北京中医药大学东方学院毕业如何调档案呢(毕业档案转递指南)

毕业生档案的重要性与基本属性

毕业生档案，常被称为“人事档案”的起点，是其一生人事档案材料的基础部分。它并非一叠简单的纸质文件，而是由国家授权的高校按规定组建的、反映毕业生在校期间全面情况的专属于个人的机密文件。其重要性体现在多个层面：它是用人单位选拔、聘用人才的重要参考依据，档案中的成绩单、奖惩记录、党团材料等能直观反映毕业生的综合素质。它是办理就业落户、公务员及事业单位招考政审、研究生录取政审的必备材料。它关系到个人职业生涯中职称晋升、职务任免、退休手续办理等关键环节的资格审核。档案的连续性与完整性直接影响到个人工龄的认定、社会保险（尤其是养老保险和医疗保险）的缴纳与享受。

北京中医药大学东方学院的毕业生档案内容通常包括：高中阶段档案、高校毕业生登记表、学业成绩单、在校期间的奖惩材料、入党入团志愿书及相关材料、体检表、毕业生就业通知书（即报到证副本，随档案寄送）等。理解档案的“公对公”转递原则是第一步。根据国家规定，严禁个人自带档案转递，档案必须通过机要通信、专人送取或邮政EMS标准快递等有档案转递资质的渠道进行转递，以确保其安全性与真实性。毕业生需要做的，不是“取走”档案，而是“指引”档案去往正确的目的地。

毕业前的关键准备：明确去向与信息确认

档案调转的成功与否，很大程度上取决于毕业前的准备工作是否充分。毕业生应在毕业学年的最后一个学期，尽早明确自己的毕业去向，并根据不同去向启动相应的档案调转准备工作。

• 确定档案接收单位：这是整个流程的核心。档案接收单位必须是具备人事档案管理权限的机构。常见的合规接收单位包括：
  • 有档案管理权的国家机关、国有企事业单位：这些单位可以直接接收并管理员工档案。
  • 各地公共就业和人才服务机构：这是大多数到非公单位就业、灵活就业、待业毕业生的档案存放地。需要明确具体托管机构的名称（通常精确到市、区一级的人才交流中心或人社局）。
  • 考取研究生或第二学士学位的院校：录取院校的研究生院或学生处会负责接收新生档案。
  • 生源地毕业生就业主管部门：通常为地市级或县级的人力资源和社会保障局、教育局等。这是未就业毕业生档案默认的转递方向。
  务必提前与意向接收单位确认其是否同意接收档案，以及完整的单位名称、地址、邮编、联系人、联系电话等关键信息。
• 关注学校通知并准确填报信息：北京中医药大学东方学院的学生处或就业指导中心会在毕业季通过官网、班级辅导员、微信群等多种渠道发布关于毕业生档案转递工作的详细通知和时间安排。毕业生必须密切关注这些官方信息，并按规定时间登录学校指定的就业信息系统或填写纸质表格，准确无误地提交档案接收单位的全部信息。任何一字之差都可能导致档案投递失败。
• 准备相关证明材料：根据档案接收单位的要求，可能需要提前准备并提交调档函。
  例如，研究生录取院校会发放调档函；某些单位或人才中心也可能要求毕业生提供录用证明或档案托管申请函等，作为学校转递档案的凭证。

档案调转的核心流程详解

在完成前期准备后，档案调转将进入正式操作阶段。
下面呢是适用于北京中医药大学东方学院毕业生的通用流程。

第一步：毕业去向登记与信息核对

毕业生需根据自身实际情况，在学校系统中完成毕业去向登记。无论是就业、升学、出国还是待业，都必须如实选择。系统会根据不同的去向，引导填写相应的档案转递信息。填写完毕后，务必反复核对，特别是单位名称（必须全称）、地址和邮编。建议将填写的信息与接收单位官方公布的信息进行交叉验证。学校通常会安排一次或多次信息确认环节，毕业生需认真核对纸质或电子确认单，签字认可后即视为最终信息，责任自负。

第二步：学校审核与档案转递

毕业生提交信息后，学院相关部门（如辅导员、院系负责人）和学校学生处或档案室会进行逐级审核，确保信息的完整性和合规性。审核通过后，学校档案管理部门将按照毕业生提供的地址，在集中派遣时段（通常在7月至8月）通过邮政EMS高校毕业生档案专用通道或机要通信方式统一寄出档案。寄出后，学校通常会将快递单号或机要号录入系统，供毕业生查询。

第三步：查询档案寄送状态与确认接收

档案寄出后，毕业生应主动通过学校提供的查询方式（如就业信息网个人账户）获取快递单号，然后通过中国邮政EMS官网跟踪物流信息。档案签收后，这并非终点。毕业生有责任在档案寄出后的一至两周内，主动联系档案接收单位，确认档案是否已安全抵达，并内容齐全。部分单位在收到档案后会出具回执，或需要毕业生前往办理报到和存档手续。这一步至关重要，可以及时发现并处理档案遗失或材料缺失等问题。

不同毕业去向下的档案调转特别指引

不同毕业去向的毕业生，在档案调转的具体细节上存在差异。

已就业毕业生

• 就业单位有档案管理权：这是最直接的情况。毕业生需向单位人事部门核实准确的档案接收信息，并在学校系统中填报。通常需要提供单位出具的调档函或录用证明。
• 就业单位无档案管理权，但委托人才机构托管：这是目前最常见的情况。毕业生需询问单位人事部门，其员工档案委托哪家人才服务机构统一管理，然后联系该人才机构，办理档案托管开户手续，获取托管协议和准确的档案接收信息，并提交给学校。切勿将档案信息直接填为无档案管理权的就业单位。
• 就业单位不负责档案托管：对于许多私营企业、外资企业或灵活就业者，单位不办理档案托管。毕业生需自行联系户籍所在地或工作单位所在地的公共人才服务机构办理档案托管，并将相关信息报给学校。

国内升学毕业生

考取研究生的毕业生，档案调转相对明确。收到录取院校的调档函后，需将调档函提交给学校（通常是扫描上传至系统或交至学生处），并在学校系统中准确填写录取院校的档案接收地址（通常是研究生院或学生档案科）。学校会按录取院校要求的时间统一寄出档案。

暂未就业或出国（境）深造毕业生

对于离校时未落实工作单位或计划出国深造的毕业生，其档案通常有三种处理方式：

• 转回生源地：这是最常规、最推荐的做法。学校会将档案转递至生源地的毕业生就业主管部门（如某市人力资源和社会保障局）。优点是手续简便，安全可靠。毕业生回国就业或找到工作后，可再从生源地调档。
• 在校申请暂存：部分高校允许毕业生申请将档案在学校暂存一段时间（通常为一至两年），但需符合特定条件并提出申请。暂存期间不计算工龄。期满前必须及时办理转出手续，否则学校仍会将其派回生源地。
• 转至户籍地或居住地人才机构：部分毕业生可能希望将档案存放在非生源地但未来计划发展的城市的人才机构，这需要提前咨询该人才机构是否接受并提供相关证明。

常见问题与风险防范（“死档”预防与处理）

档案调转过程中可能遇到各种问题，提前了解并防范是关键。

信息错误导致档案退回或遗失

这是最常见的问题。地址、单位名称填写错误，或接收单位不具备资质，都会导致档案被退回学校或投递无效。防范措施唯有“仔细核对”。一旦发现信息有误或档案被退回，应立即联系学校学生处，说明情况，提供正确信息，申请重新寄送。

档案成为“死档”

“死档”是指档案失去效力，不被任何机构接收。常见成因包括：档案长时间个人手持（拆封或未拆封均无效）、档案材料缺失严重、档案流转中断超过五年等。预防“死档”的唯一方法是确保档案始终在公对公的渠道内流转。如果不幸成为“死档”，激活手续非常繁琐，通常需要联系原毕业院校补办相关材料、出具证明，并请求档案接收单位（如人才中心）审核接收，耗时耗力。

延迟办理调档手续

有些毕业生离校后不重视档案，多年后才想起查询，此时可能已无法联系到学校负责老师，或档案已按默认方案转递但本人不知情，造成“档案失踪”。应养成离校后立即查询、确认档案去向的习惯。

特殊材料（如党组织关系）的同步转接

党员毕业生的党组织关系通常与人事档案分开转接，但有密切联系。需要向党组织关系拟转入单位（如单位党支部、社区党支部）咨询接收流程，由学校党组织开具党组织关系介绍信进行转接。务必确保党员档案（作为人事档案的一部分）与组织关系同步、同向转接，避免“口袋党员”情况。

离校后的档案管理与后续服务

档案成功转至接收单位后，并不意味着万事大吉。档案是动态的，需要持续管理。

档案的后续补充

参加工作后的转正定级表、劳动合同、年度考核表、职称评定材料、学历变更材料等，都需要及时归档。毕业生应了解存档机构的归档政策，在产生新的人事材料后，按规定提交给档案管理机构归档，确保档案的连续性和完整性。

档案的再调动

当工作变动、升学或迁移户口时，可能需要再次调转档案。此时的流程与毕业时类似，由新的接收单位出具调档函，本人凭调档函及相关证件到当前档案保管机构办理调出手续，由保管机构公对公寄至新单位。切记，仍是公对公流转。

档案的利用

在需要政审、开具档案相关证明（如存档证明、无犯罪记录证明等）、办理退休时，都需要利用档案。应知晓自己档案的存放地点，并了解该机构的服务流程和联系方式，以便在需要时能够高效办理。

北京中医药大学东方学院的毕业生应将档案调转视为毕业季的核心任务之一，以高度的责任感和主动性去完成。充分的前期调研、精准的信息填报、实时的状态跟踪以及离校后的持续关注，是保障个人这份重要文件一生顺畅流转的不二法门。