一道关卡。

主动追踪物流信息。在获知档案转递的单号后，毕业生应立即通过中国邮政EMS官网或机要通信查询系统（根据学校使用的寄送方式），实时跟踪档案的物流状态。关注其是否已签收，以及签收单位或签收人是否正确。

最终确认档案到位。在物流信息显示“已签收”后的一至两周内，毕业生必须主动联系档案接收单位的联系人，正式确认档案是否已完好无损地到达并归档。切勿想当然地认为签收了就没事了，务必亲耳听到对方确认。最好能请求对方在方便时提供一份收到档案的回执证明，自行妥善保管，以备不时之需。

处理异常情况。如果在追踪过程中发现物流信息长时间未更新、档案被退回或接收单位表示未收到档案等情况，毕业生应第一时间同时联系档案接收单位和母校的档案管理部门，说明情况，请求协助查明原因并解决问题。时间拖得越久，问题越难处理。

档案调转过程中的常见问题与应对策略

在调档过程中，毕业生可能会遇到各种预料之外的问题，了解这些常见问题及其解决方法至关重要。

问题一：暂未找到工作，调档函如何开具？

对于未就业毕业生，学校默认会将档案转递至户籍所在地的人才市场或人社局。毕业生应主动联系户籍地的人才交流中心，咨询其接收档案的具体流程和要求，由其出具调档函，方可办理转递。切勿对档案置之不理，任由学校寄出，否则可能因地址不详等原因被退回。

问题二：档案接收单位信息填错或变更了怎么办？

如果在档案寄出前发现信息错误，应立即联系学校档案管理部门申请修改。如果档案已经寄出，则应立刻同时联系错误地址的接收单位请求拒收或转发，并联系正确的接收单位说明情况，同时告知学校档案可能被退回，请求协助处理。情况复杂时，可能需要重新开具调档函。

问题三：档案可以在自己手中存放吗？

绝对不可以。根据国家规定，个人不得私自保管和拆阅本人或他人档案。档案一旦由个人持有，就会变成“死档”，任何具备档案管理权限的单位都将拒绝接收。档案的转递必须公对公，通过机要通道或EMS档案专递进行。如果不慎将档案拿到了自己手里，切勿拆封，应立即联系母校或人才机构，寻求重新激活和归档的帮助。

问题四：毕业后档案去了哪里？如何查询？

如果毕业时未办理调档手续，或忘记了档案去向，可通过以下途径查询：首先联系赣州师专学生工作处或档案馆，查询当年档案的转递记录；若学校已寄出，则根据转递记录上的单位名称，逐级向户籍地人社局、人才中心等单位电话咨询或实地查询。一些省份也已开通了网上查询系统，可尝试通过政务服务网查询。

档案的长期管理与重要性再认知

档案调转并非一次性任务，而是一项需要长期关注的个人事务。毕业生应建立起管理本人档案的终身意识。

要认识到档案是个人职业生涯的连续记录。在今后的工作中，每年的考核结果、职称评定材料、奖惩记录、职务变动等新材料都需要及时归入档案。这意味着你需要知道自己的档案存放在何处，并与存档单位保持必要的联系。

在发生工作变动、城市迁移时，档案也需要随之调动。此时的流程与毕业调档类似，需要由新的接收单位出具调档函，再到当前存档单位办理转递手续，同样不能由个人经手。

务必妥善保管好一切与档案相关的凭证，如报到证副本（现已逐步取消）、档案转递通知单、回执等。这些材料在关键时刻是证明你档案流转过程的重要证据。

人事档案关系到个人的切身利益，从办理退休、计算工龄到出国政审、遗产继承，都可能需要查阅档案。
因此，每一位毕业生都应以高度的责任感，认真、严谨、主动地完成档案调转工作，并对其终身负责，确保这份“人生说明书”始终完整、有效、安全，为自己的长远发展保驾护航。