上海视觉艺术学院毕业如何调档案呢(上海视觉艺术学院调档流程)

1.毕业生档案的核心构成

上海视觉艺术学院的毕业生档案通常包含以下关键材料：

• 高中阶段档案：如高中毕业生登记表、学业水平考试成绩、高考报名登记表、体检表等，这是个人档案的起点。
• 大学阶段档案：这是核心部分，包括高校考生报名登记表、大学学习成绩单、学生学年鉴定表、毕业生登记表、实习鉴定表、毕业论文（设计）成绩评定表等。
• 党团组织关系材料：如入团/入党申请书、志愿书、思想汇报、转正申请、培养考察记等。这些材料需随档案一并转出，或根据规定单独办理组织关系转接。
• 奖惩材料：在校期间获得的重要奖项记录或处分决定文件。
• 其他补充材料：如学位授予证明、就业通知书（报到证）副本等。

2.毕业生档案的核心价值

档案的用途贯穿个人职业生涯乃至退休生活：

• 就业入职的通行证：国家机关、事业单位、国有企业以及部分规范化管理的民营企业，在正式录用员工前必须进行档案审查，以确保个人经历的真实性。
• 职称评定的依据：参加专业技术职务（职称）评定，需要依据档案中的学历、工作年限等记录。
• 政治审查的基石：报考公务员、参军、入党等涉及政审的环节，档案是核心审查对象。
• 社会保障办理的凭证：办理退休、计算工龄、享受养老保险等社会福利，都需要档案作为原始依据。
• 研究生录取的必备：被国内高校录取为研究生，录取院校会要求调取档案进行审查和保管。
• 落户大城市的关键材料：在北京、上海等实行积分落户或人才引进落户的城市，档案是审核材料中不可或缺的一部分。

因此，档案调转的实质，是将这份至关重要的个人身份凭证，从一个权威机构（母校）安全、准确地移交到另一个权威机构（接收单位），确保其连续性和完整性。

1.明确毕业去向与档案接收单位

这是调档的第一步，也是决定后续所有流程的基础。毕业生需根据自身情况，确定档案的最终流向：

• 已就业且单位具备档案管理权限：通常指国家机关、事业单位、大型国有企业等。档案应转至该用人单位的人事部门或上级主管部门。
• 已就业但单位不具备档案管理权限：多数民营企业、外资企业、社会组织等无人事权。档案可转至单位委托的公共就业和人才服务机构（如单位所在地或户籍所在地的人才市场），或者转回生源地的人才服务机构。
• 国内升学：档案应转至录取院校的研究生院或学生档案管理部门。
• 出国（境）深造：档案通常转至户籍所在地的公共就业和人才服务机构。
• 暂未就业、自由职业、自主创业：档案最稳妥的流向是户籍所在地的公共就业和人才服务机构。

2.获取关键凭证——《调档函》

《调档函》是调转档案的唯一合法凭证，由档案的接收单位出具。它的作用是告知上海视觉艺术学院：“我单位同意接收该毕业生的档案，请将档案转递至我处。” 没有《调档函》，学校无权转出任何学生的档案。

• 如何获取：毕业生需联系档案接收单位（如用人单位人事处、人才市场、录取高校），按照对方要求提交申请材料，由对方审核后开具《调档函》。
• 核心信息核对：收到《调档函》后，必须仔细核对以下信息是否绝对准确：毕业生姓名、身份证号、学校名称、档案接收单位的全称、详细地址、邮编、联系人、联系电话。任何错误都可能导致档案寄错或退回。

3.关注学校通知并完成离校手续

上海视觉艺术学院学生处或就业指导中心通常会在毕业季发布详细的档案转递工作通知。毕业生必须密切关注学校官网、官方微信公众号或院系辅导员的通知，了解提交《调档函》的截止日期、办理流程（如线上填报或线下提交）、负责老师及联系方式等。
于此同时呢，需结清学费、归还图书、办理退宿等，完成所有离校手续，否则可能影响档案的正常转出。

1.信息登记与材料提交

毕业生需按照学校规定的方式，向负责档案管理的部门（通常是学生档案室或就业指导中心）提交《调档函》原件或清晰电子版，并同时登记准确的档案接收单位信息。现在很多高校都采用线上毕业派遣系统，毕业生需要登录系统，在线填写档案转递地址。务必确保线上填写的信息与《调档函》上的信息完全一致。

2.学校审核与档案整理

学校相关部门会审核毕业生提交的《调档函》及信息的真实性和有效性。审核通过后，学生档案室的工作人员会开始整理该毕业生的全部档案材料，进行核对、密封、装袋等准备工作。这个过程需要一定时间，通常在集中办理期工作量巨大，因此毕业生应耐心等待。

3.档案转递

档案的转递并非通过普通快递邮寄，而是通过国家指定的机要通信渠道或EMS学生档案专用通道进行。这两种方式都具有高度的安全性和可追踪性，确保档案不会丢失。

• 机要通信：最为传统和权威的转递方式，安全性最高，但传递速度相对较慢，且不支持个人查询详细物流信息，一般只能由寄出和接收单位查询转递状态。
• EMS高校毕业生档案专用通道：这是目前绝大多数高校采用的方式。它既保证了安全性，又提供了物流单号，方便毕业生和接收单位跟踪档案寄送进度。

学校会分批将档案统一寄出。毕业生会收到物流单号（如为EMS方式），应妥善保存。

4.跟进与确认

档案寄出后，毕业生的责任并未结束。应主动作为：

• 跟踪物流信息：根据物流单号，关注档案是否已签收。
• 主动联系接收单位确认：在档案显示签收后的一到两周内，主动电话联系接收单位的人事部门或档案室，确认档案是否已实际收到并入库。这是最关键的一步，能及时发现并解决问题。
• 获取存档证明：如有可能，可向接收单位申请开具《存档证明》或《档案到达通知》，这是档案已安全落地的最终凭证。

1.签约就业毕业生

• 务必向用人单位确认其是否具备档案管理权限。如无权限，必须明确单位指定或建议的公共就业和人才服务机构，并提前咨询该机构接收档案所需材料和流程。
• 确认报到证（现已逐步取消）或就业相关信息与档案去向是否匹配。

2.国内升学毕业生

• 调档函通常由录取院校的研究生招生办公室或相关学院出具。
• 档案直接由SIVA寄往录取院校，无需经手个人。
• 注意协调本科毕业离校与研究生开学报到的时间差，确保档案能按时到达。

3.出国、待业、灵活就业毕业生

• 将档案转回户籍所在地的公共就业和人才服务机构是最常见、最稳妥的选择。切勿将档案个人保管！
• 提前联系户籍地人才服务中心，了解接收政策，确认机构全称、地址等信息，以便准确开具《调档函》或在学校系统中填报。
• 档案存放在人才服务中心后，工龄可从存放之日开始计算，便于未来办理相关手续。

4.参与“西部计划”、“三支一扶”等项目毕业生

• 档案一般可由学校暂时保管两年（具体政策以当年国家及学校规定为准），待服务期满后再根据就业情况转出。
• 也可选择将档案转回生源地人才服务机构。
• 需与学校项目负责老师和档案管理部门充分沟通，明确保管期限和后续转递安排。

1.档案成为“死档”

“死档”指档案失去效力，无法正常流通和使用。成因包括：

• 个人保管档案超过规定期限：坚决不能将档案拿到自己手里！学校寄出的档案是公对公转递，一旦个人拆封或长期持有，接收单位将拒绝接收。
• 档案材料缺失或损坏：个人无权拆阅档案。如发现档案袋破损，应立即联系学校档案室处理。
• 五年内档案无任何流转记录：档案长期“沉睡”在某个机构且无人过问。

规避策略：严格按照规定流程办理，确保档案始终在具有档案管理资质的机构间流转，并定期关注其状态。

2.档案投递延误或遗失

虽不常见，但确有发生。

• 延误：毕业季是档案转递高峰期，略有延迟属正常现象。如长时间未到达，应首先根据单号查询物流，再依次联系学校档案室和接收单位查询。
• 遗失：机要通信或EMS遗失概率极低。一旦发生，应立即联系学校，由学校出面与邮递机构沟通查找，必要时可申请出具相关证明并补办关键档案材料。

3.更改档案接收地址

如果在提交信息后、档案寄出前，毕业去向发生变化，需要更改档案接收地，必须立即联系学校档案管理部门，说明情况，并提交新的、有效的《调档函》。如果档案已经寄出，处理起来会非常麻烦，需要联系原接收单位退回，再重新办理转递。

4.党组织关系转接与档案转递的协调

党员毕业生的党组织关系转接需要单独办理，与档案转递是两套系统，但最好同步进行，且转入单位（如工作单位党组织或户籍地街道党组织）应尽量与档案接收地保持一致或相近，便于管理。需从学校党组织开具《中国共产党党员组织关系介绍信》，在规定期限内到转入单位办理接转。

要牢记档案存放地的单位名称和地址。在发生工作变动、学历提升、职称评定、户口迁移等情况时，要第一时间考虑到档案是否需要同步转移。

与档案存放机构保持“弱联系”。虽然平时无需频繁联系，但应知晓其联系方式，在办理相关手续需要档案出具证明或进行政审时，能够及时准确地找到负责部门。

始终维护档案的严肃性。任何关于档案的操作都应通过正规渠道，遵守国家规定。不轻信任何声称可以“代办”、“包装”档案的非正规机构，以免上当受骗，对个人信誉造成不可挽回的损失。

上海视觉艺术学院毕业生的档案调转工作，是一项需要毕业生本人高度负责、积极主动、细致严谨去完成的任务。它是对毕业生责任感的一次考验，也是开启职业生涯新篇章的必要准备。通过充分了解政策、提前准备材料、严格遵守流程、并及时跟进确认，每一位毕业生都能确保这份记录着自己青春奋斗历程的珍贵文件安全、准确地抵达新的港湾，为未来的发展奠定坚实的基础。