南京师范大学中北学院毕业如何调档案呢(南京师范大学中北学院调档)

毕业生档案的重要性与基本内容

毕业生档案是人事档案的起点，它汇集了个人从中学阶段直至大学毕业的一系列重要原始材料。对于南京师范大学中北学院的毕业生而言，这份档案不仅证明了其全日制本科学习的合法性和真实性，更是其个人身份、学历、政治面貌、品行表现的综合体现。其重要性贯穿于个人职业生涯乃至人生的各个关键节点。

一份完整的大学生毕业档案通常包含以下核心材料：

• 高中阶段材料：如高中学籍表、毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表等。这部分是档案的基础，追溯了学生的升学源头。
• 大学入学材料：主要包括大学入学登记表、入学体检报告等，标志着新学习阶段的开始。
• 学习过程材料：这是档案的核心部分，涵盖了在校期间的全部主修、选修课程成绩单，全面反映了学生的学术水平和知识结构。
• 毕业相关材料：高校毕业生登记表、毕业设计（论文）成绩评定表、学位授予决定等，是学生完成学业、达到培养要求的最终证明。
• 党团组织材料：对于在校期间入党入团的学生，其入党申请书、入党志愿书、思想汇报、转正申请、外调材料，以及团员证、入团志愿书等都会归入档案。这是个人政治生涯的重要记录。
• 奖惩材料：在校期间获得的重要奖项、荣誉称号记录，以及受到的处分决定及解除材料。
• 其他补充材料：如在校期间的实习鉴定表、社会实践报告、教师资格认定申请表（针对师范生）等。

由此可见，档案是具有法律效力的个人专属文件，其内容不可篡改、不可复制，一旦遗失，补办将异常困难且无法完全复原。
因此，“调档案”过程的严肃性和准确性不言而喻。

调档前的准备工作与离校手续

档案转递并非在毕业后才突然启动的工作，它实际上是毕业生离校流程中的一个有机组成部分。中北学院的毕业生在毕业学年第二学期，就应当开始关注并着手进行相关准备。

最关键的一步是明确档案的接收单位。这完全取决于毕业生毕业时的去向选择。通常分为以下几种情况：

• 已签订就业协议，且用人单位具有人事档案管理权限：这主要是指国家机关、国有企事业单位、大型公有制企业等。档案将直接调往该单位的人事部门。
• 已签订就业协议，但用人单位无人事权（如私营企业、外资企业、民营企业等）：档案通常需要委托单位所在地或户籍地的人力资源和社会保障局（人才交流服务中心）进行管理。毕业生需与用人单位确认档案托管的具体机构。
• 考取国内研究生：档案需要调往录取院校的研究生院或招生办公室。调档是录取和注册的必备环节。
• 出国深造：档案一般转回户籍所在地的公共人才服务机构。
• 暂未就业、自由职业或自主创业：档案原则上转回户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构。

在毕业前夕，学校会组织毕业生填写《高校毕业生登记表》，并核对个人基本信息（如姓名、身份证号、生源地等）以及档案转递地址。这是一次极其重要的信息确认机会，任何错误都必须当场提出并修正，因为这将直接决定档案的邮寄地址。

顺利完成所有离校手续是启动调档的前提。这包括结清学费和住宿费、归还图书及实验室器材、办理退宿、完成党团组织关系转接等。只有在学校各相关部门确认毕业生已办结所有手续后，学院才会开始整理并寄送档案。

调档的核心凭证：调档函

调档函是调取档案的唯一合法凭证和核心文件。它是由档案的接收单位出具，发给南京师范大学中北学院档案管理部门（通常是学工处或档案馆），正式提出调取该生档案的书面通知。没有调档函，学校无权将任何一名学生的档案寄出。

调档函的获取方式因毕业生去向而异：

• 对于就业的毕业生：应主动联系签约单位的人事部门或其指定的人才服务中心，请求对方开具调档函，并将其及时送达或邮寄给学校的档案管理部门。
• 对于升学的毕业生：录取院校的研究生院会统一向考生本科院校寄发调档函。毕业生需关注录取院校的通知，并确认中北学院是否已收到。
• 对于档案转回原籍的毕业生：通常情况下，户籍地的人才服务中心会默认接收档案，可能不需要额外的调档函。但为保险起见，特别是跨省转递时，建议毕业生主动联系原籍人才中心，咨询是否需要开具调档函，或了解其接收档案的具体流程和要求。

调档函上必须清晰注明档案接收单位的全称、详细地址、邮政编码、联系人及联系电话，有时还会注明档案转递的机要编号。毕业生在拿到调档函后，务必仔细核对以上信息是否准确无误。

档案转递的流程与方式

当学校收到有效的调档函，且确认毕业生已办妥所有离校手续后，便会启动档案转递流程。中北学院的档案管理部门会按照严格的程序操作：

1. 档案整理与密封：工作人员会将该生的所有档案材料取出，逐一核对清单，确保材料齐全、无误。然后使用专用的档案袋重新封装，并在封口处加盖学校公章，以确保档案的机密性和真实性。
2. 通过机要通道寄送：根据国家规定，人事档案必须通过机要通信渠道转递，这是一种比普通邮政更为安全、可靠且仅限于寄送机密文件的邮政服务。私人严禁携带档案，任何单位接收个人手持的档案均属违规。学校会批量将档案通过机要局寄往调档函指定的地址。
3. 特殊情况：专人提取：极少数情况下，如档案接收单位派专人持单位介绍信和有效证件前来提取，经学校核实无误后，可办理当面交接手续。但这并非常规操作。

档案寄出后，学校通常会在学生就业指导中心或档案馆网站公布档案转递的机要号或寄出批次，毕业生应密切关注这些通知。

档案到达确认与后续事宜

档案通过机要通道寄出后，其传递过程需要一定时间（通常为几周至一两个月不等，偏远地区可能更长）。毕业生切不可寄出后就置之不理，主动确认档案是否安全到达是调档流程的最后一步，也是至关重要的一步。

毕业生应在档案寄出一个月左右，主动联系档案接收单位（用人单位人事处、人才中心或研究生院校）的负责人，查询档案是否已收到。查询时，提供姓名、学校名称和机要号（如果知道的话）可以极大提高查询效率。

一旦确认对方已收到档案，整个调档流程才算正式结束。毕业生应记录好档案存放单位的名称、地址和联系方式，以备将来需要时查询。

如果长时间（如超过两个月）查询不到档案下落，应首先向学校档案管理部门询问机要寄发的具体日期和机要号，然后凭此机要号向接收单位所在地的机要局申请查询档案流转轨迹，查明档案滞留在哪个环节，并及时跟进处理。

常见问题与误区解答

在调档过程中，毕业生常会遇到一些疑问和误区，需要特别注意：

• 档案可以自己保管吗？ 绝对不可以。根据规定，任何个人不得保管本人或他人的人事档案。档案在自己手中会成为“死档”，失去其应有的法律效力和真实性，用人单位和人才机构均不予接收。
• 暂未就业，档案怎么办？ 切勿将档案滞留学校。虽然国家规定学校可为毕业生免费保管档案两年（两年择业期），但两年后学校会按规定将档案转回生源地。期间如果需要使用档案会非常不便。最稳妥的做法是主动将档案转回户籍地的人才服务中心进行托管。
• 调档函有有效期吗？ 通常调档函上会注明有效期，一般为30天或60天。毕业生应在有效期内尽快交给学校，以免过期作废，需要重新申请。
• 毕业后找到新工作，需要再次调档怎么办？ 这属于工作后的流动人员档案转递。需由新单位的档案接收机构（或其委托的人才中心）向你当前档案所在地的人才中心开具调档函，然后由当前档案管理机构通过机要方式寄往新单位。

南京师范大学中北学院的毕业生调档工作是一项程序严谨、责任重大的事务。它要求毕业生扮演主动的角色，从明确去向、获取调档函，到最终确认档案到达，每一步都需要细心和耐心。充分了解流程、提前做好准备、保持有效沟通，是确保这份重要人生文件得以安全、准确转递的关键所在。