中国矿业大学徐海学院毕业如何调档案呢(档案转递流程)

高校毕业生档案是国家人事档案的重要组成部分，它记录了学生个人的学习经历、学业成绩、政治思想表现、身体状况等全面信息，是用人单位了解、选拔、任用人才的重要参考依据，也是办理就业落户、职称评定、工龄计算、职务晋升等手续的必备证明文件。对中国矿业大学徐海学院的毕业生来说，在完成学业、即将步入社会或继续深造之际，妥善办理档案转递手续是离校流程中的关键一环。这项工作政策性强、流程规范，任何环节的疏忽都可能导致档案流转延误甚至遗失，从而对个人未来的发展造成难以估量的障碍。
因此，毕业生必须给予高度重视，并积极主动地按照学校及国家的相关规定完成各项操作。

毕业生档案的基本内容与重要性

在具体阐述调档流程之前，我们首先需要深刻理解档案的内涵与其不可替代的价值。一份完整的高校毕业生档案通常包含以下材料：

• 高中阶段档案材料：如高中学籍表、毕业生登记表、高考报名登记表、体检表等。
• 大学阶段档案材料：主要包括入学登记表、学年鉴定表、学业成绩单、毕业生登记表、学位授予证明、党团组织关系材料（入党/入团志愿书、思想汇报、转正申请等）、奖惩记录、军训鉴定表、体检表等。
• 其他相关材料：如就业通知书（报到证）白联（此联务必归档）、各类资格认证证书复印件等。

这些材料共同构成了个人早期经历的权威证明。其重要性主要体现在：

• 求职就业的基石：国家机关、事业单位、国有企业以及许多大型民营企业招聘正式员工时，必须审查个人档案，以确保信息的真实性和连续性。档案是办理正式录用手续的必备条件。
• 职业发展的阶梯：未来的职称评定、职务晋升、干部选拔、公务员政审等，都需要详细核查档案中的历史记录。
• 权益保障的凭证：档案是计算工龄起始时间、确定退休待遇、办理社会保险等重要事项的核心依据。工龄的计算往往从档案转至就业单位或人才机构之日起开始。
• 继续深造的敲门砖：被国内研究生院校录取后，录取院校会要求调取档案进行政治审查和资格复审，档案未到将影响入学。

因此，档案绝非可以置之不理的“沉睡”文件，而是需要毕业生精心呵护和管理的核心人事资产。

档案调转前的准备工作

“凡事预则立，不预则废”。在正式启动调档程序前，充分的准备是确保流程顺畅的基础。毕业生应主要完成以下几项工作：

第一，明确档案接收单位（即档案去向）。这是所有工作的起点。根据毕业后的不同去向，档案接收单位也不同：

• 已就业且单位具备档案保管权限：如果签约的是国家机关、事业单位、国有企业或大型知名企业，这些单位通常有自己的党委或人事部门，可以直接接收并管理员工档案。毕业生需向单位人事部门确认其详细名称、地址和邮编。
• 已就业但单位不管理档案：绝大多数民营企业、外资企业不具备档案保管资格。档案需要寄往单位委托存档的公共就业和人才服务机构，或者单位所在地的人力资源和社会保障局（人社局）下属人才服务中心。毕业生必须向单位问清楚档案应寄往何处。
• 国内升学：档案应转至录取院校的研究生院或招生办公室。需准确获知录取院校的调档函开具单位、地址和联系人。
• 未就业、自由职业或出国深造：通常情况下，档案可以选择转回户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构（如XX市/县人才服务中心）或人力资源和社会保障局。这是最普遍的档案存放方式。

第二，获取关键文件——《调档函》。调档函是档案接收单位出具的、同意接收毕业生档案的正式书面证明，是调出档案的唯一凭证。除了“档案回原籍”这种常规操作可能由学校统一办理外，其他任何情况都需要毕业生主动提供调档函。

• 就业单位或人才中心：毕业生需联系单位人事或存档机构，申请开具调档函。
• 录取院校：院校通常会在寄送录取通知书时一并寄送调档函，或允许学生在官网系统内自行下载打印。

调档函上必须清晰注明档案接收单位的全称、地址、邮编、联系人、联系电话以及毕业生的个人信息。

第三，确认个人信息与联系渠道。确保在中国矿业大学徐海学院教务系统或就业系统中登记的个人联系方式（尤其是手机号）是准确且畅通的。学院或档案管理部门在办理过程中若遇到问题，会通过这些方式进行联系。

档案调转的具体流程与操作步骤

在准备工作就绪后，毕业生即可按照学校规定的流程正式办理档案转递手续。中国矿业大学徐海学院的档案调转工作通常由学院的学生工作处或指定的档案管理部门统一负责，一般集中在毕业季办理。具体步骤如下：

第一步：提交调档申请与材料

毕业生需在规定时间内，向学院负责档案工作的老师提交调档所需的核心材料。一般而言，需提供：

• 本人有效身份证复印件。
• 档案接收单位开具的《调档函》原件（若需）。
• 如委托他人代办，还需提供亲笔签名的委托书、委托人身份证复印件及受托人身份证原件。

同时，毕业生可能需要填写一份《档案转递申请表》或类似表格，清晰填写档案接收单位的全部信息。务必反复核对，确保每一个字、每一个电话号码都准确无误。

第二步：学院审核与档案整理

学院档案管理部门收到申请后，会审核材料的完整性和真实性。审核通过后，工作人员会将毕业生在校期间的全部档案材料整理、归档、密封、加盖公章，使其成为一份完整的、可转递的人事档案。

第三步：档案转递

整理密封后的档案，将通过机要通信或EMS标准快递中的“学生档案专用通道”进行寄送。根据国家规定，个人档案严禁自带！通过机要通道转递是最为安全、可靠的方式，但其流转速度相对较慢，且只能在国家规定的机要交通系统内查询轨迹。近年来，越来越多的高校也采用EMS进行寄送，其查询更为方便。学校或学院会保留档案的寄送凭证。

第四步：确认档案到达

档案寄出后，毕业生的工作并未结束。主动追踪和确认档案是否安全到达指定单位至关重要。毕业生应：

• 记录下学校提供的档案寄送单号（无论是机要号还是EMS号）。
• 在预计送达时间（通常寄出后1-4周）后，主动联系档案接收单位的人事部门或档案室，核实档案是否已收到。
• 如长时间未收到，可凭单号向学校查询寄送状态，或请求接收单位协助查询。

只有收到对方单位的确认答复，整个调档流程才算真正完成。

常见问题与特殊情况处理

在档案调转过程中，毕业生可能会遇到各种特殊情况和问题，以下就几种常见情形进行说明：

情况一：毕业后暂未确定档案去向

部分毕业生在离校时可能尚未落实工作单位，或仍在犹豫之中。在这种情况下，切勿将档案滞留学校。根据教育部规定，学校仅为毕业生提供一定期限的档案保管服务（通常为两年），逾期后将按规定将档案寄回生源所在地的人才服务机构。毕业生应主动联系户籍地人社局或人才中心，获取接收信息，并办理档案转回原籍的手续。这可以有效避免档案成为“死档”。

情况二：调档函信息错误或变更去向

如果在提交调档函后，发现信息有误，或又找到了新的工作单位需要变更档案去向，必须立即联系学院的档案管理老师，说明情况。如果档案尚未寄出，可以撤回申请，重新提交新的、正确的调档函。如果档案已经寄出，处理起来会非常麻烦，需要联系原接收单位拒收并退回档案，然后再重新办理。
因此，提交前仔细核对是避免麻烦的最好方法。

情况三：档案自带问题

再次强调，绝对不允许个人私自携带档案。任何单位都不会接收个人手持的、密封条破损的档案。一旦档案袋被打开，其真实性和完整性就受到质疑，可能被视为无效档案，需要回到原毕业院校重新审核密封，过程极其繁琐。务必通过公对公的渠道进行转递。

情况四：后续如何查询档案所在地

如果毕业后一时忘记了档案存放在哪里，可以通过以下途径进行查询：首先联系毕业院校的档案管理部门，查询最初的档案转递记录；重点询问户籍所在地的人力资源和社会保障局或人才服务中心；此外，许多省市已开通了网上人才服务平台或小程序，输入身份信息后也可查询档案是否在库。

毕业是新征程的起点，而妥善安置好档案则是迈好第一步的坚实保障。对中国矿业大学徐海学院的毕业生而言，调档工作虽是一项程序性事务，但其背后关乎长远的个人利益。唯有以认真、细致、负责的态度，遵循学校指引，主动沟通，步步确认，才能确保这份记录着自己青春与奋斗的重要文件安全抵达归宿，从而无忧地开启人生新篇章，在未来的舞台上挥洒才华，实现抱负。