重庆城市职业学院毕业如何调档案呢(毕业档案调动)

一、深刻理解毕业生档案的重要性与内容构成

在具体探讨如何调转档案之前，我们必须首先深刻认识毕业生档案的极端重要性及其基本内容。毕业生档案是个人人事档案的起点，它并非一份单一的文件，而是一个集合了学生在校期间多方面重要记录的档案袋。

毕业生档案的核心价值体现在：它是用人单位全面了解毕业生基本情况的最原始、最权威的依据，尤其在公务员、事业单位、国有企业等招录过程中，档案审查是必不可少的环节。它直接关系到个人职业发展中的职称评定、职务晋升、岗位调动，这些都需要档案作为历史记录的支撑。再次，它是计算工龄的起点，工龄则与未来的社保缴费年限、养老金待遇等社会福利紧密挂钩。在办理户口迁移、入党、出国政审等事务时，档案也是关键证明材料。一旦档案丢失或成为无法流转的“死档”，将会给个人带来难以估量的麻烦和损失。

重庆城市职业学院毕业生档案的典型内容通常包括以下几个部分：

• 高中阶段档案：如高中毕业生登记表、学业水平考试成绩、高考报名登记表、体检表等。
• 大学阶段档案：这是档案的主体部分，主要包括入学登记表、毕业生登记表、学业成绩单、军训鉴定表、体检表、奖惩记录、入党（团）材料等。
• 报到证副本（白色联）：《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》是毕业生办理就业报到、档案转递手续的重要凭证，其白色联（通知书联）必须归入个人档案。
• 其他相关材料：如在校期间的社会实践报告、学位授予证明（如适用）等。

了解档案内容有助于毕业生在离校前核对信息的准确性，避免因材料缺失或错误影响调转。

二、档案调转的核心前提：明确档案接收单位（档案去向）

档案调转的第一步，也是决定性的一步，是确定档案的最终“落脚点”。毕业生必须根据自身毕业时的具体去向，明确一个具备人事档案管理权限的接收单位，并获取该单位出具的调档函或提供准确的调档信息。档案去向主要分为以下几类情况：

1.已就业情况

• 就业单位有档案管理权限：如果毕业生签约的是国家机关、事业单位、国有企业或大型知名企业，这些单位通常设有党委组织部门或人力资源部门，具备保管人事档案的资质。毕业生需向单位确认其档案接收地址、联系人及电话，并由单位出具正式的调档函。
• 就业单位无档案管理权限，但委托档案管理机构：绝大多数民营企业、外资企业等不具备档案管理权限。在这种情况下，毕业生的档案通常需要寄往单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如人才交流中心、人才市场）。毕业生需向单位人力资源部门咨询其合作的人才机构信息，或自行联系户籍地/工作地的人才机构办理档案托管手续，并获取该机构的调档信息。
• 就业于基层项目或应征入伍：参加“西部计划”、“三支一扶”等项目或应征入伍的毕业生，其档案一般根据项目办或部队的统一要求，转至指定的管理部门。

2.升学情况

考取研究生或专升本继续深造的毕业生，档案应转至录取院校。毕业生需从录取院校的研究生院或招生办公室获取准确的调档函和档案接收地址。学校会根据调档函要求，将档案寄往新的学习单位。

3.离校时未就业或自主创业等情况

对于暂未找到工作单位、选择自由职业或自主创业的毕业生，档案的最佳去向是户籍所在地的县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构。这是一种安全、规范的档案托管方式，可以确保档案的连续管理，方便未来就业时调取。毕业生应主动联系户籍地人才中心，了解接收流程和要求。

4.特殊情况：申请档案留校

部分毕业生在离校时可能因某种原因（如求职中、等待升学结果等）向学校提出申请，经批准后可将档案在学校暂存一段时间（通常为两年）。但需注意，档案留校期间不计算工龄，学校只是代为保管，不提供涉及档案材料的任何人事管理服务（如出具政审证明等）。两年期满后，毕业生必须及时回校将档案转出。

三、重庆城市职业学院毕业生档案调转的具体流程详解

在明确了档案去向后，毕业生需要按照学校规定的流程办理调转手续。一般而言，重庆城市职业学院的档案调转工作由学校就业指导中心或学生档案管理部门统筹负责，各二级学院配合执行。流程通常如下：

第一步：获取调档凭证

这是启动档案调转的“钥匙”。根据上述不同的档案去向，毕业生需要获取相应的调档凭证：

• 对于就业和升学的毕业生，核心凭证是调档函。调档函是由档案接收单位（如用人单位、人才中心、录取院校）出具的，正式要求学校转递毕业生档案的公文。函上会明确写明接收单位名称、详细地址、邮编、联系人、联系电话以及毕业生的基本信息。
• 对于档案转回户籍地人才中心的未就业毕业生，有时可能不需要单独的调档函，而是依据毕业生在就业系统或毕业派遣方案中填报的档案去向信息。但为确保万无一失，强烈建议毕业生提前联系户籍地人才中心确认接收事宜，并了解是否需要提供相关证明。

第二步：提交调档信息与核对个人材料

毕业生需要将获取的调档函原件或准确的调档信息（单位名称、地址、联系人、电话）提交给学校负责档案管理的老师。通常，学校会在毕业前集中收集所有毕业生的档案去向信息，毕业生务必在规定时间内认真、准确地填写。
于此同时呢，毕业生应有机会核对本人的毕业生登记表等即将归入档案的核心材料，确保信息无误后签字确认。

第三步：学校审核与统一寄发

学校档案管理部门会对毕业生提交的调档信息和凭证进行审核，确保接收单位具备资质，信息完整准确。审核无误后，学校会按照毕业生提供的地址，通过机要通信或EMS档案专用通道等国家规定的保密渠道，统一寄送毕业生档案。机要通信是一种比普通邮政更安全、更可靠的档案传递方式，但邮寄速度相对较慢。

第四步：跟踪确认与报到归档

档案寄出后，学校通常会提供一个档案转递的单号或查询方式。毕业生应主动跟踪档案物流信息，并在档案到达接收单位后，及时前往或联系该单位确认档案是否已安全到达、材料是否齐全。对于需要办理报到手续的（如持报到证到单位或人才中心报到），务必在规定时间内完成。这是确保档案被成功接收和激活管理的最后一步，至关重要。

四、档案调转过程中的关键注意事项与常见问题应对

档案调转环节多，涉及方杂，毕业生需格外留意以下关键点，并学会应对常见问题。

关键注意事项：

• 时效性：密切关注学校发布的关于档案转递的各项通知 deadlines，错过集中办理时间可能会给个人带来不便。
• 准确性：提供的档案接收单位名称、地址、联系人、电话必须百分百准确，任何一个字的错误都可能导致档案寄丢。
• 严禁个人自带档案：根据国家规定，个人严禁私自拆阅、保管和传递档案。档案必须通过公对公的机要通道转递。任何单位以任何理由要求毕业生自带档案，都是不合规的，毕业生应予以拒绝并及时与学校沟通。
• 报到证的重要性：报到证是毕业生干部身份的重要标志，也是档案转递的关键凭证。务必妥善保管好报到证（通常为蓝色联），并将其副本（白色联）及时归入档案。
• 主动沟通：在整个过程中，与辅导员、学校档案管理老师、档案接收单位保持积极主动的沟通，遇到疑问第一时间咨询。

常见问题应对策略：

• 问题一：档案寄出后长时间未到达，或接收单位称未收到。

  应对：向学校查询档案寄出的机要号或EMS单号，进行物流跟踪。若物流显示已签收但接收单位称未收到，需协调双方核实签收人细节。若物流信息异常或丢失，应立即联系学校档案部门，由学校出面与邮递机构交涉查找。

• 问题二：毕业后更换了工作单位，需要再次调档。

  应对：此时的档案调转属于社会人才流动范畴，不再由学校负责。毕业生需由新的档案接收单位（新单位或新单位委托的人才机构）向当前档案保管单位出具调档函，然后按保管单位的要求办理调出手续。

• 问题三：毕业后档案一直留在自己手中，成为“死档”。

  应对：这是非常棘手的情况。绝对不能拆开档案袋。尽快联系户籍所在地的公共就业和人才服务机构，咨询激活档案的政策。通常需要补办相关手续，如证明档案材料的真实性等，过程可能较为繁琐。
  因此，切忌将档案滞留个人手中。

• 问题四：不确定档案在哪里（档案丢失）。

  应对：查询档案下落应遵循“生源地—学校—工作地”的线索。首先联系户籍地人才中心查询，若无，则联系重庆城市职业学院档案管理部门查询当年转递记录。若仍找不到，可能需要进行档案补办，回学校根据相关规定补办主要材料，如毕业生登记表、成绩单等，并加盖公章。

五、充分利用学校资源与后续档案管理建议

重庆城市职业学院通常在学生毕业前会组织关于毕业派遣、档案、户口政策的宣讲会或发布详细指南。毕业生应积极参加这些活动，认真阅读相关材料。学校的就业信息网、学生工作处或就业指导中心网站是获取最新、最权威信息的重要平台。辅导员和档案管理老师是直接为毕业生提供帮助的关键人物，有任何疑问都应大胆咨询。

档案管理是一项伴随终身的工作。毕业生在完成首次档案调转后，应树立长期的档案管理意识：

• 动态更新：在工作后，及时将劳动合同、职称评定、年度考核、继续教育等重要材料归档，确保档案内容的连续性。
• 知晓所在地：始终清楚自己的档案存放在哪个机构，联系方式是什么。
• 合规流动：未来发生工作变动时，严格遵循“新单位调档、老单位转档”的公对公程序，避免档案流失。

通过以上系统性的阐述，重庆城市职业学院的毕业生应当能够对档案调转的全过程有一个清晰、全面的认识。档案虽小，关系重大。以认真、负责的态度对待个人档案，就是为未来的职业发展和人生规划奠定一个坚实、可靠的基础。从校园到社会，妥善处理好档案调转事宜，是毕业生完成身份转变、顺利开启人生新篇章的重要一环。